Zaopatrzenie jako niezbędny element efektywnej obsługi

Zaopatrzenie jest związane ze stałym przepływem dostaw, materiałów oraz usług. Każda firma, zanim przystąpi do prowadzenia działalności, musi zgromadzić potrzebne do tego zasoby. Prawidłowe zarządzanie zapasami umożliwia efektywną organizację zaopatrzenia.

Przystępując do organizacji zaopatrzenia w magazynie, należy określić dwa podstawowe parametry: optymalny moment na złożenie zamówienia oraz niezbędne ilości poszczególnych produktów. W niniejszym artykule podpowiemy, jak je oszacować, przeanalizujemy cykl zaopatrzenia oraz wskażemy czynności związane z tym procesem.

Definicja zaopatrzenia

Zaopatrzenie można zdefiniować jako operację logistyczną, której celem jest dostarczenie towaru (surowców, półproduktów, wyrobów gotowych) do magazynu, centrum dystrybucyjnego, zakładu produkcyjnego lub sklepu w celu zapewnienia prawidłowego rozwoju działalności gospodarczej (produkcja, dystrybucja lub sprzedaż). Pojęcie zaopatrzenia jest kojarzone również z dostawą lub dostarczaniem zasobów.

W kontekście magazynu zaopatrzenie jest związane z tzw. punktem zamawiania. Gdy poziom zapasów danej pozycji asortymentowej spada poniżej wstępnie zdefiniowanego progu (określonego na przykład za pomocą formuły Wilsona), należy wówczas złożyć zlecenie zakupu lub odnowienia, aby uniknąć braku zapasów w magazynie, mogącego prowadzić do spadku sprzedaży lub nawet do zatrzymania produkcji. Z tego względu zarządzanie zaopatrzeniem ma kluczowe znaczenie dla prowadzonego biznesu.

Cykl zaopatrzenia

Cykl zaopatrzenia obejmuje wszystkie czynności od momentu dokonania zakupu lub złożenia zamówienia do chwili przyjęcia towarów w magazynie, fabryce czy sklepie.

Cykl ten może przebiegać w różnej formie w zależności od charakteru prowadzonej działalności – produkcyjnej/przemysłowej lub handlowej.

• Przedsiębiorstwo produkcyjne lub przemysłowe: cykl zaopatrzenia łączy magazyn z centrum produkcyjnym. Surowce są składowane na regałach do momentu, aż zostaną użyte na liniach produkcyjnych. Z kolei po przekształceniu surowca w gotowy produkt produkt ten jest składowany do czasu wysyłki.
• Przedsiębiorstwo handlowe: w tym przypadku cykl zaopatrzenia jest nieco uproszczony, ponieważ sprzedawany produkt nie wymaga żadnej obróbki. Firma kupuje i składuje wyroby gotowe do czasu wysłania ich do klienta docelowego, sklepu stacjonarnego lub innego magazynu.

Jakie czynności obejmuje proces zaopatrzenia?

W celu sprawnego przeprowadzenia procesu zaopatrzenia należy uwzględnić następujące czynności:

• Analiza potrzeb. Ma na celu określenie zasobów, które są potrzebne do prowadzenia działalności przez dany okres. Należy oszacować wymaganą ilość materiałów, liczbę dostaw oraz niezbędne usługi do wytworzenia lub sprzedaży danego produktu.
• Zakup. Transakcja umożliwiająca uzyskanie odpowiednich ilości zasobów i niezbędnych usług po uiszczeniu opłaty. Zasadniczą kwestią jest wybór dostawcy, który nie tylko zaoferuje konkurencyjną cenę, ale również zapewni wysoką jakość i terminowość dostaw. Decydujące znaczenie ma tutaj tzw. lead time.
• Przyjęcie i magazynowanie. Przyjęcie towaru odbywa się w dokach, po czym towar trafia na regały, gdzie jest składowany do czasu wystąpienia zapotrzebowania na liniach produkcyjnych lub złożenia zamówienia przez klienta. Składowane są również produkty gotowe po opuszczeniu zakładu produkcyjnego.
• Dostawa i wysyłka. Zakład produkcyjny musi być zaopatrywany w niezbędny towar celem zapewnienia ciągłości produkcji oraz uzupełnienia zasobów innego magazynu lub sklepu stacjonarnego. Wymaga to wysokiej efektywności: zapas nadmierny może spowodować powstanie wąskich gardeł, a jednocześnie zwiększyć koszty magazynowania.
• Zarządzanie zapasami. Wydajne zarządzanie zapasami w magazynie bezpośrednio przyczynia się do sprawnego przebiegu wszystkich czynności wchodzących w skład cyklu zaopatrzenia.

