System ERP: definicja, do czego służy i czym różni się od systemu WMS

Co to jest ERP? Wiele osób, które prowadzi firmy lub postanawia poszerzać swoją wiedzę w zakresie zarządzania działalnością biznesową, w pewnym momencie zadaje sobie to pytanie. System ERP jest akronimem angielskiego terminu „Enterprise Resource Planning”, który tłumaczy się jako „planowanie zasobów przedsiębiorstwa”. Jednak co to oznacza? Dlaczego to rozwiązanie informatyczne jest tak istotne dla działalności firm?

ERP można przyrównać do rdzenia przedsiębiorstwa, ponieważ umożliwia planowanie zadań i koordynowanie przepływu informacji pomiędzy różnymi działami firmy. Specyfika jego architektury – systemy te są budowane na zasadzie samodzielnych i funkcjonalnych modułów – sprawia, że łatwo jest dostosować go do aktualnych potrzeb przedsiębiorstwa, bez konieczności obciążania działalności (i finansów) firmy instalacją niepotrzebnych z punktu widzenia biznesowego rozwiązań.

W tym artykule postaramy się wyjaśnić, czym jest system ERP, do czego jest stosowany, w jaki sposób działa, a także wskażemy różnice pomiędzy ERP a systemem WMS, ponieważ obydwa rozwiązania są często ze sobą utożsamiane, chociaż ich zakres zadań jest zupełnie inny.

ERP: Definicja

ERP to rodzaj oprogramowania informatycznego, które ułatwia planowanie i realizację działalności przedsiębiorstwa w oparciu o pracę na wspólnej dla wszystkich obszarów firmy bazie danych. Pozwala to zoptymalizować zarządzanie procesami biznesowymi i zasobami firmy, a także zapewnić płynny przepływ informacji pomiędzy wszystkimi jej pracownikami

Dzięki korzystaniu ze wspólnej bazy danych wszyscy użytkownicy systemu mają dostęp – w zależności od uprawnień – do tych samych i aktualnych danych. Pozwala to zintegrować każdy obszar funkcjonowania firmy, niezależnie od tego czym się zajmuje – finanse, kadry, produkcja, zaopatrzenie, sprzedaż itd., itp. – i uniknąć sytuacji, w których w obiegu znajdują się inne dane dotyczące tego samego zagadnienia

Struktura ERP

Jak już wspominaliśmy system ERP ma strukturę modułową. Każdy z nich odpowiada za inny aspekt działalności przedsiębiorstwa. W ramach modułów zawarte są programy, za pomocą których przebiega obsługa realizowanych procesów i transakcji. Całość łączy wspólna baza danych, do której odwołują się wszystkie elementy systemu, umożliwiając zachowanie spójności w przepływie informacji.

Moduły ERP

Moduły w systemach ERP są projektowane z myślą o zarządzaniu konkretnymi aspektami działalności przedsiębiorstwa. Ich niezależność od siebie – działają jako samodzielne jednostki – umożliwia firmom zachowanie dużej elastyczności w dostosowaniu zawartości ERP do własnych potrzeb i możliwości finansowych. Poniżej prezentujemy przykłady modułów, które są wykorzystywane w systemach ERP.

- Moduły logistyczne

• Sprzedaż: narzędzia wykorzystywane w procesach sprzedaży, wysyłki i fakturowania towarów.
• Zaopatrzenie: zarządzanie procesami związanymi z dostawcami towarów, a także organizacja i dokumentacja czynności dotyczących realizacji zaopatrzenia.
• Magazynowanie: śledzenie i zarządzanie stanem magazynowym oraz centralizacja danych dotyczących wszelkich operacji magazynowych.
• Produkcja: planowanie czynności związanych z produkcją (zaopatrzenie w surowce, kontrola procesu produkcyjnego itp.).

- Moduły administracyjno-finansowe

• Finanse i księgowość: zarządzanie płynnością finansową przedsiębiorstwa oraz kwestiami dotyczącymi przychodów i wydatków firmy.
• Zarządzanie aktywami: gromadzenie informacji na temat aktywów firmy, zarządzanie inwestycjami w ich obszarze.

- Moduły przekrojowe

• Konserwacja: moduł blisko powiązany z logistyką, dotyczy planowania czynności konserwacyjnych stosowanych w firmie urządzeń.
• Kontrola jakości: weryfikacja realizowanych w firmie procesów pod kątem spełniania wymogów dotyczących ich jakości.
• Zarządzanie projektami: narzędzia ułatwiające prowadzenie projektów na każdym z ich etapów.
• Kadry: zarządzanie personelem pracowniczym, zatrudnieniem, określaniem zapotrzebowania na pracowników, organizacja szkoleń, zarządzanie płacami itp.

ERP i WMS: główne różnice pomiędzy systemami

Systemy ERP i WMS często mylone są jako tożsame pojęcie. Może wydawać się, że moduły logistyczne wchodzące w skład ERP wykonują zadania systemu WMS, jednak obydwa rozwiązania realizują różne cele i zajmują się innymi kwestiami dotyczącymi procesów magazynowych.

