Przygotowywanie zamówień w strefie kompletacji

Przygotowywanie zamówień w strefie kompletacji to jedna z najważniejszych czynności wykonywanych w magazynie, ponieważ zasadniczym celem logistyki jest zapewnienie dostawy jak największej liczby zamówień możliwie niskim nakładem finansowym i w jak najkrótszym czasie. Koszty przeznaczone na przygotowywanie zamówień mogą przekraczać 60% całkowitych kosztów związanych z obsługą magazynu. Ich ograniczenie jest zatem priorytetowym celem każdego przedsiębiorstwa, gdyż może przesądzić o jego sukcesie w dobie bardzo dużej konkurencji.

W niniejszym artykule szczegółowo analizujemy proces przygotowywania zamówień, od którego zależy dynamika i wydajność łańcucha logistycznego.

Przygotowywanie zamówień w strefie kompletacji

Ten ważny proces polega na przygotowaniu zamówionych produktów, które następnie mogą zostać wysłane do klienta docelowego, do zakładu produkcyjnego lub do innych magazynów bądź punktów sprzedaży danej firmy.

Bardzo często stosuje się pojęcie kompletacji jako synonimu przygotowywania zamówień, lecz nie jest to do końca poprawne. Pod pojęciem kompletacji rozumiemy proces pobierania produktów z nośnika ładunku (np. pojemnika) zawierającego większą liczbę artykułów należących do tej samej pozycji magazynowej oraz ich złożenia w innym nośniku (wózku służącym do przygotowywania zamówień). Innymi słowy, jest to gromadzenie artykułów składających się na zamówienie klienta, a zatem kompletacja to jedna z czynności wykonywanych w ramach przygotowywania zamówień.

Istnieje również różnica między jednostką ładunkową a jednostką handlową. Produkty są gromadzone w nośnikach ładunku (takich jak palety, pudełka czy pojemniki) ułatwiających ich obsługę i transport na kolejnych etapach łańcucha dostaw. Z kolei jednostką handlową są poszczególne towary, które mogą należeć do danego zamówienia. Przykładowo w pojemniku magazynowym składowanych jest 100 blistrów baterii (w każdym blistrze są 4 baterie). Mamy zatem 1 nośnik ładunku (pojemnik), 100 jednostek handlowych (do zakupu przeznaczone są tylko blistry, a nie pojedyncze baterie) i 400 sztuk produktu (baterie).

Rodzaje kompletacji

Aby opracować proces przygotowywania zamówień, należy określić sposób kompletacji produktów, ponieważ zależy od tego rodzaj potrzebnych systemów magazynowych. Obecnie stosuje się różne systemy pracy w ramach tej czynności, które mogą występować łącznie:

• Operator do produktu: operatorzy poruszają się po magazynie, pieszo lub przy użyciu urządzeń transportu bliskiego, udając się do odpowiednich lokalizacji w celu pobrania produktów wchodzących w skład poszczególnych zamówień. 
• Produkt do operatora: kryterium domyślnie stosowane w magazynach automatycznych. Operatorzy oczekują przy stanowiskach kompletacji na automatyczne dostarczenie towaru (za pomocą układnic pojemnikowych i przenośników pojemnikowych).
• Cross-docking: przyjęty towar zostaje od razu wydany bez konieczności magazynowania lub z magazynowaniem przez bardzo krótki czas.

Celem zagwarantowania efektywność kompletacji konieczny jest wybór optymalnego rozwiązania, jak najlepiej dostosowanego do potrzeb danego magazynu.

Projektowanie strefy kompletacji w magazynie

Układ magazynu zależy od dziennej liczby przygotowywanych zamówień oraz zróżnicowania obsługiwanych pozycji asortymentowych. W zależności od wymaganej liczby zamówień należy mieć na uwadze następujące rozwiązania: 

