Kierownik magazynu – zakres obowiązków kluczowego pracownika działu logistyki

Kierownik magazynu pełni jedną z najważniejszych ról dla efektywnego funkcjonowania działu logistyki ze względu na znaczenie, jakie sektor ten zyskał w ciągu ostatnich. Klienci, dokonując zakupów, nawiązują obecnie kontakt z przedsiębiorstwami za pośrednictwem wielu kanałów sprzedaży. W związku z tym logistyka musiała dostosować się do nowych trendów, aby sprostać zmieniającym się zwyczajom zakupowym konsumentów.

W tym kontekście kierownik ds. logistyki czy też kierownik magazynu to jedno ze stanowisk obarczonych największym zakresem obowiązków w ramach schematu organizacyjnego firmy. Osoba sprawująca tę funkcję powinna posiadać zdolności przywódcze oraz współpracować z kierownikiem produkcji (i kierownikami innych działów), aby zaspokoić oczekiwania rynku.

W niniejszym artykule szczegółowo omówimy funkcje sprawowane przez kierownika magazynu, jego wykształcenie i niezbędne umiejętności na tym stanowisku. Zaprezentujemy też, w jaki sposób system zarządzania magazynem może pomóc w bardziej efektywnym zarządzaniu zasobami w magazynie i podejmowaniu najlepszych decyzji dla działalności firmy.

Kim jest kierownik magazynu?

Kierownik magazynu to osoba, której zadaniem jest nadzór nad wszystkim, co dzieje się w magazynie. Jego praca polega na planowaniu, prowadzeniu i koordynacji czynności związanych z zaopatrzeniem, uzupełnianiem zapasów, magazynowaniem i dystrybucją materiałów i produktów firmy. Jednym z najważniejszym wyzwań stojących przed osobą na tym stanowisku jest optymalizacja zarówno dostępnej przestrzeni magazynowej, jak i wykonywanych w niej czynności.

Jest to bardzo odpowiedzialna rola ze względu na jej ścisły związek ze zrównoważonym rozwojem i wydajnością całego przedsiębiorstwa. Wydajny magazyn pomaga firmie osiągnąć dobre wyniki, ponieważ podwyższa jakość świadczonych usług, a w związku z tym zwiększa poziom zadowolenia klienta.

Magazynowanie to jedno z głównych ogniw łańcucha dostaw. W związku z tym kierownik magazynu współpracuje bezpośrednio z kierownikiem produkcji. Powinien też uczestniczyć w poszczególnych etapach procesu produkcyjnego, od projektowania i realizacji po dystrybucję i dostawę do punktów sprzedaży. Kierownicy magazynu i produkcji koordynują swoje czynności, aby zagwarantować prawidłową produkcję oraz sprawne dostarczenie zamówienia klientowi docelowemu.

Wyobraźmy sobie, że firma zamierza wprowadzić na rynek nowy produkt. W tym celu kierownik produkcji i kierownik ds. logistyki powinni przeanalizować i określić szereg kwestii, m.in. jakie surowce i zasoby są potrzebne do wytworzenia artykułu – listy materiałowej (BOM) – a w związku z tym, kiedy surowce należy wysłać na linie produkcyjne czy też w jakich warunkach należy składować wyroby gotowe.

Zakres obowiązków kierownika magazynu

Kierownik magazynu dba o płynność wszystkich czynności oraz o to, aby były one prowadzone z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa. Przyjrzyjmy się szczegółowo jego zadaniom i funkcjom:

