Co to są koszty magazynowania i co wpływa na ich wysokość

Niższe koszty magazynowania i wzrost profitów przedsiębiorstwa to główne cele każdego menadżera odpowiedzialnego za zarządzanie logistyczne. Osiągnięcie efektywnie funkcjonujących procesów magazynowania wymaga przeprowadzenia dokładnych analiz i zidentyfikowania obszarów generujących koszty, co pozwoli określić, czy istnieją możliwości ich ograniczenia bez utraty wydajności pracy obiektu.

W tym artykule omówimy bliżej, jakie koszty magazynowania wyróżniamy, i wskażemy obszary, których optymalizacja może pomóc ograniczyć wydatki przedsiębiorstwa w zakresie składowania ładunków.

Koszty logistyczne

Koszty logistyczne dzielimy na trzy główne kategorie:

• Koszty zaopatrzenia: generowane przez dział zaopatrzenia i składane zamówienia u dostawców.
• Koszty magazynowania: na utrzymanie sprawnie funkcjonującego magazynu składa się duża liczba różnorodnych kosztów, w tym czynności związane z transportem, obsługą ładunków oraz zarządzaniem gospodarką magazynową.
• Koszty dystrybucji: stanowią dużą część wydatków ponoszonych przez przedsiębiorstwa, a ich zmniejszenie jest trudnym zadaniem. Często są uzależnione od czynników zewnętrznych, nad którymi ma się ograniczoną (lub żadną) kontrolę – np. aktualna cena paliwa

Koszty magazynowania: co do nich zaliczamy?

Po wydzieleniu składowych elementów kosztów logistycznych, przyjrzyjmy się teraz bliżej obszarom, które wpływają na generowane koszty magazynowania.

1. Powierzchnia magazynowa

Powierzchnia użytkowa kosztuje. Oto wydatki, z jakimi musi liczyć się firma w kontekście utrzymania powierzchni magazynowej:

• Wynajem/budowa: koszty nieruchomości zależą przede wszystkim od rodzaju inwestycji – budowa własnego obiektu lub wynajem gotowej hali magazynowej.
• Finansowanie: kapitał przeznaczony na dokonanie inwestycji magazynowej.
• Konserwacja i naprawy: wszystkie koszty związane z renowacją, utrzymaniem i rozbudową obiektu.
• Ubezpieczenie: wydatki na polisy ubezpieczeniowe obejmujące budynek magazynowy i jego wyposażenie, pracowników oraz składowane towary.
• Podatki: na przykład podatki od nieruchomości.

2. Koszty wyposażenia magazynu

Ta część kosztów magazynowania dotyczy rozwiązań magazynowych przeznaczonych do składowania ładunków oraz wszelkich urządzeń umożliwiających ich obsługę, na przykład:

• Urządzenia przeładunkowe i narzędzia: zarówno urządzenia wymagające obsługi operatora (wózki paletowe, wózki widłowe itp.), jak i rozwiązania automatyczne (układnice paletowe, przenośniki przemysłowe). Do kosztów tych zalicza się również urządzenia stosowane przy kompletacji zamówień (terminale radiowe, systemy pick by voice, pick to light, put to light) lub pakowaniu przesyłek (np. owijarki).
• Systemy składowania: regały przemysłowe w magazynie.
• System zarządzania magazynem: choć nie jest to przedmiot materialny, tak ma istotny wpływ na funkcjonowanie magazynu i wymaga nakładów inwestycyjnych.

W kosztach magazynowania związanych z wyposażeniem obiektu należy także uwzględnić wszelkie wydatki związane z naprawami i konserwacją urządzeń oraz z przeprowadzaniem okresowych przeglądów stanu technicznego regałów.

3. Koszty związane z personelem

Do tej grupy zalicza się pensje, koszty administracyjne, wydatki na ubrania robocze, benefity oraz dodatki płacowe za uzyskane wyniki. Koszty te mogą ulegać dużym zmianom, szczególnie w przypadku firm, których oferta cechuje się dużą sezonowością i związaną z tym potrzebą zatrudniania pracowników tymczasowych.

4. Koszty związane z przechowywaniem ładunków

Posiadanie nadwyżki stanu zapasów w magazynie jest problematycznym zagadnieniem dla każdego przedsiębiorstwa. Pozwala to w każdej chwili odpowiedzieć na zapotrzebowanie klientów i uniknąć sytuacji wystąpienia braków. Jednak konsekwencją takiego podejścia jest wzrost następujących kosztów:

• Koszty składowania: produkty przetrzymywane w magazynie unieruchamiają kapitał, który mógłby zostać wykorzystany pod nowe inwestycje
• Koszty ubezpieczenia: ich wysokość będzie uzależniona od rodzaju i wartości magazynowanych produktów.
• Koszty mediów: wydatki przeznaczone na prąd, wodę, ogrzewanie, internet, usługi sprzątania itp. W zależności od charakterystyki składowanych produktów mogą być one wyższe (np. koszty poniesione na elektryczność w przypadku chłodni).

