Elektroniczne potwierdzenie odbioru w logistyce

W obliczu konieczności oferowania coraz szybszych dostaw zamówień zapewnienie zadowalającej obsługi w tym zakresie ma zasadnicze znaczenie zarówno dla klienta, jak i dla przedsiębiorcy.

EPO – elektroniczne potwierdzenie odbioru (ang. POD – proof of delivery), to elektroniczne przekazanie informacji dotyczących doręczenia zamówienia, co przyspiesza znacznie obieg dokumentacji w łańcuchu dostaw. Rozwiązanie to jest coraz częściej stosowane w logistyce i stało się koniecznym elementem sektora e-commerce. Jakie są najważniejsze zalety elektronicznego potwierdzenia odbioru i jak dokładnie działa ten dokument? Wyjaśniamy to w niniejszej publikacji.

Czym jest EPO? 

Elektroniczne potwierdzenie odbioru to elektroniczny dokument poświadczający odbiór przez osobę lub firmę (odbiorcę) towaru wysłanego przez nadawcę w uprzednio uzgodnionych ilościach i w wyznaczonym terminie. 

Jego zadaniem jest potwierdzenie realizacji dostawy ze wskazaniem godziny, adresu oraz nazwiska i podpisu odbiorcy przyjmującego przesyłkę. W dokumencie widnieje również łączna ilość odebranych produktów, a także właściwości każdego z nich. Dzięki bezpośredniemu dostępowi do podpisanego elektronicznie dokumentu sprzedawca może sprawdzić, czy i w jakim terminie przesyłka została dostarczona.

Elektroniczne potwierdzenie odbioru z biegiem czasu stopniowo przybierało ujednoliconą formę. Obecnie znaczna większość przedsiębiorstw, a w szczególności operatorów logistycznych, wykorzystuje to narzędzie w celu zagwarantowania większej kontroli nad procesem dostawy. 

Różnica między zwykłym i elektronicznym potwierdzeniem odbioru

Najważniejszą, a zarazem jedyną różnicą między tradycyjnym i elektronicznym potwierdzeniem odbioru jest cyfrowy format dokumentu, ułatwiający natychmiastową synchronizację zarządzania danymi pomiędzy dostawcą a klientem.

Tradycyjne potwierdzenie odbioru zakłada złożenie podpisu na fizycznym dokumencie, natomiast w przypadku elektronicznego odbywa się to w sposób cyfrowy, przy wykorzystaniu odpowiedniego urządzenia, np. aplikacji zainstalowanej na smartfonie. Oczywiście po automatycznym odnotowaniu dokumentu w systemie nadawca zyskuje dostęp do EPO o wiele wcześniej niż w przypadku zwykłego potwierdzenia odbioru, które w pierwszej kolejności trafia do działu administracji. Stosując elektroniczne potwierdzenie odbioru, można uniknąć też kosztownych prac związanych z zarządzaniem i archiwizacją dokumentu w formie papierowej.  

Jak działa system elektronicznych potwierdzeń odbioru?

Sposób działania EPO można podsumować w czterech krokach: 

• Pozyskanie informacji. Pierwszy krok polega na wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych i informacji do systemu: ID zamówienia, numer śledzenia, opis zamówienia, adres dostawy, nazwisko nadawcy i odbiorcy, cena itp. 
• Synchronizacja zamówień. Po zaimportowaniu wszystkich danych dotyczących zamówień oprogramowanie synchronizuje je, aby mogły być wyświetlane na urządzeniach mobilnych dostawcy.
• Podpis elektroniczny. Przewoźnik musi sfinalizować dostawę poprzez pozyskanie elektronicznego podpisu odbiorcy zamówienia. Większość urządzeń obsługujących elektroniczne potwierdzenia odbioru umożliwia nie tylko złożenie podpisu, ale również wykonanie zdjęcia paczki jako dokumentacji fotograficznej potwierdzającej jej dostarczenie w dobrym stanie lub, w razie wypadku, odnotowania uszkodzeń czy wystąpienia wszelkich innych zdarzeń.  
• Przesłanie informacji. Po doręczeniu przesyłki aplikacja generuje automatyczne powiadomienie o dostawie przesyłane zarówno odbiorcy, jak i nadawcy. Jest to sposób potwierdzenia obu stronom skutecznego doręczenia zamówienia przy jednoczesnym dostarczeniu dokumentu z podpisem klienta i wszelkimi szczegółami przesyłki.