• Zarządzanie zespołem. Powinien sprawować nadzór oraz kierować pracą obiektu i wyznaczać obowiązki (czynności związane z magazynowaniem, przygotowywaniem zamówień, sprzątaniem etc.). Jego zadaniem jest również ocena wydajności i efektywności każdego pracownika.
• Kontrola bezpieczeństwa. Jednym z najważniejszych zadań kierownika magazynu jest opracowanie planu zapobiegania ryzyku stosownie do czynności wykonywanych w obiekcie i charakteru zarządzanego magazynu. Plan zakłada dokonywanie corocznych przeglądów technicznych stanu regałów (szczegóły przeglądów opisano w europejskiej normie EN 15635, której stosowanie jest obowiązkowe). W ramach przeglądu dokonuje się również oceny stanu palet, urządzeń transportu bliskiego stosownych dla wykorzystywanych regałów, a także czynności wykonywanych przez operatorów.
• Planowanie przyjęć i wydań ładunków. Kierownik magazynu powinien zaplanować poszczególne etapy wykonywanych czynności oraz zapewnić ich przestrzeganie. To również on podejmuje decyzje w przypadku zdarzeń nieprzewidzianych.
• Kontrola zapasów. Monitorowanie zgromadzonych ładunków – zarówno wyrobów gotowych, jak i surowców. Wiadomo, że przewodnią zasadą logistyki jest zapewnienie stałej dostępności ładunków zawsze, gdy są one potrzebny. Brak zapasów w magazynie powoduje szereg negatywnych konsekwencji dla całej działalności (opóźnienia w dostawie zamówień, niezadowolenie klientów itp.), zatem za wszelką cenę należy starać się ich uniknąć.
• Optymalizacja przestrzeni. Brak przestrzeni jest jednym z największych wyzwań na etapie zarządzania magazynem. Z tego względu wśród zadań kierownika magazynu znajduje się zaplanowanie przestrzeni (stworzenie układu magazynu) w sposób zapewniający najbardziej efektywną pracę. Przykładowo w magazynach o dużych rozmiarach ładunki można umieszczać w określonych sektorach i dzielić na poszczególne strefy. Odpowiednia organizacja przestrzeni umożliwia zwiększenie wydajności pracy operatorów podczas lokalizowania poszczególnych pozycji asortymentowych.
• Planowanie strategii logistycznej. Ma na celu zapewnienie prawidłowego funkcjonowania wszystkich czynności prowadzonych w magazynie. Planowanie obejmuje między innymi: 
      1. Opracowanie polityki dotyczącej dostaw, magazynowania i zaopatrzenia na potrzeby procesów produkcyjnych (czyli intralogistyki firmy).
      2. Określenie i organizację procesów dystrybucji i dostawy poszczególnych produktów.
      3. Sprawowanie nadzoru nad procesem kompletacji.
      4. Zagwarantowanie przepływu towarów oraz określenie sposobów poprawy i udoskonalenia wszystkich prowadzonych procesów.
      5. Optymalizację transportu – ograniczenie kosztów, czasu i tras dostawy.
      6. Zapobieganie incydentom i szkodom w magazynie dzięki stosowaniu środków bezpieczeństwa i konserwacji.

Profil zawodowy kierownika magazynu

Aby wykonywać pracę na tak wymagającym stanowisku, niezbędne jest odpowiednie wykształcenie. Osoba odpowiedzialna za procesy logistyczne w firmie powinna mieć wyższe wykształcenie – najczęściej uniwersyteckie (kierunki ekonomiczne, biznesowe lub inżynieryjne) – i zazwyczaj specjalizację w dziedzinie logistyki.

Jednak wiele umiejętności i zdolności można zdobyć i udoskonalić jedynie dzięki doświadczeniu, ucząc się między innymi kierowania zespołem czy utrzymywania kontaktu z klientami i dostawcami.

Kierownik magazynu odpowiada za relacje z dostawcami, klientami i pracownikami, dlatego powinien biegle znać kilka języków obcych, posiadać umiejętności z zakresu inteligencji emocjonalnej, w tym empatii oraz potrafić słuchać i prowadzić negocjacje.

Wreszcie nie sposób zapomnieć o innych umiejętnościach o charakterze bardziej technicznym, niezbędnych do wykonywania tej funkcji. Kierownik magazynu powinien posiadać kompetencje z zakresu informatyki, mieć wiedzę o nowoczesnych technologiach stosowanych w branży oraz zdolności analityczne.

