Przyczyny błędów w procesie kompletacji

Kompletacja to jedna z operacji wykonywanych w procesie magazynowym. Polega na zebraniu i połączeniu artykułów znajdujących się w różnych jednostkach ładunkowych w celu przygotowania zamówienia dokonanego przez klienta.

Wszelkie błędy w procesie kompletacji będą mieć niekorzystne skutki dla przedsiębiorstwa – na przykład zwiększeniu ulegną ponoszone koszty związane z gospodarką magazynową. Występowanie pomyłek w przygotowywaniu zamówień wiąże się z wydłużeniem samej operacji, ponieważ będzie potrzebny dodatkowy czas na weryfikację przygotowanych zleceń oraz wprowadzenie ewentualnych poprawek w przypadku wykrycia błędów. Wymagane będzie także uwzględnienie dodatkowych kosztów związanych z obsługą zwrotów spowodowanych dostarczeniem nieprawidłowych zamówień.

Jednak poważniejszą konsekwencją może być utrata zaufania wśród klientów. Niedotrzymanie terminu realizacji z powodu wydłużonego czasu kompletacji czy otrzymanie produktu niezgodnego z zamówieniem z pewnością będzie skutkować negatywnymi opiniami i mniejszym prawdopodobieństwem polecenia usług Twojej firmy innym potencjalnym klientom. Kwestia ta jest szczególnie newralgiczna w przypadku realizacji strategii wszechkanałowości, branży e-commerce i obsługi zamówień bezpośrednio od klientów indywidualnych.

Jak zostało wspomniane powyżej, błędy w procesie kompletacji, choć są możliwe do naprawienia, to wiążą się z generowaniem dodatkowych kosztów. Dlatego w tym przypadku ważniejsze jest zlokalizowanie przyczyn ich występowania i zapobieganie im. Poniżej prezentujemy listę częstych przyczyn występowania błędów w trakcie realizacji zamówień. Podjęcie wobec nich odpowiednich działań prewencyjnych umożliwi zwiększenie efektywności pracy Twojego magazynu i pozwoli uniknąć narażenia na ewentualne straty.

Składowanie produktu w nieprawidłowym miejscu

Brak odpowiedniej organizacji składowanych artykułów, niedokładnie przeprowadzona inwentaryzacja – istnieje wiele możliwości mogących doprowadzić do sytuacji, w której na danym regale składowana jest nieprawidłowa referencja. Operator przekonany o tym, że produkt jest zlokalizowany w przeznaczonym dla niego miejscu, pobierze go i tym samym doprowadzi do błędnego skompletowania zamówienia. Pamiętaj, aby regularnie monitorować zgodność rozmieszczenia produktów w Twoim magazynie z założeniami wynikającymi z organizacji prowadzonej gospodarki magazynowej.

Nieefektywny układ magazynu

Istotną rolę w procesie kompletacji zamówień pełni układ Twojego magazynu, lokalizacja jego poszczególnych stref oraz rozmieszczenie artykułów, które są pobierane przez operatorów. W przypadku przygotowywania zleceń ergonomia pracy powinna stanowić najwyższy priorytet, jeśli chcesz osiągnąć wysoką wydajność i zminimalizować możliwość wystąpienia opóźnień i błędów w procesie kompletacji.

Przeanalizuj trasy, jakie muszą pokonywać pracownicy magazynu, aby skompletować zamówienia. Być może reorganizacja lokalizacji produktów pomoże Ci zaoszczędzić czas poświęcony na przemieszczanie się operatorów pomiędzy odległymi strefami magazynu. Szybsza kompletacja zamówień przełoży się na większą liczbę zrealizowanych zleceń w tym samym czasie.

Braki w oznaczeniu produktów

Wszystkie produkty i ładunki powinny być oznakowane za pomocą etykiet. Umożliwia to prowadzenie dokładnej kontroli stanu magazynowego oraz pozwala w łatwy sposób zlokalizować położenie danego produktu

Jednak pomimo tego mogą wystąpić sytuacje, gdy na regałach znajdą się nieoznakowane produkty. W takiej sytuacji należy niezwłocznie skierować taki ładunek do etykietowania i zapewnić jego odpowiednią identyfikację.