• Strefa kompletacji: w celu określenia specyfiki strefy kompletacji należy przeanalizować cechy składanych zamówień, rozmiar ładunków, ich ciężar, odległości pokonywane przez operatorów oraz rozmieszczenie i położenie towaru.
• Regały: jednym z priorytetów każdej firmy podczas projektowania przestrzeni magazynowej jest optymalne zarządzanie produktami. Zgodnie z analizą ABC artykuły typu A należy składować w pobliżu obszaru wydań za pomocą systemów magazynowych dostosowanych do rodzaju wykonywanych operacji w celu przyspieszenia pracy.
• Nośniki i opakowania: rodzaj nośnika czy opakowania wykorzystywanego do umieszczenia produktów pobranych podczas kompletacji powinien ułatwiać obsługę i przewożenie artykułów. 
• Urządzenia pomocnicze na potrzeby kompletacji: pick-by-voice (kompletacja głosowa), urządzenia świetlne pick-by-light czy wysoko wydajne stacje kompletacji stanowią idealne rozwiązania umożliwiające minimalizację błędów, ponieważ wskazują operatorom lokalizację i liczbę sztuk do skompletowania. 
• WMS: wdrożenie systemu WMS do zarządzania magazynem (takiego jak Easy WMS firmy Mecalux) ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia efektywności podczas przygotowywania zamówień. System optymalizuje trasy kompletacji pokonywane przez operatorów, umożliwia rozmieszczenie towaru stosownie do potrzeb, zapewnia cyfryzację zarządzania danymi itp. 

Bardzo często stosowaną praktyką jest łączenie różnych systemów magazynowych i sposobów przygotowywania zamówień, które pozwalają na optymalizację procesów i efektywniejszą pracę operatorów. 

Etapy przygotowywania zamówień

Skutecznie funkcjonujący łańcuch logistyczny można uzyskać wyłącznie dzięki znajomości najważniejszych etapów przygotowywania zamówień:

• Planowanie z wyprzedzeniem: ma kluczowe znaczenie dla przypisywania dostępnych zasobów i zarządzania nimi. W obiektach wyposażonych w WMS oprogramowanie nadaje priorytety poszczególnych poleceń i określa podział zadań.
• Trasy i przepływy: jest to obecnie najbardziej czasochłonny proces wymagający zaangażowania największej liczby zasobów w przypadku stosowania kryterium „operator do produktu”. Przemyślany układ magazynu i automatyzacja w zakresie zarządzania pozwalają maksymalnie go zoptymalizować. 
• Odkładanie lub pobieranie towaru: na tym etapie dochodzi do największej liczby błędów podczas kompletacji. Zaktualizowany stan magazynowy i wsparcie pracy przy użyciu terminali radiowych (technologia RFID) lub urządzeń pomocniczych, takich jak m.in. systemy kompletacji głosowej, ograniczają liczbę pomyłek. 
• Weryfikacja i przygotowanie zamówienia do wysyłki: ostatni etap kompletacji obejmuje weryfikację zebranych artykułów, spakowanie zamówienia, przewiezienie do strefy wysyłki, wydrukowanie dokumentacji zamówienia itp. 

Poszczególne etapy przygotowywania zamówień prowadzone w magazynie mogą się różnić w zależności od rodzaju produktu, kryterium stosowanego podczas przygotowywania zamówień lub właściwości danego zamówienia. 

Dokumentacja potrzebna do przygotowywania zamówień

Do zamówień jest dołączana podstawowa dokumentacja zapewniająca ich poprawne przygotowanie, kontrolę i dostarczenie odbiorcy docelowemu:

• Lista kompletacyjna: inaczej picking list, jest to dokument wskazujący produkty, ilości, lokalizację, korytarz, regał i trasę, którą musi pokonać operator odpowiedzialny za przygotowanie zamówienia.
• List przewozowy: jest to dokument handlowy umożliwiający odbiorcy sprawdzenie poprawności otrzymanego zamówienia. Dla sprzedawcy jest to dowód odbioru zamówienia przez nabywcę, a dla przewoźnika stanowi potwierdzenie wykonania dostawy. Obecnie coraz więcej firm wykorzystuje elektroniczne potwierdzenie odbioru w celu elektronicznej kontroli wszystkich informacji dotyczących dostawy zamówienia.
• Specyfikacja towaru (packing list): jest to istotny dokument na etapie pakowania towaru, w którym są wyszczególnione artykuły zawarte w opakowaniu ze wskazaniem ich właściwości. 
• Plan przejazdu: informuje przewoźnika o miejscach docelowych dostawy zamówień, wstępnie uporządkowanych z uwzględnieniem trasy dostawy. 
• Numer śledzenia przesyłki: inaczej tracking number, jest to numer wykorzystywany do identyfikacji i monitorowania przesyłki od wydania z magazynu po doręczenie klientowi. 

