Zapas nadmierny – jak go unikać

Zapas nadmierny to problem występujący dość często w magazynach. Jego główną przyczyną jest niewłaściwe planowanie i/lub nieskoordynowana współpraca między poszczególnymi ogniwami łańcucha dostaw. 

W niniejszym artykule omawiamy, czym jest zapas nadmierny, jakie są przyczyny jego powstawania oraz jakie konsekwencje dla magazynu niesie jego utrzymywanie. Przede wszystkim jednak, przedstawiamy trzy strategie unikania tego problemu. 

Czym jest zapas nadmierny?

Zapas nadmierny to sytuacja, z którą mamy do czynienia w magazynie, gdy ilość składowanych surowców i produktów gotowych znacznie przekracza popyt. Przyjęć jest więcej niż wydań i w rezultacie magazyn staje się wąskim gardłem. 

Wynika to między innymi z niewłaściwego planowania i/lub źle skoordynowanej współpracy między działami sprzedaży, logistyki i produkcji. Często popełnianym błędem, który prowadzi do magazynowania zapasu nadmiernego, jest niewłaściwe oszacowanie rotacji danego produktu. Ten problem pojawia się zazwyczaj w magazynach zaopatrujących różne etapy procesu produkcyjnego lub przechowujących wytworzone półprodukty i wyroby gotowe.

Powody nagromadzenia zapasu nadmiernego mogą być różne, np. sezonowość popytu na dany produkt, renoma marki, pogorszenie warunków społeczno-ekonomicznych na rynku lub inne czynniki. 

Przyczyny powstawania zapasu nadmiernego możemy podzielić na dwie kategorie:

• Czynniki zewnętrzne wynikające ze zmian społeczno-ekonomicznych niezależnych od działalności przedsiębiorstwa. W takim przypadku magazyn dysponuje zapasem wyznaczonym w planach logistycznych, podczas gdy popyt na produkt jest mniejszy od uwzględnionego w tych planach. Prowadzi to do sytuacji, w której magazyn musi zreorganizować przyjęcia i wydania towarów, aby zrównoważyć rozbieżności. Dzieje się tak np. w przypadku kryzysu gospodarczego lub wyjścia danego produktu z mody.
• Czynniki wewnętrzne wynikające z błędów organizacyjnych w przedsiębiorstwie. Mogą to być błędy logistyczne (złe zarządzanie zapasami) lub pomyłki działu zakupów czy sprzedaży polegające na nietrafnej prognozie wzrostu. 

4 problemy wynikające z zapasu nadmiernego

Zapas nadmierny w magazynie może generować poważne koszty i problemy logistyczne. Najistotniejsze konsekwencje:

• Mało wydajny przepływ pracy i towarów – konieczność składowania większej ilości towarów utrudnia utrzymanie porządku i poruszanie się po magazynie, a co za tym idzie – kompletację zamówień.
• Uszkodzenia i niszczenie zapasów – zaniedbanie kontroli przyjęć i wydań może spowodować problemy z identyfikowalnością produktów. Jest to szczególnie istotne w przemyśle spożywczym i farmaceutycznym, gdzie produkty mają określoną datę ważności lub przydatności do spożycia. Przy zapasie nadmiernym wielu różnych pozycji asortymentowych nietrudno o błędy w przygotowaniu i wysyłce zamówień. 
• Wzrost kosztów magazynowania – nadmiar zapasów oznacza wyższe nakłady inwestycyjne związane z najmem powierzchni magazynowych oraz większe wydatki na wyposażenie i pensje dla pracowników.  
• Zagrożenie dla wizerunku – powtarzające się błędy mogą ostatecznie narazić na szwank reputację firmy. Przy nadmiarze magazynowanych ładunków wzrasta prawdopodobieństwo pomyłek w obsłudze zamówień, a te z kolei oznaczają spadek zadowolenia klientów i napływ reklamacji. Jest to szczególnie ryzykowne w czasach rosnącej popularności handlu elektronicznego. Klienci zrażeni złym doświadczeniem po prostu przejdą do konkurencji.

Zapas nadmierny prowadzi do spadku rentowności przedsiębiorstwa. Doprowadza do tego obniżenie popytu oraz konieczność inwestowania środków w zwiększenie pojemności magazynu, czy to przez zakup dodatkowej powierzchni magazynowej, czy wdrożenie konwencjonalnych lub automatycznych systemów magazynowych dostosowanych do metod i nakładu pracy w obiekcie.  

3 strategie walki z zapasem nadmiernym

Problemy z nadmiernym zapasem można rozwiązać poprzez odpowiednie działania z zakresu intralogistyki zapewniające wzrost wydajności magazynu. Mimo że każda firma może mieć inne potrzeby zależnie od charakteru prowadzonej działalności, przedstawione poniżej strategie walki z zapasem nadmiernym mają uniwersalny charakter, dzięki czemu sprawdzą się w większości przedsiębiorstw:

• Wdrożenie systemu zarządzania magazynem (WMS) – oprogramowanie magazynowe może z dużą dokładnością prognozować wielkość niezbędnych zapasów na podstawie popytu na poszczególne produkty oraz ich właściwości. Narzędzie to pozwala także usprawnić metody pracy, zapobiec gromadzeniu zapasu nadmiernego poszczególnych towarów, wyznaczać kryteria rozmieszczenia towarów w magazynie i przypisywać im lokalizacje oraz wyznaczyć optymalne ścieżki kompletacji. Wszystko to ma na celu zapewnienie maksymalnej wydajności obiektu logistycznego. 
• Zastosowanie odpowiednich systemów składowania – konwencjonalnych lub automatycznych, ale dostosowanych do rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa. W przypadku produktów, które nie wymagają szybkiej rotacji, dobrym rozwiązaniem są regały wjezdne, które pozwalają do maksimum wykorzystać dostępną przestrzeń magazynową, a w rezultacie uniknąć problemów z zapasem nadmiernym danego towaru.
• Optymalizacja metod pracy – zapas nadmierny można ograniczyć, wprowadzając metodę produkcji just-in-time lub strategię cross-docking. W obu tych przypadkach magazyn nie musi przechowywać dużej ilości surowców ani wyrobów gotowych dzięki skoordynowanej współpracy z pozostałymi ogniwami łańcucha dostaw.  

Zapas nadmierny – obciążenie dla magazynu

Wzrost liczby kanałów sprzedaży (strategia omnichannel) spowodował zmiany obustronnych relacji między klientem i firmą. Obecnie przedsiębiorstwa muszą stale dbać o maksymalną wydajność, aby dotrzymać kroku konkurencji w coraz mniej sprzyjających warunkach rynkowych. 

Dlatego jedną z najważniejszych spraw, jakie należy rozważyć, jest możliwość optymalizacji zasobów magazynowych w celu redukcji kosztów. Biorąc pod uwagę coraz szerszy asortyment produktów składowanych w magazynach, konieczne jest znalezienie rozwiązań pozwalających utrzymać wydajność nawet przy niskim zapasie niektórych pozycji asortymentowych.

Sprawne zarządzanie zamówieniami przerastającymi (backordering) wymaga przede wszystkim uproszczenia procesów logistycznych oraz wdrożenia automatycznych systemów magazynowych i narzędzi cyfrowych zapewniających maksymalną wydajność, pozwalających wyeliminować błędy.

Mecalux od ponad 50 lat dostarcza rozwiązania intralogistyczne, które gwarantują wzrost wydajności obiektów magazynowych. Jeżeli coraz częściej borykasz się z problemem zapasu nadmiernego w magazynie, skontaktuj się z nami, a nasi specjaliści zaproponują najlepsze rozwiązanie dla Twojej firmy.