Mapa procesów – jak ją sporządzić?

Mapy procesów gwarantują przejrzystość biznesplanów. Na czym polega ta metoda wizualizowania projektów?

Czym jest mapa procesów?

Mapa procesów jest techniką umożliwiającą planowanie załadunków i operacji w formie wizualnej. Polega na stworzeniu diagramu przepływu, który w zwięzły sposób przedstawia sposób przeprowadzania procedury i jej powiązania z innymi obszarami przedsiębiorstwa. Umożliwia zwizualizowanie wszystkich niezbędnych kroków wykonania danej czynności w kolejności sekwencyjnej, co zapewnia całościowy plan zadań do realizacji. Dzięki takiej dystrybucji informacji pracownicy szybko mogą uzyskać niezbędne wyjaśnienia, poznać wszystkie etapy danego zadania oraz zidentyfikować możliwe niewydajności.

Dlaczego warto stosować mapę procesów?

Ujęcie bieżących i przyszłych działań na mapie procesów zapewnia wiele korzyści stosującym tę taktykę firmom:

• Wspólne cele. Przedstawienie celów biznesowych na mapie procesów umożliwia dostosowanie pracy wszystkich działów, aby współpracowały ze sobą, obierając ten sam kierunek działania.
• Wykrycie niewydajności. Zestawienie etapów realizacji zadania na schemacie ułatwia identyfikowanie możliwych komplikacji, jak np. wąskie gardła.
• Dokumentowanie procedur. Zapisanie tego, co jest potrzebne do realizacji zadania, umożliwia jego wielokrotne powtórzenie. Ponadto stanowi bardzo przydatne narzędzie do szkolenia nowych pracowników.
• Zdefiniowanie ról i zakresu odpowiedzialności. Dzięki temu, że pracownicy przyjmują odpowiednie role i właściwy im zakres odpowiedzialności, mapa procesów umożliwia sprawowanie kontroli nad funkcjonowaniem firmy. Jako przykład może posłużyć schemat organizacyjny magazynu, który zawiera informacje o wszystkich strefach magazynu przekazywane przez osoby odpowiedzialne za logistykę.
• Wdrażanie ulepszeń. Uzyskanie panoramicznego obrazu działalności firmy pozwala na podjęcie działań mających na celu rozwiązanie problemów. Tym samym umożliwia znalezienie alternatywnych sposobów realizacji tych samych zadań.

Kiedy stosować mapę procesów?

W omawianych przykładowych sytuacjach niezwykle korzystne może okazać się opracowanie mapy procesów:

• Przedstawienie przebiegu łańcucha dostaw. Specjaliści z zakresu logistyki z apomocą mapy procesów mogą przedstawić trasę, jaką przebywają towary od miejsca startowego do docelowego.
• Zrozumienie procesu płatności. Dział księgowości dzięki tego typu schematom wyjaśnia pozostałym pracownikom, w jaki sposób przetwarzane są zlecenia płatności.
• Podsumowanie strategii sprzedaży. Zespoły zajmujące się sprzedażą przedstawiają jak dotrzeć do potencjalnych klientów od pierwszego kontaktu do zawarcia umowy, a także jak utrzymywać te relacje w dalszej perspektywie.

Rodzaje map procesów

Istnieją różne rodzaje map procesów. Ich cechy sprawiają, że poszczególne typy lepiej sprawdzają się w okeślonych sytuacjach podczas podsumowywania lub planowania:

• Diagram SIPOC. Skrótowiec SIPOC pochodzi z języka angielskiego i odnosi się do dostawców, wejść, procesu, wyjść i klientów. Diagramy zazwyczaj są wykorzystywane w kontekście produkcji i wskazują etapy niezbędne do wprowadzenia do oferty nowego produktu lub usługi wysokiej jakości.
• Ogólna mapa procesu. Zawiera informacje o roli każdego z działów lub współpracowników w realizacji projektu.
• Mapa swimlane. Poza poszczególnymi etapami, wskazuje osoby odpowiedzialne za ich realizację, dlatego jest to optymalna opcja w przypadku procesów wdrożeniowych. Każdy tor, czyli każdy wiersz lub kolumna, przedstawia poszczególne strony zaangażowane w proces.
• Mapa strumienia wartości. To narzędzie, znane również jako value stream mapping, jeszcze lepiej wykorzystuje potencjał map procesów. Mapy VSM obejmują dane o długości trwania każdego etapu oraz dodatkowe informacje dotyczące m.in. materiałów czy asortymentu.

Etapy sporządzania optymalnej mapy procesów

Sporządzenie mapy procesów w firmie jest proste, jeśli dysponuje się odpowiednimi informacjami na temat zadania, które należy zwizualizować:

1. Wybór procesu do przedstawienia. Przed rozpoczęciem należy zastanowić się nad celem stworzenia mapy procesów, czyli czy jest nim udoskonalenie określonego działania – co może wymagać usunięcia lub zmodyfikowania któregoś etapu –, przedstawienie go czy udokumentowanie.
2. Zidentyfikowanie potrzebnych elementów do realizacji procesu. Opracowanie osobnej listy wymogów może ułatwić ich późniejsze zilustrowanie.
3. Uporządkowanie etapów. Należy przedstawić odpowiednią kolejność realizacji etapów.
4. Wybór rodzaju mapy. Dostępne są różne symbole służące do przedstawiania procesów. Najczęściej stosowane są strzałki, okręgi, romby, bloki, prostokąty, owale – każdy z nich ma konkretne znaczenie.
5. Sprawdzenie mapy w zespole. Po sporządzeniu propozycji zaleca się przedstawić ją zaangażowanym współpracownikom w celu wprowadzenia ewentualnych modyfikacji.

Elementy mapy procesów

Język UML (ang. Unified Modeling Language) jest najczęściej stosowany przez oprogramowania. Elementy charakterystyczne języka UML to m.in.:

Usprawnij swoją logistykę z pomocą Mecaluxu

W logistyce mapy procesów umożliwiają gromadzenie informacji o kwestiach takich jak lokalizacja, projekt czy układ magazynu, polityka dystrybucyjna firmy, operacje i możliwość śledzenia towarów. Jednak najlepszym sposobem na utrzymanie konkurencyjności jest zautomatyzowanie gromadzenia danych, aby mieć wgląd w to co się dzieje w magazynie w czasie rzeczywistym.

Jeśli dążysz do kompleksowej kontroli swoich obiektów i zapasów, firma Mecalux może Ci pomóc. Opracowaliśmy system Easy WMS, który zwiększa wydajność magazynów manualnych i automatycznych. Każdego dnia korzystają z niego setki naszych klientów. Skontaktuj się z nami – doradzimy Ci w zakresie tego i wielu innych rozwiązań magazynowych, a także w zakresie kontroli procesów.