W procesie zaopatrzenia biorą udział różne działy firmy: od administracji i zakupów, których personel odpowiada za planowanie zakupu towaru, po logistykę – odpowiedzialną za wysyłkę towaru do klienta. Organizacja i koordynacja poszczególnych czynności mają kluczowe znaczenie dla osiągnięcia maksymalnej wydajności.

Problemy wynikające z nieefektywnego zarządzania zaopatrzeniem

W przypadku nieefektywnego zarządzania zaopatrzeniem istnieje ryzyko wystąpienia poważnych problemów. Są to najczęściej:

• Przerwy w dostawach lub brak zapasów w magazynie. Brak zasobów oznacza straty finansowe, ograniczenie wydajności lub, w najgorszym przypadku, zatrzymanie produkcji ze względu na brak niezbędnych surowców na liniach produkcyjnych. Zaleca się utrzymywanie zapasu zabezpieczającego stanowiącego rezerwę na wypadek wystąpienia nieprzewidzianych sytuacji związanych ze zmiennym zapotrzebowaniem, aby uniknąć w ten sposób braków towarowych.
• Zapas nieaktywny. Nadmierna ilość produktu, zalegająca w magazynie, zakupiona w wyniku błędnie oszacowanego zapotrzebowania. Towar z biegiem czasu starzeje się i generuje zbędne koszty magazynowania.
• Uzależnienie od dostawców. Możlwe, gdy proces zaopatrzenia firmy jest realizowany w trybie just-in-time. Zakup zasobów odbywa się stosownie do potrzeb, a zatem wszelkie nieprzewidziane zdarzenia po stronie dostawców mają wpływ na cały cykl zaopatrzenia.

Wszystkie problemy związane z nieefektywnymi procesami zaopatrzenia mają jedną wspólną konsekwencję: istotne zwiększenie kosztów prowadzenia działalności. Od prawidłowego zarządzania zaopatrzeniem zależy możliwość oferowania klientom lepszych cen, zagwarantowania wyższego poziomu usług oraz, co za tym idzie, większej konkurencyjności.

Zaopatrzenie przy pomocy WMS

Zarządzanie zaopatrzeniem można usprawnić za pomocą systemu WMS. Zapewnienie zorganizowanego i skoordynowanego funkcjonowania magazynu ma zasadnicze znaczenie dla efektywnego i rentownego zarządzania tym procesem.

WMS kontroluje poziom zapasów w zależności od przyjętej strategii zaopatrzeniowej: just-in-time — synchronizacja z produkcją lub zapewnienie zapasu zabezpieczającego.

Na przykład oprogramowanie Easy WMS firmy Mecalux oferuje moduł WMS do zarządzania produkcją, który zapewnia ciągłość zaopatrzenia linii produkcyjnych w surowce dzięki synchronizacji strefy buforowej surowca ze strefą buforową produktu końcowego. Oznacza to precyzyjne monitorowanie stanu surowców oraz ilości materiałów wykorzystywanych na poszczególnych etapach. Moduł ten służy między innymi do zarządzania BOM-em materiałowym, czyli pełnym wykazem surowców, części i narzędzi niezbędnych do wytworzenia określonego produktu.

Ponadto system ten jest połączony z oprogramowaniem MES, dzięki czemu nie tylko synchronizuje czynności prowadzone w magazynie z procesami produkcyjnymi w celu zapewnienia zaopatrzenia, ale również umożliwia śledzenie wszystkich procesów oraz poszczególnych artykułów w czasie rzeczywistym.

Zarządzanie zaopatrzeniem – sprzymierzeniec łańcucha produkcyjnego

Jednym z najistotniejszych zadań w całym łańcuchu dostaw jest efektywne zarządzanie zaopatrzeniem. Kontrola stanu magazynowego w celu utrzymania optymalnej ilości zapasów oraz częstotliwości zamówień dla zaspokojenia potrzeb łańcucha produkcyjnego jest zadaniem bardziej skomplikowanym, niż mogłoby się wydawać.

Mecalux opracował najlepsze rozwiązania logistyczne, zarówno w zakresie wyposażenia magazynowego, jak i oprogramowania, które umożliwią Ci efektywne zarządzanie zaopatrzeniem. Jeżeli chcesz w pełni wykorzystać zalety cyfryzacji procesów logistycznych, skontaktuj się z Mecaluxem. Pomożemy Ci znaleźć rozwiązanie najlepiej dostosowane do Twoich potrzeb.