Nieodnotowanie zmian dotyczących składowanego towaru w systemie magazynowym

W przypadku wystąpienia braków magazynowych może dojść do sytuacji, w której jedna referencja zostaje zastąpiona przez inną. Przeprowadzanie takiej zmiany należy obowiązkowo odnotować w systemie magazynowym, co pozwoli uniknąć popełniania pomyłek przez operatorów, którzy według dostępnych informacji będą pobierać inny produkt niż jest dostępny w rzeczywistości. Procedura postępowania w tego typu przypadkach powinna być jasno określona i bezwzględnie realizowana przez pracowników magazynu

Pomyłki spowodowane czynnikiem ludzkim

Kolejną grupę błędów w procesie kompletacji stanowią sytuacje, które są wynikiem wpływu czynnika ludzkiego na operację pobierania produktów. Tego typu pomyłki będą występować niemal zawsze i nie da się ich zupełnie wyeliminować w przedsiębiorstwach, w których przygotowywanie zamówień nie jest w pełni zautomatyzowane. Można je jednak zminimalizować poprzez zadbanie o regularne przeprowadzanie szkoleń pracowników odpowiedzialnych za kompletację zamówień lub wspomożenie ich codziennej pracy za pomocą technologii

Oto kilka przykładów błędów w procesie kompletacji, które możemy wyróżnić w tej grupie.

• Pobranie nieprawidłowej liczby artykułów. Takim przypadkom można zapobiec poprzez zastosowanie rozwiązań technologicznych. Urządzenia oparte na częstotliwości radiowej, przy pomocy których pracownicy skanują kody kreskowe lub etykiety RFID, pomagają na bieżąco monitorować poprawność realizowanych zamówień. Innym rozwiązaniem jest zastosowanie systemów pick to light/put to light. Składają się one z urządzeń świetlnych i numerycznych, które wskazują operatorowi, z jakiej pozycji i w jakiej liczbie musi wyjąć/odłożyć towar.
• Błędna identyfikacja numeru referencji przez pracownika. Odpowiednie oznakowanie stref, regałów i korytarzy w magazynie ma niebagatelne znaczenie, ponieważ umożliwia szybkie odnalezienie danej referencji. Czasami jednak mogą zdarzyć się sytuacje, w których pracownik pobierze przez pomyłkę błędny produkt o podobnym numerze identyfikacyjnym do artykułu wymaganego w zamówieniu.
• Pomylenie referencji między zamówieniami. Istnieje kilka rodzajów strategii kompletacji. Operator może pobierać produkty tylko dla jednego zlecenia, ale może także obsługiwać kilka zamówień naraz. Druga opcja, choć bardziej efektywna, ponieważ pozwala przyśpieszyć proces kompletacji, może prowadzić do błędów w postaci przyporządkowania produktu do nieodpowiedniego zamówienia. Aby temu zapobiec należy przez skompletowaniem przeskanować każdy produkt, dzięki czemu operator będzie mieć pewność, że pobrana referencja trafi do prawidłowego odbiorcy.

To tylko niektóre z powodów, które mogą wpłynąć na występowanie błędów w procesie kompletacji zamówień. Dlatego niezwykle istotnym jest ciągła analiza przebiegu procesu i identyfikacja przyczyn pojawiania się pomyłek. Podjęcie działań zapobiegawczych jest mniej kosztowne i negatywne w skutkach niż mierzenie się z naprawą błędów, które miały już miejsce, tym bardziej, że w tym przypadku poszkodowaną osobą będzie klient, do którego trafiło błędnie zrealizowane zamówienie. I choć prawdopodobnie nie uda się wyeliminować całkowicie występowania pomyłek, tak odpowiednie monitorowanie przebiegu i wyników procesu kompletacji może zmniejszyć ich liczebność do minimum. Jeśli chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób możesz usprawnić realizację zamówień w swoim przedsiębiorstwie, sprawdź także nasz artykuł „Pięć metod optymalizacji procesu kompletacji zamówień w magazynie”.