Advance shipping notice (ASN/EDI 856) – sprawne i bezbłędne przyjmowanie dostaw

Advance shipping notice (w skrócie ASN) to odpowiedź na konieczność eliminacji pomyłek przy przyjmowaniu dostaw, zwłaszcza w transakcjach B2B. Ten elektroniczny dokument zawierający szczegółowe dane na temat zawartości przesyłki pozwala zautomatyzować wymianę informacji między dostawcą i klientem, a w efekcie usprawnić proces odbioru towaru.

Z niniejszego artykułu dowiesz się, czym jest advance shipping notice, jakie zawiera informacje i w jaki sposób można go zintegrować z oprogramowaniem używanym w firmie.

Czym jest advance shipping notice?

ASN (zwane również advance shipment notification) to dokument elektroniczny przesyłany automatycznie przez oprogramowanie dostawcy do firmy lub magazynu docelowego natychmiast po nadaniu przesyłki. Sygnalizuje on klientowi, że zamówione towary są już w drodze i że powinien przygotować się do ich przyjęcia.

Usprawnia to cały proces logistyczny m.in. dzięki temu, że po przyjęciu dostawy w magazynie wystarczy zeskanować kod kreskowy, aby uzyskać wszystkie dane niezbędne do rejestracji (rodzaj produktu, liczba sztuk, dostawca, data wysyłki itd.). W ten sposób można zaoszczędzić wielu zbędnych formalności, takich jak analizowanie dokumentacji, wysyłanie zapytań czy ręczne wprowadzanie informacji do systemu.

Dokument jest wysyłany w formacie EDI (electronic data interchange – elektroniczna wymiana danych). Dzięki ustandaryzowanej postaci komunikaty EDI mogą być automatycznie odczytywane przez różne programy. Pozwala to zaoszczędzić czas i ograniczyć koszty, a przede wszystkim uniknąć błędów często występujących przy ręcznym zarządzaniu dokumentami.

ASN opiera się na różnych międzynarodowych standardach ogólnie przyjętych m.in. w handlu detalicznym i elektronicznym czy w branży motoryzacyjnej. Na przykład w Stanach Zjednoczonych obowiązuje standard EDI 856 (opracowany przez zespół X12 amerykańskiej organizacji normalizacyjnej ANSI). W pozostałych krajach najczęściej stosuje się standard DESADV, od Despatch advice message (w ramach zasad ONZ dla Elektronicznej Wymiany Danych w Administracji, Handlu i Transporcie UN/EDIFACT).

Awizacja stanowi krok naprzód w realizacji procesu dostaw, ponieważ klient otrzymuje z wyprzedzeniem pełny zakres informacji o nadchodzących towarach, co pozwala znacznie usprawnić procesy i wyeliminować pomyłki przy przetwarzaniu danych i zarządzaniu produktami.

Jakie informacje zawiera advance shipping notice?

W dokumencie ASN wyszczególnione są informacje dotyczące wysyłki oraz cech fizycznych produktu. Dane te pochodzą z oprogramowania WMS do zarządzania magazynem i z systemu ERP.

ASN zawiera m.in. następujące dane:

• Numer i data wysyłki
• Data i warunki dostawy
• Informacje dotyczące przesyłki (adresy, warunki transportu itd.)
• Szczegóły zamówienia (rodzaj i liczba towarów, numery seryjne i numery partii produktu itp.)
• Szczegóły dotyczące jednostek ładunkowych (sposób pakowania lub rodzaje opakowania itd.)
• Kod SSCC lub GS1-128, który usprawnia przyjmowanie dostaw.

Dzięki temu klient może skorzystać z identyfikowalności przebiegu realizacji zamówienia, dysponując szczegółowymi informacjami na temat nadanych towarów, w tym datą wysłania z magazynu i przewidywaną datą dostawy.

