Analiza logistyczna jako sposób optymalizacji procesów

W obliczu rosnących oczekiwań konsumenckich w zakresie zapewnienia elastycznych metod zakupu i odbioru towaru wiele firm zadaje sobie pytanie, czy ich logistyka jest wystarczająco wydajna, by sprostać potrzebom rynku. Odpowiedź wymaga przeprowadzenia analizy logistycznej, czyli oceny wydajności poszczególnych procesów w łańcuchu dostaw, na podstawie której można określić działania pozwalające poprawić wyniki przedsiębiorstwa.

Podstawowym celem logistyki jest zapewnienie terminowej dostawy towarów zgodnie z warunkami ustalonymi w porozumieniu z klientem. Wymaga to prawidłowej organizacji działań oraz określenia, jakie towary i w jakiej ilości będą potrzebne do realizacji konkretnej usługi.

Dla wielu przedsiębiorstw analiza logistyczna stanowi punkt wyjścia na drodze do poprawy wydajności pracy. W niniejszym artykule sprawdzimy, w jaki sposób usprawnienia wprowadzone na podstawie oceny efektywności logistycznej pozwalają zredukować koszty operacyjne, poprawić jakość obsługi i w efekcie – podnieść renomę przedsiębiorstwa.

Rola analizy logistycznej

Analiza logistyczna poszczególnych procesów zachodzących wewnątrz i na zewnątrz magazynu ma na celu ocenę wydajności, warunków i specyfiki operacji takich jak składowanie, zaopatrzenie czy kompletacja zamówień. 

Wiele firm chcących poprawić swoją konkurencyjność na rynku napotyka typowe przeszkody i komplikacje w postaci problemów z zapasem nadmiernym, powolnym zwrotem z inwestycji, niską wydajnością, długim czasem realizacji dostaw lub zbyt wysokimi kosztami logistycznymi. Większość tych kłopotów wynika z niedoskonałego systemu zarządzania oraz braku planowania i przewidywania potrzeb rynkowych. Na szczęście problemy te można skutecznie wykryć i rozwiązać za pomocą analizy logistycznej.

Badanie takie najlepiej zlecić wykwalifikowanemu doradcy logistycznemu, np. dostawcy rozwiązań magazynowych i systemów WMS do zarządzania magazynem (jak Mecalux) lub operatorowi logistycznemu 4PL albo 5PL, który zwykle oferuje usługi doradcze.

Jak przeprowadzić analizę logistyczną

Doradca zajmujący się badaniem powinien ściśle współpracować z kierownikiem magazynu, czyli osobą, która od podszewki zna wszystkie procesy i może z łatwością wskazać ich słabe punkty. Warto też skorzystać ze specjalistycznego oprogramowania do analizy danych roboczych i bieżącego monitorowania przepływu pracy, co zdecydowanie ułatwi podjęcie trafnych decyzji. Tylko prawidłowa interpretacja danych pozwala dojść do konstruktywnych wniosków. 

Posłużymy się przykładem hipotetycznej firmy, która stale boryka się z dużą liczbą reklamacji wynikających z opóźnień w dostawach. W pierwszym odruchu można by przypuszczać, że przyczyną jest zbyt wolna kompletacja zamówień. Tymczasem w toku analizy logistycznej ustalono, że problem zaczyna się już w strefie przyjęcia. Nieprawidłowa organizacja pracy w tym obszarze sprawia, że towary przebywają tam zbyt długo, zanim ostatecznie trafią do magazynu. Można temu zaradzić na kilka sposobów, np. wdrożyć system WMS, który zapewni wydajniejsze przyjmowanie dostaw, zautomatyzować cały proces lub zmienić metodę pracy i wprowadzić cross-docking (przeładunek kompletacyjny). Analiza danych to jedyny sposób na trafną identyfikację przyczyn problemów i określenie stosownych środków zaradczych.

Techniki i metody analizy logistycznej 

Analiza logistyczna pozwala uzyskać kompleksowy obraz wszystkich procesów w łańcuchu dostaw, wykryć ewentualne błędy oraz określić możliwości optymalizacji. Analiza przebiega etapami – w pierwszej kolejności należy zrozumieć charakter danego przedsiębiorstwa i usytuować je w szerszym kontekście z uwzględnieniem specyfiki branży. Na koniec można zająć się konkretnymi problemami, z którymi w szczególności boryka się magazyn.