5. Koszty wynikające z błędów w magazynowaniu

Ta grupa kosztów generowana jest przez pomyłki występujące w procesach magazynowych. Oto najważniejsze z nich:

• Braki zapasów: generują bezpośrednie straty finansowe (brak możliwości sprzedania towaru), jak i utratę wizerunku marki oraz lojalności klientów.
• Uszkodzenia towarów podczas obsługi: wysokość kosztów będzie uzależniona od tego, czy ładunek został uszkodzony trwale, czy istnieje możliwość jego naprawy
• Niezgodność w stanie zapasów: może być wynikiem kradzieży lub efektem błędów w trakcie inwentaryzacji.
• Starzenie się zapasów: niektóre towary z upływem czasu starzeją się i tracą właściwości. Oprócz kosztów związanych z utratą wartości samego ładunku dochodzą wydatki ponoszone na niepotrzebne magazynowanie produktów nienadających się do użycia.

Jakie czynniki wpływają na koszty magazynowania?

Na koszty magazynowania mają wpływ następujące zmienne:

1. Liczba przechowywanych ładunków i referencji

Organizacja magazynu i pracy, która się w nim odbywa, jest uzależniona od liczebności składowanych towarów. W ostatnich latach czynnik ten ma coraz większy wpływ na koszty magazynowania, co jest wynikiem popularności e-commerce, zwiększającej się liczby zamówień składowanych przez klientów i związanego z tym wymogu obsługi coraz większej ilości towarów.

2. Rozmiary ładunków

Rodzaj składowanych ładunków, ich charakterystyka oraz rozmiar istotnie wpływają na sposób organizacji magazynu. Wymagają instalacji specjalnych rozwiązań magazynowych (np. regały wspornikowe), które przeznaczone są do składowania nietypowych produktów. Ustandaryzowany i jednolity rozmiarowo asortyment usprawnia obsługę i przepływ ładunków, co w finalnym rozrachunku przekłada się na niższe koszty magazynowania.

3. Sezonowość i popyt

Nagłe zwiększanie się popytu w określonych porach roku może postawić pracę magazynu na głowie. Aby uniknąć sytuacji, w której centrum dystrybucyjne będzie mieć problem z obsługą zwiększonej liczby napływających zamówień, należy przeprowadzać dokładne badania zachowania klientów i zmian rynkowych oraz analizować wszystkie dostępne dane dotyczące obsługi towarów w magazynie. W ten sposób stanie się możliwe zidentyfikowanie sezonowych szczytów sprzedaży określonych produktów i odpowiednio przygotować do tego zarówno magazyn, jak i sposób realizacji procesów logistycznych.

4. Kompletacja zamówień

Kompletacja zamówień i sposób jej przeprowadzania to jeden z najbardziej newralgicznych procesów magazynowych, także pod względem generowanych kosztów magazynowania. Ma ona wpływ na układ magazynu i jego wyposażenie (dobór systemów regałowych uzależniony jest od rodzaju składowanych produktów) oraz urządzenia, które będą stosowane podczas kompletacji. Dlatego w tym przypadku warto rozważyć dwie kwestie:

• Wysokość magazynu: wykorzystanie wysokości budynku pozwala zwiększyć pojemność magazynowania, może mieć jednak wydłużyć czas przygotowywania zamówień.
• Wykorzystanie urządzeń do kompletacji: choć ich zakup będzie mieć wpływ na koszty magazynowania, tak uzyskany dzięki nim wzrost efektywności procesów kompletacji przełoży się na szybki ROI.

5. Położenie magazynu

Lokalizacja magazynu ma istotny wpływ na koszty magazynowania. Im obiekt jest bliżej położony obszarów miejskich lub rejonów, w których skupione są centra dystrybucyjne, tym cena gruntów jest wyższa.

Koszty magazynowania: wyzwanie dla każdego przedsiębiorstwa

Wszystkie firmy dążą do tego, aby generować jak najniższe koszty magazynowania z zachowaniem jak najlepszej wydajności pracy obiektu. Magazyn i jego działanie to siatka naczyń połączonych, zmniejszenie kosztów w jednym miejscu może spowodować ich wzrost na innym etapie łańcucha logistycznego.

Na przykład z punktu widzenia działu zaopatrzenia korzystniejszy wydaje się zakup większej ilości towarów po niższej cenie, jednak będzie to generować większe koszty procesu składowania produktów.

Zachowanie odpowiedniego balansu w kosztach działalności jest zadaniem trudnym, które wymaga przeprowadzania dokładnych analiz i podejmowania przemyślanych decyzji strategicznych w oparciu o wiarygodne dane.