Jak utrzymywać właściwy poziom zapasów?

Utrzymanie właściwego poziomu zapasów poszczególnych produktów ma kluczowe znaczenie dla redukcji kosztów magazynowania i zapewnienia sprawnego i elastycznego łańcucha dostaw.

Z uwagi na rosnącą złożoność procesów logistycznych przedsiębiorcy muszą stale kontrolować popyt na oferowane towary, aby zagwarantować najwyższą jakość obsługi. Dzięki temu wiedzą, kiedy należy uzupełnić zapasy i jaką ilość konkretnych produktów powinni mieć na stanie, aby bez problemu realizować bieżące zamówienia.

Właściwy poziom zapasów

Poziom zapasów to liczba sztuk danego artykułu dostępnych na stanie w określonym momencie. Utrzymanie optymalnego poziomu zapasów ― tj. liczby niezbędnej do zaspokojenia aktualnego popytu ― jest konieczne, aby uniknąć wyczerpania zapasów, czyli sytuacji, w której nie da się zrealizować zamówień z uwagi na brak dostępnych towarów.

Priorytetem jest więc zapewnienie rentownego zarządzania stanem magazynowym. Dostosowanie poziomu zapasów do popytu pozwala uniknąć problemów wynikających z nadmiernej lub niedostatecznej liczby towarów. Znając dokładną ilość potrzebnych zapasów, można też lepiej wykorzystać dostępną przestrzeń w magazynie oraz łatwiej wykryć ewentualne problemy, jak np. zbyt długie terminy zaopatrzenia, niska elastyczność procesów produkcji, zbędne towary na stanie itp. 

Przy obliczaniu właściwego poziomu zapasów poszczególnych produktów należy wziąć pod uwagę wiele różnych czynników – począwszy od charakterystyki produktów i wskaźnika rotacji zapasów, poprzez metody pracy w magazynie i stosowane systemy składowania, aż po wielkość zapasu maksymalnego i zabezpieczającego.

Niezbędna jest również dokładna znajomość popytu na konkretne artykuły oraz umiejętność prognozowania w dłuższej perspektywie czasu. Dzięki temu można wprowadzić strategię zaopatrzenia w oparciu o punkt zamawiania, czyli moment, w którym firma musi zakupić nowe materiały od dostawców, aby uniknąć braku zapasów w magazynie.

W logistyce stosuje się matematyczny wzór pozwalający obliczyć, w ile produktów i w jakich odstępach czasu należy się zaopatrzyć, aby utrzymać optymalny poziom zapasów. Jest nim tzw. formuła Wilsona, określana również skrótem EOQ (od ang. Economic Order Quantity – ekonomiczna wielkość zamówienia). Znając wielkość popytu, koszt realizacji poszczególnych zamówień oraz wydatki na magazynowanie jednostki ładunkowej w określonym przedziale czasu, można na podstawie tego wzoru dokładnie określić idealną wielkość zamówień i częstotliwość ich ponawiania.

Dlaczego tak istotne jest utrzymywanie właściwego poziomu zapasów?

Właściwy poziom zapasów zapewnia równowagę między sprawną obsługą bieżących zamówień a wydajnym magazynowaniem produktów. Poza tym ułatwia skuteczną kontrolę zapasów, umożliwia dokładniejszą identyfikowalność produktów i ogranicza ryzyko nagromadzenia zbędnych towarów.

W dobie logistyki 4.0 magazyny – zwłaszcza w handlu elektronicznym, branży spożywczej i przemyśle wytwórczym – wymagają elastycznych rozwiązań z uwagi na wysoki wskaźnik rotacji i konieczność przechowywania produktów w ściśle określonych warunkach. Utrzymanie optymalnego stanu zapasów pozwala zwiększyć wydajność procesów logistycznych, ograniczyć koszty magazynowania i uniknąć strat lub uszkodzenia przechowywanych towarów.

Określenie odpowiedniego stanu zapasów poszczególnych artykułów to pierwszy krok do wprowadzenia efektywnej strategii planowania logistycznego. Znając dokładnie wielkość popytu oraz specyfikę układu magazynu, można określić, jakie systemy składowania i transportu oraz jakie strategie załadunku i rozładunku regałów sprawdzą się najlepiej w danym przypadku.