Automatyczne i elektroniczne zarządzanie całością dokumentacji to jedna z ogromnych zalet systemu WMS, np. Easy WMS, który oferuje m.in. możliwość automatycznego tworzenia list kompletacyjnych. Z kolei program dla spedycji Multi Carrier Shipping Software drukuje etykiety obsługiwane przez wiodące firmy przewozowe i przypisuje numery śledzenia poszczególnym paczkom opuszczającym magazyn.

Błędy i wypadki podczas przygotowywania zamówień

Podczas kompletacji zamówień zdarzają się błędy. Istotne jest ich maksymalne ograniczenie w celu zapewnienia oszczędności kosztów i poprawy wizerunku firmy. Oto najczęstsze zdarzenia: 

• Pobranie niewłaściwego produktu: zdarza się w przypadku uprzedniego umieszczenia artykułu w nieodpowiednim miejscu. 
• Pobranie niewłaściwej liczby produktów: może prowadzić do zaburzenia stanu magazynowego i braków towarowych. 
• Nieprawidłowa organizacja: konieczność poszukiwania tych samych artykułów w różnych miejscach magazynu wiąże się z ogromną stratą czasu. 
• Brak etykiety: w przypadku magazynowania artykułów nieopatrzonych etykietami należy ponownie wykonać etap etykietowania. Artykułów tych nie można wykorzystać do kompletacji.
• Nadmierny wysiłek: jedna z najczęstszych przyczyn wypadków. Obsługa ciężkiego towaru bez zachowania odpowiednich zasad ergonomii może prowadzić do urazów operatorów. 

Istnieje wiele czynników powodujących wystąpienie błędów lub wypadków podczas przygotowywania zamówień. Pierwszym krokiem na drodze do zredukowania liczby pomyłek jest ich rozpoznanie, a następnie wdrożenie odpowiednich rozwiązań, np. w postaci dedykowanych systemów magazynowych czy automatycznych systemów zarządzania.

Pomiar wydajności procesu kompletacji

Zaawansowane narzędzia informatyczne, takie jak moduły Supply Chain Analytics i system zarządzania czasem pracy w ramach oprogramowania Easy WMS, umożliwiają ustawienie wskaźników (KPI) w celu pomiaru wydajności magazynu. Dzięki temu można zidentyfikować czynności zakłócające przebieg poszczególnych procesów i uniemożliwiające optymalną pracę magazynu. Niektóre KPI w logistyce są pomocne w określeniu stopnia efektywności procesu przygotowywania zamówień lub ewentualnych obszarów wymagających poprawy: 

• KPI dotyczące wydajności: analizują i obliczają efektywność operacji, mierząc rzeczywistą produkcję w porównaniu z ilością wykorzystanych zasobów.
• Wskaźniki czasowe: dotyczą czasu reakcji podczas wykonywania dowolnej czynności. 
• KPI związane z jakością: wyliczają m.in. wartość procentową zamówień doręczonych klientowi w terminie lub odsetek popełnionych błędów.
• Czas trwania cyklu zlecenia wewnętrznego: określa czas realizacji zamówienia od otrzymania zlecenia w magazynie po kompletację i wydanie zamówienia przez doki przeładunkowe. Czas trwania cyklu zlecenia wewnętrznego określa różnicę między datą przyjęcia zamówienia i datą wysyłki.

Mając na uwadze znaczenie kompletacji w całym łańcuchu dostaw, wykorzystywanie wskaźników wydajności (KPI) jest kluczowe dla pomiaru efektywności poszczególnych etapów przygotowywania zamówień.

Elektroniczne zarządzanie przygotowywaniem zamówień w strefie kompletacji

Zarządzanie procesami, zasobami i dokumentami w ramach przygotowywania zamówień przebiega sprawniej dzięki kontroli za pomocą systemu zarządzania magazynem. Ma to jeszcze większe znaczenie, kiedy klienci, ze względu na upowszechnienie się sektora e-commerce, oczekują szybszych, a zarazem bezbłędnych dostaw.

Mecalux specjalizuje się w dynamizowaniu procesu przygotowywania zamówień za pomocą zaawansowanych systemów magazynowych, systemów kompletacji i zarządzania magazynem. Usprawnij kompletację zamówień w Twoim magazynie i dostosuj się do wyzwań, jakie niesie ze sobą strategia omnichannel. Skontaktuj się z firmą Mecalux, a my pomożemy Ci zwiększyć konkurencyjność Twojego łańcucha logistycznego.