Centrala zakupowa IXOS cealco digitalizuje logistykę, aby zapewnić sprawną obsługę

Długa historia i szereg zmian

Centrala zakupowa IXOS cealco powstała w 1977 roku w Hiszpanii poprzez połączenie się grupy hurtowni z branż wodno-kanalizacyjnej, klimatyzacyjnej i grzewczej. Jej działalność polega na zakupie, magazynowaniu i dostarczaniu produktów firmom tworzącym grupę.

IXOS cealco zrzesza wielu wspólników i dostawców. Niektóre z firm należących do grupy posiadają ponad stuletnie doświadczenie, którego owocem jest bogaty zasób wiedzy. Dzięki temu IXOS cealco jest w Hiszpanii liderem w dystrybucji artykułów hydraulicznych i grzewczych.

W ostatnich latach grupa IXOS cealco wprowadziła w swojej działalności wiele zmian. Należą do nich stworzenie własnej marki (Concept), która obejmuje bogatą ofertę ponad 1000 produktów wykorzystywanych w instalacjach hydraulicznych i klimatyzacyjnych, a także wkroczenie na rynki takich państw jak Niemcy, Francja, Belgia i Polska za pośrednictwem grupy EDT. EDT to największa w Europie organizacja reprezentująca niezależnych dystrybutorów artykułów sanitarnych i grzewczych.

Kolejna zmiana to rozpoczęcie jednego z najambitniejszych dotychczas przedsięwzięć grupy: uruchomienie w całej Hiszpanii sieci sklepów pod szyldem IXOS.

Manuel Hervás, Kierownik ds. Logistyki, wyjaśnia, na czym polega ambitny i pracochłonny projekt IXOS: „Otwierając sklepy, wykorzystujemy całe know-how, jakie zgromadziliśmy w trakcie swojej działalności jako centrala zakupowa. Naszą ideą jest być bliżej klientów oraz pomagać im szybciej i efektywniej”.

Integracja systemów WMS i ERP

W Granollers, mieście położonym w odległości 26 km od Barcelony, IXOS cealco posiada magazyn o powierzchni 5000 m², w którym składuje 5000 pozycji asortymentowych. Jest to magazyn wielokanałowy, który zaopatruje zarówno sklepy sieci IXOS, jak i 93 punkty sprzedaży podmiotów należących do grupy. Obecnie sieć liczy siedem sklepów zlokalizowanych w północnej części Hiszpanii (pierwszy otwarto w 2019 roku w Vitorii, a w 2020 roku miało miejsce otwarcie trzech sklepów w Kraju Basków i trzech w Nawarze). W najbliższych miesiącach firma planuje uruchomienie kolejnych.

Magazyn składa się z dwóch hal. W głównej, która jest większa, składowana jest większość produktów (przeważnie towar spaletyzowany i rury o długości 5–6 m). Sąsiaduje z nią mniejsza hala, gdzie przygotowuje się zamówienia na mniejsze produkty.

Wraz z otwarciem sklepów IXOS zwiększyła się złożoność procesu logistycznego. Teraz magazyn nie tylko obsługuje dużo bardzo zróżnicowanych produktów, lecz także realizuje więcej zamówień zarówno dla sklepów stacjonarnych, jak i dla partnerów IXOS cealco. Dlatego grupa stanęła przed koniecznością zmodernizowania i usprawnienia działań w obszarze logistyki.

Dotychczas nad prawidłowym funkcjonowaniem łańcucha dostaw czuwały systemy informatyczne Sage X3 i Microsoft Dynamics NAV. Oba posiadają możliwości obsługi codziennej pracy magazynu jedynie w najbardziej podstawowym zakresie, przykładowo: monitorowanie przyjęć i wydań towaru, przygotowywanie ograniczonej liczby zamówień itp. Wraz ze wzrostem tych wartości firma musiała zmodyfikować procesy.

Z tego względu poszukiwano bardziej rozbudowanego i zaawansowanego systemu, który przyczyniłby się do zwiększenia wydajności magazynu. „Zaczęliśmy wówczas poważnie myśleć o wdrożeniu jakiegoś systemu zarządzania magazynem, który cieszy się uznaniem na rynku” – wspomina Manuel Hervás.