System WMS jest odrębnym oprogramowaniem, które może pełnić rolę modułu w strukturze ERP (warto zwrócić uwagę, że jest to relacja jednostronna – ERP nie może być „częścią” systemu zarządzania magazynem, zawsze będzie instancją nadrzędną). WMS jest zaprojektowany z myślą o zarządzaniu operacjami przeprowadzanymi w magazynie – optymalizacją i organizacją przepływów towarów, planowaniem ich rozmieszczenia na regałach, najogólniej mówiąc wszystkimi czynnościami związanymi z obsługą ładunków. Z kolei funkcje ERP w tym zakresie ograniczają się do zadań związanych z kontrolą stanu zapasów.

System ERP może być stosowany w przedsiębiorstwie bez wykorzystania systemu WMS, jednak dopiero połączenie obydwu rozwiązań zapewni firmom pełną kontrolę nad łańcuchem dostaw. Jako przykład współpracy i komplementarności obydwu systemów może posłużyć obsługa kodów SKU. Są one rejestrowane i przechowywane w bazie danych ERP, natomiast system WMS wykorzystuje te informacje do organizacji i optymalizacji sposobu rozmieszczenia ładunków lub planowania procesu kompletacji.

Aby lepiej zobrazować różnicę pomiędzy obydwoma systemami ERP i WMS, przygotowaliśmy poniższe zestawienie. Prezentuje ono proces przebiegu obsługi produktu od jego zakupu do momentu sprzedaży z podziałem na zadania, które są udziałem ERP lub WMS.

Powyższa tabelka pokazuje przebieg przykładowego procesu o niskim poziomie skomplikowania. System WMS umożliwia realizację znacznie bardziej zaawansowanych operacji logistycznych, na przykład:

• Zarządzanie zamówieniami zgodnie ze metodą cross-docking.
• Nadzorowanie przeprowadzania ścisłej kontroli jakości, czego przykładem jest magazyn firmy Steris przeznaczony do sterylizacji produktów.

System zarządzania magazynem WMS jest niezbędnym narzędziem w przypadku firm, które obsługują złożone procesy logistyczne w zakresie przepływów towarów. Ścisła współpraca pomiędzy systemami WMS i ERP oraz zalety z niej wynikające pozwolą uzyskać najwyższą jakość i wydajność pracy.

Więcej informacji o systemie WMS można znaleźć w naszym artykule „Co to jest WMS?”.

Zalety systemu WMS w porównaniu do modułów ERP odpowiedzialnych za zarządzanie magazynem

Wielu producentów systemów ERP projektuje specjalne moduły, których zadaniem jest emulacja działania systemu WMS. Jednak system zarządzania magazynem zaprojektowany od podstaw jako samodzielne narzędzie, które może współpracować z ERP, oferuje przedsiębiorstwu znacznie więcej korzyści. Oto kilka zalet, dzięki którym zaprojektowany przez Mecalux system Easy WMS wyróżnia się na tle standardowych modułów tego typu w systemach ERP:

• Wysoki poziom specjalizacji: system Easy WMS może wspierać przeprowadzanie ponad 75 różnego rodzaju zadań.
• System z myślą o sprecyzowanym celu: dysponuje rozwiązaniami przeznaczonymi dla konkretnych branż i sektorów przemysłu
• Elastyczność integracji: Easy WMS jest kompatybilny z każdego rodzaju systemem ERP, oprogramowaniem i sprzętem komputerowym, w tym z terminalami radiowymi i rozwiązaniami pick-by-voice, pick-to-light i put-to-light.
• Wielość opcji konfiguracji: Easy WMS cechuje się dużymi możliwościami personalizacji funkcjonalności do potrzeb specyfiki pracy danego magazynu.

ERP i WMS, czyli znaczenie integracji systemów

Synergia systemów ERP i WMS jest niezbędnym rozwiązaniem dla firm logistycznych na współczesnym rynku. Coraz większa złożoność wykonywanych operacji w związku z rozwojem przedsiębiorstwa, zwiększająca się liczba kanałów sprzedażowych (omnichannel), rozwój branży e-commerce i konieczność obsługi dużej liczby referencji, to tylko niektóre z wyzwań, przed jakimi stają firmy. Odpowiednie wykorzystanie dostępnych rozwiązań informatycznych może przyspieszyć podejmowanie biznesowych decyzji, wydajniej organizować działanie łańcucha dostaw czy ułatwić i usprawnić komunikację oraz przepływ informacji wewnątrz firmy, a w konsekwencji zapewnić lepsze wyniki finansowe.

Jeśli szukasz możliwości zwiększenia potencjału przedsiębiorstwa i chcesz uzupełnić stosowany system ERP o skuteczne i przyjazne użytkownikowi oprogramowanie WMS – skontaktuj się z nami. Firma Mecalux ma wieloletnie doświadczenie w integracji autorskiego systemu zarządzania magazynem Easy WMS z każdym dostępnym systemem ERP na rynku. Nasi eksperci z przyjemnością udzielą Ci pomocy.