Zalety korzystania z advance shipping notice

Niektóre metody organizacji produkcji i składowania, jak np. just-in-time wymagają elastycznych rozwiązań logistycznych zapewniających szybkie przyjmowanie dostaw i ścisłą kontrolę stanu magazynowego, również tych artykułów, które są dopiero w drodze do magazynu. Oto najważniejsze korzyści stosowania ASN:

• Przejrzysty proces zamawiania – dokument elektroniczny daje firmie pełną kontrolę nad procesem realizacji zamówień, w tym możliwość sprawdzenia w każdej chwili miejsca i daty dostawy (co jest szczególnie ważne w przypadku przedsiębiorstw dysponujących kilkoma magazynami).
• Sprawniejsza obsługa wysyłek – ASN pozwala sprawdzić zgodność towarów z zamówieniem klienta, a tym samym uniknąć kosztownych pomyłek.
• Sprawniejsze przyjmowanie towaru do magazynu – pracownicy magazynu mogą z wyprzedzeniem przygotować się na dostawę, np. zaplanować optymalną liczbę personelu czy przygotować odpowiednią przestrzeń na rozładunek.

Podstawowym warunkiem wdrożenia ASN i korzystania z jego zalet jest cyfryzacja procesu zarządzania zapasami w centrum logistycznym. Do tego przede wszystkim niezbędny jest informatyczny system magazynowy (WMS), który gromadzi szczegółowe dane na temat posiadanych zasobów i wysyłki zamówień. System ERP z kolei może dostarczyć dodatkowe informacje na temat towarów (np. data ważności), które stanowią cenne uzupełnienie ASN. Tylko prawidłowa współpraca obu systemów może zapewnić płynną wymianę dokumentów advance shipping notice.

Generowanie i przesyłanie advance shipping notice

ASN to dokument elektroniczny, który można wygenerować i wysłać automatycznie zarówno z systemu WMS, jak i ERP.

Wyposażony w stosowne funkcje system WMS  – np. Easy WMS marki Mecalux – w magazynie odbiorcy potrafi przetworzyć informacje i zarezerwować okno dostawy oraz zarejestrować nowe produkty przed ich faktycznym otrzymaniem. Ponadto WMS pozwala wygenerować i wydrukować etykiety z danymi transportowanych towarów, które pracownicy nakleją na ładunki podczas przyjmowania dostawy.

Taki system pracy obowiązuje np. w nowym magazynie międzynarodowego przedsiębiorstwa z branży wyrobów medycznych Intersurgical w Wokingham w Wielkiej Brytanii. Działanie obiektu w pełni opiera się na awizacji dostaw: system ERP odbiera ASN z oprogramowania dostawcy i przesyła je do Easy WMS, który z kolei generuje i drukuje etykiety dla każdego produktu. Po przeprowadzeniu niezbędnych kontroli pracownicy naklejają gotowe etykiety na odpowiednie paczki.

Podobną metodę pracy wdrożono w nowym magazynie firmy Ixos cealco w Granollers (Hiszpania). Z uwagi na stałą współpracę z dostawcami z ponad 50 krajów, dział logistyki zdecydował się na wprowadzenie dokumentów ASN, aby poprawić wydajność procesów przyjmowania towaru. Teraz system ERP Ixos cealco z wyprzedzeniem zawiadamia Easy WMS o dostawach, ułatwiając pracownikom realizację rutynowych zadań.

ASN – sprawniejsza logistyka 4.0

Sprawna wymiana danych między nadawcą i odbiorcą towarów zapewnia wyższą wydajność procesów logistycznych w przedsiębiorstwie. Dzięki advance shipping notice pracownicy zajmujący się przyjmowaniem dostaw posiadają komplet informacji, który umożliwia im z odpowiednim wyprzedzeniem przygotować doki przeładunkowe i zarezerwować miejsce na nowe towary.

Ponadto rozwiązanie to zapewnia lepsze możliwości śledzenia produktów, zarówno przez nadawcę, jak i przez odbiorcę, który w każdej chwili może sprawdzić datę spodziewanej dostawy oraz jej lokalizację.

Jeżeli planujesz usprawnić logistykę swojego przedsiębiorstwa przy użyciu nowoczesnych rozwiązań cyfrowych, skontaktuj się z Mecaluxem. Oprogramowanie Easy WMS pozwoli Ci zwiększyć wydajność oraz wyeliminować błędy na każdym etapie procesu logistycznego.