Kierownik ds. Logistyki w IXOS cealco dodaje: „Naszym priorytetem była możliwość łatwego zintegrowania systemu WMS z systemem ERP oraz dostosowania go do zmian zachodzących w naszej firmie. Ten magazyn jest pierwszym obiektem w projekcie IXOS, ale w przyszłości zamierzamy otworzyć więcej sklepów i magazynów i chcielibyśmy wszystkie je tak samo łatwo połączyć”.

Po przeanalizowaniu wielu ofert firma wybrała Easy WMS, opracowany przez Mecalux system zarządzania magazynem. „Polecono go nam, ponieważ jego możliwości i funkcjonalności mogły spełnić nasze obecne i przyszłe potrzeby. Przekonaliśmy się o tym, widząc, że system ten można bez problemu zintegrować z naszym ERP Sage X3” – wyjaśnia Manuel Hervás.

Celem integracji było zapewnienie stałej i dwukierunkowej komunikacji systemów WMS i ERP firmy IXOS cealco. Dzięki temu systemy te przesyłają sobie dane i informacje, co przekłada się na zwiększenie wydajności magazynu.

Optymalizacja operacji magazynowych

W magazynie firmy IXOS cealco główny nacisk kładzie się na dwa etapy procesu magazynowego: przyjęcia towaru oraz przygotowywanie i wysyłkę zamówień.

Easy WMS optymalizuje je na dwa sposoby. Pierwszy polega na stałym monitorowaniu stanu magazynowego w celu uniknięcia braków, które skutkowałyby przestojem w realizacji zamówień. Drugi sposób to przekazywanie ośmiu operatorom instrukcji wykonania kolejnych zadań oraz wytyczanie tras po magazynie tak, aby pokonywali jak najmniejsze odległości.

Aby komunikować się z systemem w czasie rzeczywistym, operatorzy używają terminali radiowych. „Nasz zespół pracuje w ten sposób już od lat. Kiedy zdecydowaliśmy się wdrożyć Easy WMS, kładliśmy nacisk na intuicyjność i łatwość użytkowania” – wskazuje Kierownik ds. Logistyki.

Przyjęcia towaru
Manuel Hervás wylicza, iż: „Easy WMS pomógł nam zwłaszcza w udoskonaleniu etapu przyjęć towaru, dzięki czemu zwiększyliśmy efektywność i szybkość tej operacji, angażując tę samą liczbę pracowników”. Do magazynu każdego dnia trafia od 50 do 60 palet od dostawców z Hiszpanii, ale również z innych krajów, takich jak Włochy, Niemcy i Bułgaria.

ERP z wyprzedzeniem informuje Easy WMS, jakie produkty zostaną dostarczone, a podczas przyjęcia towaru operatorzy sprawdzają, czy niczego nie brakuje. Jest to tak zwana awizacja dostawy (Advanced Shipping Notification, ASN). Przyjęcie towaru na podstawie awizacji minimalizuje ryzyko błędów.

Na 25% palet znajduje się tylko jedna pozycja asortymentowa. Są one zaopatrzone w etykietę, którą operator musi odczytać za pomocą terminala radiowego, aby system WMS rozpoznał produkt.

Do magazynu są również przyjmowane pojedyncze produkty oraz palety zawierające różne pozycje asortymentowe, które po dokonaniu identyfikacji należy umieścić na paletach zgodnie ze wskazówkami systemu Easy WMS.

Po zidentyfikowaniu wszystkich produktów system WMS wyznacza dla nich miejsca składowania na podstawie cech i poziomu popytu. „Magazynowanie towaru odbywa się według zasady FIFO (first in, first out). Choć niewiele naszych produktów ma określony termin przydatności i tak staramy się, aby były wydawane w kolejności, w jakiej zostały przyjęte do magazynu” – wyjaśnia Manuel Hervás.

Niektóre z przyjmowanych produktów są od razu wysyłane do odbiorców, z pominięciem etapu składowania. Jest to tak zwany cross-docking, metoda zarządzania ładunkami, która pozwala usprawnić dystrybucję i zapewnia oszczędność powierzchni magazynowej. Korzysta się z niej, gdy przyjęty towar jest częścią oczekującego zamówienia.

