Wpływ punktu zamawiania na zarządzanie magazynem

Punkt zamawiania (ROP od ang. reorder point) to moment, w którym firma musi zakupić nowe materiały od dostawców, aby uniknąć braku zapasów w magazynie.

Przy organizacji zaopatrzenia magazynu koniecznie należy rozpatrzyć dwie fundamentalne kwestie: kiedy złożyć nowe zamówienie oraz ile sztuk każdego produktu zamówić.

Odpowiedzi zależą od przyjętego modelu zarządzania zapasami. W niniejszym artykule przyjrzymy się bliżej koncepcji punktu zamawiania (reorder point).

Deterministyczne i probabilistyczne modele zarządzania zapasami

Jednym z najistotniejszych czynników warunkujących obliczenia przy zarządzaniu zapasami przedsiębiorstwa jest charakter popytu i jego zmienność. Wyróżniamy tu dwa podstawowe podejścia:

– Deterministyczne modele zarządzania zapasami:

Ta koncepcja opiera się na założeniu, że popyt jest znany i przewidywalny z uwagi na stałe tempo konsumpcji (choć w rzeczywistości zawsze występują pewne wahania zaburzające ten rytm). Popyt może być statyczny (stały w czasie) lub dynamiczny (z sezonowymi wzrostami i spadkami).

Przykładem takiego podejścia jest klasyczny wzór Wilsona, czyli jedna z najstarszych metod zarządzania zapasami. Jest to model całkowicie deterministyczny, ponieważ zakłada stały popyt na przestrzeni roku oraz niezmienność cen niezależne od wielkości zamówienia.

Ten i inne klasyczne modele zarządzania zapasami są bardzo łatwe do wdrożenia, ale ich największą wadą jest uproszczone podejście do popytu, które rozmija się z rzeczywistością rynkową.

– Probabilistyczne (stochastyczne) modele zarządzania zapasami:

W ujęciu probabilistycznym popyt podlega stałym przeobrażeniom, a jego wielkość można obliczyć i przewidzieć przy użyciu zmiennych w czasie funkcji prawdopodobieństwa.

Tak opracowane prognozy są bliższe rzeczywistości, ale wymagają przeprowadzenia bardziej skomplikowanych obliczeń, do których zazwyczaj wykorzystuje się specjalne oprogramowanie z zaawansowanymi funkcjami prognozowania popytu. Funkcje prawdopodobieństwa oparte na wynikach sprzedaży również mogą mieć stały lub sezonowo zmienny przebieg.

Rodzaj stosowanej metody przewidywania popytu ma bezpośredni wpływ na obliczenia punktu odnawiania zapasu.

Obliczanie punktu zamawiania przy uzupełnianiu zapasów

Wprowadzenie metody punktu zamawiania ma na celu osiągnięcie równowagi między kosztami inwestycji w towary a ryzykiem wyczerpania zapasów. Punkt może być wyznaczony okresowo (np. w konkretnym dniu tygodnia) lub podlegać bieżącym korektom.

Zazwyczaj stosuje się to drugie podejście z uwagi na większą elastyczność przy jednoczesnym uwzględnieniu różnorodności składowanych produktów oraz zmienności popytu w czasie.

Przy obliczaniu punktu odnawiania zapasu należy mieć na względzie następujące czynniki:

• Wyznaczony poziom zapasu zabezpieczającego chroniącego przed nagłym wyczerpaniem się produktów. Poziom ten zależy od przyjętych w przedsiębiorstwie standardów obsługi.
• Czas realizacji zamówienia przez dostawców (tzw. lead time) – czas, jaki zajmuje dostawcy obsługa zamówienia i wysyłka towarów. Pojęcie to może również określać czas potrzebny na wyprodukowanie danego asortymentu. Przy składaniu zamówień u różnych dostawców należy wziąć pod uwagę poszczególne czasy realizacji i wyznaczyć różne punkty ponownego zamówienia.
• Przewidywana konsumpcja produktu w wyznaczonym przedziale czasowym (zazwyczaj liczonym w dniach). Jak wykazano powyżej, przewidywania takie – niezależnie od tego, czy oparte na modelu deterministycznym czy probabilistycznym – mają istotne znaczenie dla obliczeń punktu ponownego zamówienia.

Wzór na punkt zamawiania przedstawia się następująco:

Punkt zamawiania (PZ) = zapas bezpieczeństwa + (średnia konsumpcja x lead time, czyli czas realizacji zamówienia przez dostawcę)

Rozpatrzmy to na konkretnym przykładzie. Dzienny popyt w przedsiębiorstwie (od poniedziałku do piątku) wynosi 500 sztuk, a czas dostawy (lead time) – 5 dni. Zapas bezpieczeństwa dla danego produktu ustalono na 100 sztuk. Po podstawieniu ww. wartości do wzoru otrzymujemy:

Punkt zamawiania (PZ) = 100 + (500 x 5) = 2600 sztuk

Oznacza to konieczność złożenia kolejnego zamówienia w momencie, gdy zapasy magazynowe spadną do 2600 sztuk. Dzięki temu będzie można zaspokoić popyt w czasie potrzebnym dostawcy na przesłanie nowych towarów.