Porady dotyczące poziomu zapasów 

Ścisłe przestrzeganie właściwego poziomu zapasów pozwala ograniczyć do niezbędnego minimum liczbę składowanych jednostek ładunkowych, co z kolei umożliwia lepsze wykorzystanie dostępnej przestrzeni w magazynie oraz sprawną wysyłkę zamówień. Poniżej przedstawiamy trzy wskazówki, które pomogą utrzymać odpowiedni poziom zapasów:

• Analiza i prognozowanie popytu na oferowane produkty – stosowanie wskaźników wydajności (KPI) w logistyce pozwala dokładnie określić częstotliwość wysyłek. Dzięki zgromadzonym danym dotyczącym działalności można precyzyjnie ustalić niezbędny poziom stanów magazynowych.
• Wyznaczenie punktów zamawiania – odpowiedni wzór pozwala wyliczyć na podstawie aktualnego popytu, ile towarów i z jaką częstotliwością należy zamówić u dostawców. Prawidłowe określenie punktów zamawiania z jednej strony pozwala obniżyć nakłady inwestycyjne oraz koszty składowania produktów, a z drugiej – zdecydowanie ograniczyć ryzyko wyczerpania zapasów. Wyliczenia można powtarzać cyklicznie w określonych odstępach czasu lub przeprowadzać na żądanie kierownika magazynu.
• Automatyzacja zarządzania zapasami – rezygnacja z ręcznego zarządzania na rzecz rozwiązań cyfrowych, takich jak oprogramowanie WMS, pozwala ograniczyć ryzyko pomyłek przy wyznaczeniu zapasu minimalnego, maksymalnego i zabezpieczającego. System WMS umożliwia automatyzację procesów składowania towarów, przygotowania zamówień i przydzielania artykułów do lokalizacji według kryteriów określonych przez kierownika magazynu.

Cyfrowa kontrola zapasów w czasie rzeczywistym

Stopniowe poszerzanie asortymentu i zwiększanie liczby kanałów dystrybucji (patrz. omnichannel) utrudnia sprawne zarządzanie zapasami. W związku z tym coraz więcej firm poszukuje skutecznych rozwiązań umożliwiających bieżące aktualizowanie oferty różnych punktów sprzedaży w oparciu o rzeczywiste stany magazynowe.

Wiele z nich sięga po zaawansowany informatyczny system magazynowy (WMS). Tego typu programy pozwalają automatycznie ewidencjonować zapasy, gromadzić informacje na temat popytu i na bieżąco śledzić magazynowane produkty.

System WMS kontroluje wszystkie etapy logistyczne (magazynowanie, zaopatrzenie, przygotowanie zamówień, zwroty itd.), pozwalając tym samym utrzymać optymalny stan zapasów i zapewnić maksymalną opłacalność w przeliczeniu na jednostkę ładunkową. Poza tym umożliwia bieżącą kontrolę zapasów i rejestruje wszystkie istotne informacje na temat zamówień. Dane te pozwalają trafnie określić aktualne trendy rynkowe i dokładnie zaplanować wielkość kolejnych dostaw poszczególnych produktów.

Właściwy poziom zapasów dzięki automatyzacji obliczeń

Utrzymywanie odpowiedniego poziomu zapasów umożliwia sprawne zarządzanie magazynem, redukcję kosztów składowania i racjonalizację procesów logistycznych. Niezbędne w dzisiejszych realiach rynkowych stopniowe poszerzanie asortymentu i wprowadzanie nowych kanałów dystrybucji może jednak znacząco utrudniać to zadanie.

Dlatego warto zainwestować w system do zarządzania magazynem, np. Easy WMS marki Mecalux, który automatycznie wylicza parametry niezbędne do określenia właściwego poziomu zapasu poszczególnych produktów. Jeżeli chcesz usprawnić zarządzanie magazynem w swoim przedsiębiorstwie i zapewnić maksymalną wydajność procesów logistycznych, koniecznie skontaktuj się z nami. Nasi specjaliści doradzą Ci, jak wybrać najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu.