Znaczenie kontroli stanu magazynowego

Kontrola stanu magazynowego, czyli pozyskiwanie bieżących informacji na temat zapasów zgromadzonych w magazynie, to proces o zasadniczym znaczeniu dla prawidłowego przebiegu czynności logistycznych, który ma bezpośredni wpływ na poziom satysfakcji klientów.

Łatwo wyobrazić sobie frustrację klienta zmuszonego do wielotygodniowego oczekiwania na dostarczenie złożonego w internecie zamówienia ze względu na brak zapasów. Taka sytuacja może się zdarzyć w wyniku niewłaściwego zarządzania stanem magazynowym, a jej konsekwencje mogą nie tylko zaszkodzić reputacji firmy, ale również prowadzić do zwiększenia kosztów logistycznych i utraty przyszłych sprzedaży.

W niniejszym artykule wyjaśniamy, czym jest kontrola stanu magazynowego oraz dlaczego jest to kluczowy element łańcucha dostaw każdej firmy. Przedstawiamy również zalety systemu WMS do zarządzania magazynem jako narzędzia wspierającego kontrolę stanu zapasów, umożliwiającego monitorowanie ładunków w czasie rzeczywistym oraz optymalizację przepływów.

Co to jest kontrola stanu magazynowego?

Kontrola stanu magazynowego to czynność polegająca na organizowaniu i nadzorowaniu ładunków przyjmowanych i wydawanych w magazynie. Celem tego procesu jest sporządzenie bilansu artykułów przyjętych oraz wydanych, aby określić w ten sposób liczbę dostępnych sztuk poszczególnych pozycji asortymentowych.

Czynność ta ma istotne znaczenie dla firm oferujących obszerny katalog produktów, takich jak koncern sportowy Decathlon. W magazynie firmy w Northampton (Wielka Brytania), znajdują się regały półkowe dostarczone przez firmę Mecalux. Koncern ten zarządza 35 000 pozycji asortymentowych o różnym poziomie rotacji oraz różnych rozmiarach (obuwie sportowe, czepki pływackie, odzież techniczna itp.). Jednocześnie firma codziennie wysyła bardzo wiele zamówień: 3000 dla klientów online i ok. 50 000-60 000 artykułów do sklepów stacjonarnych na terenie Wielkiej Brytanii. Jak zarządzać zaopatrzeniem tylu produktów i kompletacją tak dużej liczby zamówień? Niezbędna jest kontrola stanu magazynowego.

Kontrola stanu magazynowego ma dwa zasadnicze cele: uniknąć braku zapasów w magazynie uniemożliwiającego szybką obsługę zamówień klientów oraz zapasu nadmiernego, który pociąga za sobą dodatkowe koszty magazynowania.

W celu zapewnienia prawidłowego zarządzania ładunkami w pierwszej kolejności należy zająć się prognozowaniem popytu, co wymaga znajomości zmiennych potrzeb rynku oraz sezonowości produktów, aby utrzymać prawidłowy poziom zapasów w magazynie. Mając to wszystko na uwadze, można określić liczbę produktów niezbędnych do prowadzenia działalności i z wyprzedzeniem zorganizować pracę magazynu.

Dlaczego warto prowadzić kontrolę stanu magazynowego

Wskazaliśmy już cel kontroli zapasów, jakim jest zapewnienie niezbędnej liczby towarów do prowadzenia działalności. Przeanalizujmy teraz, dlaczego należy nadać szczególny priorytet tej czynności:

• Konkurencyjność. Znając stan ładunków oraz ich lokalizację w magazynie, kompletacja zamówień przebiega dynamiczniej i bez zakłóceń.
• Spełnienie oczekiwań klienta. Wraz z poprawą usług magazynowych wzrasta poziom satysfakcji klientów. Szybkie, terminowe i bezbłędne dostawy zwiększają zaufanie klientów, którzy częściej decydują się na ponowne zakupy.
• Większa płynność. Kontrola stanu magazynowego przyczynia się do równoważenia kosztów i zapewnienia płynności finansowej przedsiębiorstwa. Dzięki sprzedaży magazynowanych produktów firma odzyskuje zainwestowane środki, dzięki którym reguluje swoje zobowiązania w taki sposób, aby uzyskać odpowiedni bilans księgowy.
• Ograniczenie kosztów. Optymalne zarządzanie stanem magazynowym zapobiega gromadzeniu zapasu nadmiernego oraz starzeniu się produktów, których nie udaje się sprzedać. Ponadto odpowiednia dystrybucja ładunków umożliwia optymalizację przestrzeni magazynowej (np. zamiast dwóch hal magazynowych wykorzystywana jest tylko jedna, w której składowane są artykuły niezbędne). Dzięki temu można zredukować koszty magazynowania.

Jak prowadzić kontrolę stanu magazynowego

Kontrola stanu magazynowego polega na prowadzeniu ewidencji przyjęć i wydań towaru z magazynu, w tym na zliczaniu zapasów w celu ustalenia dokładnej liczy produktów dostępnych w danym momencie. Można tę czynność wykonywać ręcznie, korzystając z kartki i ołówka. Operatorzy drukują wówczas listę katalogową produktów zgromadzonych w magazynie i przemierzają korytarze, licząc artykuły składowane w poszczególnych lokalizacjach. Następnie zapisują w systemie zanotowane ilości (np. w arkuszu Excel). Taka ręcznie prowadzona kontrola nosi nazwę spisu z natury.

Jednak ręczne wykonywanie czynności pociąga za sobą bardzo wysokie ryzyko wystąpienia błędów (podczas lokalizowania artykułów, ich podliczania, zapisywania liczb na papierze, wprowadzania danych do systemu itd.). Ryzyko to jest tym większe, im więcej produktów liczy katalog firmy.

Ponadto w przypadku fizycznej inwentaryzacji zapasów w magazynie firma otrzymuje bardzo ograniczony obraz stanu magazynowego. Działalność firmy nie zostaje wstrzymana, zatem po podliczeniu produktów do magazynu nadal przyjmowane są kolejne towary i wysyłane są dalsze zamówienia. Oznacza to, że bardzo szybko inwentaryzacja staje się nieaktualna.

W związku z tym transformacja cyfrowa w logistyce oraz włączenie nowych rozwiązań technologicznych, między innymi na etapie magazynowania, kompletacji zamówień lub transportu, zapewnia większą pewność i rzetelność przeprowadzonej inwentaryzacji. Technologie nie tylko ułatwiają kontrolę stanu zapasów, ale również zwiększają jej precyzję.

Oprogramowanie do kontroli stanu magazynowego

Najbardziej zalecanym rozwiązaniem jest system WMS do zarządzania magazynem, np. Easy WMS firmy Mecalux, który umożliwia sprawowanie ścisłej kontroli nad stanem zapasów. System ten wskazuje liczbę dostępnych zapasów, ich pochodzenie, lokalizację i przeznaczenie. Zapewnia to ciągłą inwentaryzację zapasów aktualizowaną w czasie rzeczywistym.

Jest to możliwe dzięki odpowiedniemu etykietowaniu towaru. Od chwili przyjęcia w magazynie ładunki zostają opatrzone etykietą w celu zapewnienia bezbłędnej identyfikowalności każdego produktu.

Następnie system WMS przypisuje poszczególnym produktom lokalizację, uwzględniając szereg różnych parametrów, takich jak cechy produktu lub poziom rotacji. Prawidłowa dystrybucja ładunków zapewnia większą płynność operacji. Pozwala to na przykład zoptymalizować trasę operatorów odpowiedzialnych za kompletację zamówień tak, aby pokonywali możliwie jak najkrótsze odległości i szybciej wykonywali swoją pracę.

Monitorowanie zapasów

Firmy konkurują ze sobą o miano lidera w swoim sektorze. W tym celu muszą oferować sprawną i bezbłędną obsługę logistyczną wysokiej jakości po jak najniższych kosztach. Kontrola stanu magazynowego odgrywa tutaj zasadniczą rolę, ponieważ brak zapasów w magazynie oznacza utratę sprzedaży, skargi ze strony klientów, wydatki związane z zarządzaniem, a w efekcie utratę przewagi konkurencyjnej.

Cyfryzacja to idealne rozwiązanie, ponieważ zapewnia ścisłą kontrolę zapasów w magazynie. Umożliwia rejestrację przyjęć i wydań ładunków w magazynie i ułatwia zliczanie dostępnych w nim artykułów.

Oprogramowanie do zarządzania magazynem, takie jak Easy WMS firmy Mecalux, to niezawodne narzędzie zapewniające kontrolę stanu magazynowego. Oprogramowanie jest wykorzystywane w ponad 900 obiektach logistycznych firm ze wszystkich sektorów, wśród których znajdują się przedsiębiorstwa z sektora handlu detalicznego, e-commerce, 3PL, technologii i elektroniki, motoryzacji, przemysłu spożywczego i farmaceutycznego. Skontaktuj się z nami, a przedstawimy Ci charakterystykę naszego oprogramowania i pokażemy, w jaki sposób może ono poprawić wydajność Twojej działalności.