Od kilku lat obserwujemy całkowite przekształcenie branży logistycznej ze względu na wdrażanie technologii – obecnie logistyka stanowi jeden z filarów warunkujących przewagę konkurencyjną firmy. Nowoczesna firma nie może bez niej funkcjonować, jeżeli chce sprawować należytą kontrolę nad procesami prowadzonymi w magazynie oraz zapewnić ich większą przejrzystość.

W związku z tym praca kierownika magazynu wymaga nie tylko korzystania z najnowszych technologii, ale również umiejętność ich stosowania w celu zapewnienia maksymalnie wydajnej pracy magazynu. Kierownik ds. logistyki musi też potrafić analizować dane dostarczane przez system zarządzania magazynem (WMS), aby wyciągać wnioski mające konkretne zastosowanie dla optymalizacji wykonywanych w magazynie procesów.

Oprogramowanie dla kierownika magazynu

Dzięki systemowi zarządzania magazynem, jakim jest np. oprogramowanie Easy WMS firmy Mecalux, kierownik magazynu może kontrolować i optymalizować wszystkie czynności prowadzone w magazynie: przepływy ładunków, sposób obsługi towaru, przechowywanie produktów, uzupełniania zapasów, przygotowywanie zamówień itp.

Oprócz systemu zarządzania magazynem kierownik magazynu potrzebuje także określonych narzędzi służących do analizy danych i monitorowania czynności w obiekcie:

1. Supply Chain Analytics. Oprogramowanie to umożliwia weryfikację poszczególnych wskaźników dotyczących sytuacji w magazynie, gruntowne poznanie stanu prowadzonej działalności oraz pomiar wydajności wszystkich procesów. Oprogramowanie obejmuje panele sterowania zawierające większość istotnych funkcji logistycznych: przyjęcia, wydania, przygotowywanie zamówień, obsługa klienta, jakość, zdolności magazynowe oraz ich odpowiednie wykorzystanie.  Panele gromadzą przydatne dane dotyczące wszystkich operacji prowadzonych w magazynie. Informacje te są pomocne podczas szczegółowej analizy wykonywanych operacji, planowania zasobów, pomiaru wydajności prowadzonej działalności i podejmowania strategicznych decyzji w celu zwiększenia produktywności.

2. Labor Management System. W celu doskonalenia operacji prowadzonych w magazynie oprogramowanie to jest wykorzystywane do monitorowania czynności operatorów z myślą o zwiększeniu ich efektywności. Sposób działania tego narzędzia jest bardzo prosty: jego zadaniem jest rejestracja rzeczywistego czasu poświęcanego na realizację poszczególnych zadań, a następnie porównywanie go ze standardowym czasem przewidzianym na każde zadanie. Dzięki temu kierownik magazynu zyskuje możliwość pomiaru wydajności pracowników i łatwego określenia aspektów wymagających poprawy.

Kluczowa postać w łańcuchu dostaw

Kierownik magazynu nadzoruje prawidłowy przebieg wszystkich czynności odbywających się w magazynie. Zapewnia porządek i właściwy przebieg procesów logistycznych. 

Mając na uwadze ciągły rozwój i zmiany zachodzące w sektorze logistyki, osoba odpowiedzialna za funkcjonowanie magazynu powinna stale aktualizować swoją wiedzę, aby umiejętnie odpowiadać na coraz to nowe wyzwania.

Ponadto kierownik magazynu powinien posiadać informacje na temat czynności prowadzonych w łańcuchu dostaw, w którym uczestniczy jego firma, analizować zebrane dane, a następnie stosownie korygować procesy o niskiej wydajności. Wspomniane narzędzia komputerowe umożliwiają sprawowanie precyzyjnej kontroli nad prowadzonymi operacjami i odróżniają wydajne magazyny od nieefektywnych obiektów.

Mecalux oferuje różne warianty oprogramowania, które pozwolą Twojej firmie zdobyć przewagę konkurencyjną dzięki wsparciu kierownika magazynu przy podejmowaniu decyzji i osiąganiu wyznaczonych celów. Skontaktuj się z nami, aby szczegółowo zapoznać się z oprogramowaniem Easy WMS i modułem Supply Chain Analytics oraz dowiedzieć się, w jaki sposób mogą usprawnić Twoją działalność.