Uproszczone przedstawienie punktu zamawiania

Punkty zamawiania z perspektywy magazynu – jak zapewnić ich dokładność?

Osiągnięcie punktu zamawiania uruchamia procedurę uzupełniania zapasów. Proces składania zamówień i przyjęcia towaru powinien być płynny i uwzględniać stan zapasów, aby uniknąć zaburzeń mogących negatywnie wpłynąć na pojemność magazynu oraz doprowadzić do zwiększenia nakładów finansowych na zaopatrzenie.

Wpływ działalności magazynu na dokładność obliczeń punktu zamawiania. Strategie ułatwiające zarządzanie zaopatrzeniem:

– Dbanie o wiarygodność danych dotyczących zapasów

W każdym obiekcie prowadzona jest cyfrowa ewidencja dostępnych towarów. System ERP jest najważniejszym źródłem tego rodzaju danych, z których korzystają pozostałe działy w przedsiębiorstwie.

Firma, w tym i magazyn, musi zatem zadbać o dokładność i aktualność tych informacji, aby nie dopuścić do obliczenia punktu zamawiania na podstawie błędnych danych, co mogłoby doprowadzić do poważnych zakłóceń w pracy.

Istotną zaletą stosowania systemu WMS w magazynie jest stała kontrola zapasów możliwa dzięki bieżącej rejestracji wszystkich operacji przeprowadzanych na towarach. To zdecydowanie ułatwia osobom odpowiedzialnym za logistykę i zakupy śledzenie stanów magazynowych i planowanie punktów zamawiania.

Dodatkowo systemy takie jak Easy WMS znacznie przyspieszają ewentualne inwentaryzacje, zapewniając przy tym ich większą dokładność.

– Kontrolowanie czasów realizacji zamówień przez dostawców i magazyn

Po osiągnięciu punktu zamawiania i złożeniu zamówienia, obok stopniowego ubywania dostępnych zapasów, zazwyczaj należy uwzględnić w systemie także nowo zakupione towary. Dla każdej pozycji asortymentowej (SKU) zwykle wyznacza się jeden punkt zamawiania.

Sytuacja może jednak skomplikować się przy stosowaniu strategii wielu dostawców, w której takie same towary są zamawiane u różnych podmiotów. Metoda ta pozwala zoptymalizować procesy zakupowe przy dużym zróżnicowaniu cenowym i różnych terminach dostawy zależnych od lokalizacji dostawcy.

W takich przypadkach należy zastosować bardziej zaawansowane metody obliczeniowe uwzględniające wielkość popytu i wyznaczyć kilka punktów zamawiania, np.:

• Pierwszy punkt zamawiania – od dostawcy, który ma dłuższe terminy realizacji, ale za to oferuje korzystniejsze ceny (wybór pod względem ekonomicznym).
• Drugi punkt zamawiania – od dostawcy oferującego najkrótsze terminy realizacji (lead time), np. od lokalnego podmiotu. Do takiego dostawcy zwracamy się w razie poważnego zagrożenia wyczerpania zapasów.

Przy wyznaczaniu punktów zamawiania należy wziąć również pod uwagę czas, jaki magazyn potrzebuje na przyjęcie dostawy.

W wypadku ograniczeń czasowych decydujące znaczenie dla uniknięcia wyczerpania zapasów ma zastosowanie oprogramowania do zarządzania magazynem, ponieważ:

• System pomaga ustalić priorytety zadań na podstawie parametrów logistycznych takich jak trasy transportu lub terminy dostaw.
• Ułatwia organizację przyjęcia towarów, kontrolę jakości i proces uzupełnienia stanów magazynowych.
• Umożliwia stosowanie strategii przeładunku kompletacyjnego, zwanej też cross-docking.

Elastyczność i szybkość reagowania jako najważniejsze czynniki dla optymalnego zarządzania magazynem

Po osiągnięciu punktu zamawiania jest uruchamiana procedura zaopatrzenia magazynu. Aby uniknąć gromadzenia nadmiernych zapasów, co mogłoby zakłócić prawidłowe działanie obiektu, należy odpowiednio dobrać terminy i ilości zamawianych towarów.

Doskonałym rozwiązaniem jest wdrożenie systemu do zarządzania magazynem, który zapewnia możliwość elastycznego dostosowania metod pracy i szybkie reagowanie.

Dzięki zastosowaniu modułu Supply Chain Analytics Software osoby odpowiedzialne za magazyn i logistykę mogą podejrzeć stan każdej operacji, w tym również informacje dotyczące punktów zamawiania, np.: panel klientów (odsetek produktów na stanie, liczbę zamówień oczekujących, liczbę terminowo zrealizowanych wysyłek, czas trwania cykli) lub pojemności magazynu (wykorzystanie dostępnych miejsc paletowych, wielkość obłożenia według typu lokalizacji, liczbę zapełnionych miejsc składowania według rodzaju produktu itp.).

Przekonaj się, jakie korzyści może przynieść Twojej firmie oprogramowanie do zarządzania magazynem. Skontaktuj się z nami, a szczegółowo zaprezentujemy Ci wszystkie funkcje systemu Easy WMS firmy Mecalux.