W analizie należy uwzględnić wszystkie parametry logistyczne przedsiębiorstwa (np. wielkość centrów logistycznych, układ magazynu, rodzaje kompletacji, liczbę pracowników na zmianie, stopień automatyzacji itp.), aby dokładnie określić wydajność poszczególnych operacji. Brak równowagi między wymienionymi czynnikami grozi powstaniem wąskich gardeł i spadkiem efektywności.

Omówmy pokrótce zmienne, jakie należy wziąć pod uwagę podczas analizy logistycznej:

• Infrastruktura. Lokalizacja magazynu i panujące w nim warunki mają bezpośredni wpływ na wydajność pracy, dlatego warto przyjrzeć się następującym aspektom:
      – Posadzka. Powinna być równa, sucha i w dobrym stanie technicznym. W przeciwnym wypadku zagraża bezpieczeństwu pracy.
      – Doki przeładunkowe. Muszą umożliwiać sprawne przyjmowanie i wydawanie towarów.
      – Układ. Powinien zapewniać sprawny przepływ towarów oraz możliwość uporządkowania produktów wg analizy ABC.
      – Przestrzeń. Korytarze między regałami powinny umożliwiać swobodne manewrowanie wózkami widłowymi. 
   
• Procesy. W tym punkcie analizy należy przyjrzeć się poszczególnym czynnościom magazynowym, aby sprawdzić, czy są odpowiednio udokumentowane i wykryć ewentualne nieprawidłowości. Warto w tym celu posłużyć się modelem referencyjnym łańcucha dostaw (SCOR od Supply Chain Operations Reference). To narzędzie określające standardy dla procesów łańcucha dostaw, opracowane w 1996 roku (obecnie obowiązuje wersja nr 12) przez międzynarodową organizację Supply Chain Council.
   
• Zapasy. Zarządzanie zapasami należy do najważniejszych czynności w każdym przedsiębiorstwie. Odpowiedni system WMS, np. Easy WMS marki Mecalux, dostarcza wszystkich niezbędnych danych na temat przechowywanych towarów (data przyjęcia, termin ważności, wskaźnik rotacji, dostępność itd.). Ponadto oprogramowanie uwzględnia takie zmienne jak czas oczekiwania na dostawę czy prognozy popytu, pozwalając uniknąć wyczerpania zapasów.
   
• Bezpieczeństwo i higiena pracy. Obsługa magazynu z wykorzystaniem urządzeń przeładunkowych zwiększa prawdopodobieństwo powstania wypadków, stąd konieczność oceny ryzyka zawodowego na poszczególnych stanowiskach. Osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo w magazynie powinny dbać o stan techniczny regałów i wózków widłowych, oświetlenie, czystość i porządek w korytarzach itd. Norma PN-EN 15635 wprowadza obowiązek prowadzenia regularnych przeglądów regałów magazynowych celem zapewnienia bezpiecznych warunków pracy i ograniczenia ryzyka wypadków i szkód materialnych.

 Analiza logistyczna kluczem do usprawnień

Zmiana wpisana jest w naturę logistyki, dlatego przedsiębiorstwa, które chcą przetrwać, muszą stale dostosowywać się do coraz to nowszych tendencji rynkowych. Może w tym pomóc skuteczna analiza logistyczna pozwalająca ocenić stopień skuteczności realizowanych procesów oraz sytuację magazynu.

Na podstawie analizy łańcucha dostaw można określić udoskonalenia, których wdrożenie pozwoli poprawić wydajność i osiągnąć znacznie lepsze wyniki. W tym celu potrzebne są jednak aktualne dane na temat poszczególnych operacji.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak je pozyskać i w jaki sposób prowadzić ich analizę – skontaktuj się z firmą Mecalux. Opracowany przez nas moduł Supply Chain Analytics Software, zintegrowany z system Easy WMS, gromadzi olbrzymią ilość danych na temat pracy magazynu i pozwala przekształcić ją w użyteczne informacje, dzięki którym usprawnisz procesy i znacznie poprawisz wydajność.