Moc prawna elektronicznego potwierdzenia odbioru

Każdy dokument opatrzony podpisem elektronicznym posiada moc prawną i ma zastosowanie na całym terytoriom Unii Europejskiej (oraz w wielu innych krajach, m.in. w Stanach Zjednoczonych).

Rozporządzenie nr 910/2014, które weszło w życie w całej Europie w 2016 r., stanowi europejskie ramy prawne nadające moc prawną podpisom elektronicznym. Z kolei w Stanach Zjednoczonych reguluje to ustawa ESIGN oraz ustawa w sprawie jednolitych transakcji elektronicznych (Uniform Electronic Transactions Act, UETA). 

Zalety elektronicznego potwierdzenia odbioru

Stosowanie EPO dostarcza szereg korzyści dla logistyki: 

• Wydajność – łatwy i szybki dostęp do wszystkich informacji z jednego urządzenia usprawnia zarządzanie danymi i może prowadzić do skrócenia czasu dostawy.
• Zwiększenie liczby zamieszczanych informacji – w przypadku tradycyjnej formy papierowej ilość zebranych w niej informacji jest ograniczona w porównaniu z możliwościami oferowanymi przez dokument elektroniczny, do którego można nawet dołączyć zdjęcia doręczonego produktu. 
• Ograniczenie kosztów – cyfryzacja umożliwia wyeliminowanie kosztów magazynowania oraz kosztów personelu związanych z archiwizacją dokumentów. 
• Efektywność – ręczna obsługa wszystkich informacji związanych z dostawą może prowadzić do błędów lub utraty dokumentów, w przeciwieństwie do zarządzania elektronicznego.
• Śledzenie – system obsługujący elektroniczne potwierdzenia odbioru dostarcza również informacje w zakresie statusu przesyłki. Umożliwia to sprawdzenie jej lokalizacji w dowolnym momencie. 
• Satysfakcja klienta – śledzenie pomaga firmom w szybkim identyfikowaniu ewentualnych nieprzewidzianych zdarzeń, dzięki czemu można poinformować odbiorcę o dokładnym terminie dostarczenia produktu, zwiększając w ten sposób poziom zadowolenia klienta ze świadczonej usługi. 
• Ekologia – wycofanie z użytku papieru wspiera działania proekologiczne, umacniając pozytywny wizerunek przedsiębiorstwa. 

Elektroniczne potwierdzenie odbioru daje firmom natychmiastowe potwierdzenie skutecznego doręczenia przesyłek oraz szereg dodatkowych korzyści.    

Rola systemu WMS w zakresie elektronicznych potwierdzeń odbioru

Warto podkreślić, że elektroniczne potwierdzenie odbioru stanowi usługę, której skuteczna realizacja w dużej mierze zależy od firm przewozowych, których zadaniem jest sprawna i bezbłędna obsługa klienta docelowego.

System WMS do zarządzania magazynem stanowi ogniwo pośrednie między magazynem a firmą przewozową. Opracowane przez Mecalux oprogramowanie magazynowe Easy WMS posiada program dla spedycji Multi Carrier Shipping Software, którego zadaniem jest dostarczenie spedytorowi wszelkich informacji dotyczących zamówienia w celu zapewnienia sprawnej wysyłki: etykietę wysyłkową, odpowiedni dokument przewozowy oraz numer śledzenia. Easy WMS współpracuje z wiodącymi firmami przewozowymi w poszczególnych krajach, z których wszystkie wykorzystują elektroniczne potwierdzenia odbioru do obsługiwanych zamówień. 

Elektroniczne potwierdzenie odbioru – błyskawiczny obieg informacji

Elektroniczne potwierdzenie odbioru stało się ostatnim ogniwem umożliwiającym monitorowanie całego łańcucha dostaw w czasie rzeczywistym. Chociaż istnieją jeszcze firmy wykorzystujące papierowe potwierdzenia odbioru, zwykle stosowane są potwierdzenia w formacie elektronicznym w celu umożliwienia cyfrowego zarządzania procesem dostawy oraz usprawnienia przepływu informacji logistycznych. 

Mecalux specjalizuje się w technologii stosowanej w sektorze logistyki zarówno w zakresie infrastruktury magazynowej, jak i oprogramowania. Skontaktuj się z nami, jeżeli chcesz zwiększyć wydajność Twojej działalności od składowania po zarządzanie operacjami.