Specjalizacja według produktów i zamówień
ERP przekazuje Easy WMS również informacje o zamówieniach, które należy przygotować i wysłać. Każdego dnia z magazynu jest wysyłanych 35–40 zamówień składających się średnio z 30–35 pozycji. Łącznie zajmują one ok. 60 palet, których transport wymaga ponad dwóch ciężarówek.

Operatorzy są wyspecjalizowani w rodzajach produktów, obsługiwanych strefach magazynu i sprzęcie wykorzystywanym w pracy, np. operator, który przygotowuje zamówienia na rury, zajmuje się pobieraniem i przemieszczaniem tylko tych produktów. Easy WMS wysyła każdemu operatorowi spersonalizowane polecenia z uwzględnieniem jego lokalizacji w magazynie, a tym samym artykułów znajdujących się w jego pobliżu.

Podczas jednego przebiegu po magazynie operator kompletuje równocześnie kilka zsumowanych zamówień. Jeśli zamówienie składa się z produktów znajdujących się w różnych strefach magazynu, a jest tak w większości przypadków, wówczas przygotowuje je kilku operatorów. Następnie zamówienia trafiają do strefy konsolidacji.

W tym obszarze produkty wchodzące w skład tego samego zamówienia są układane na palecie, która jest owijana folią, zaopatrywana w etykietę i kierowana na rampę załadunkową, gdzie oczekuje na transport.

Podczas załadunku ciężarówek WMS wskazuje operatorom, które palety należy umieścić, w którym pojeździe i w jakiej kolejności. Na przykład towar, który będzie dostarczany najwcześniej, jest załadowywany na końcu.

Skok jakościowy w zarządzaniu magazynem

Centrala zakupowa IXOS cealco zdecydowała się wdrożyć oprogramowanie magazynowe Easy WMS, aby jej łańcuch dostaw stał się bardziej elastyczny. Dzięki temu systemowi może nie tylko z powodzeniem kontynuować swoją działalność i zaopatrywać firmy należące do grupy, ale również rozwijać się i dostosowywać do zmieniających się wymogów rynku.

Przejście w zarządzaniu magazynem z systemu ERP na system WMS pozwoliło zwiększyć wydajność wszystkich odbywających się w nim procesów. „Oprogramowanie to jest dostosowane do naszego sposobu pracy i specyfiki magazynu” – podkreśla Kierownik ds. Logistyki w IXOS cealco.

Po wprowadzeniu ulepszeń w zakresie zarządzania magazynem firma rozważa inwestycję w zapewnienie lepszej kontroli nad dostępnością towaru w swoich sklepach. W tym celu zamierza wdrożyć moduł Store Fulfillment, który umożliwia koordynację procesów odbywających się w sklepach i w magazynie oraz dokonywanie przesunięć towaru bez ryzyka pomyłek.

Easy WMS to narzędzie informatyczne opracowane z myślą o potrzebach każdego przedsiębiorstwa, dzięki czemu obieg ładunków w magazynie IXOS cealco odbywa się płynnie, zapewniając sprawną realizację zamówień odbiorców.

Manuel Hervás – Kierownik ds. Logistyki w firmie IXOS cealco
„Jedną z najważniejszych cech systemu Easy WMS jest łatwość jego integracji z wykorzystywanym przez nas systemem ERP Sage X3. Ponadto oprogramowanie to w prosty sposób zostało dostosowane do naszych potrzeb i usprawniło efektywność operacji logistycznych. Teraz jesteśmy w stanie sprostać wszelkim zmianom w naszej działalności, takim jak otwarcie kolejnych sklepów i magazynów”.

Korzyści dla firmy IXOS cealco

• Adaptowalny system: Easy WMS można z łatwością dostosować do trendów rynkowych i zmian, których IXOS cealco może doświadczyć w przyszłości, przykładowo otwarcie nowych sklepów.
• Integracja z systemem ERP: Easy WMS został zintegrowany z Sage X3 firmy IXOS cealco. Oba systemy wymieniają dane w celu optymalizacji pracy magazynu.
• Wiele pozycji asortymentowych: Easy WMS monitoruje w czasie rzeczywistym stan magazynowy asortymentu liczącego 5000 produktów o różnych cechach.
• Dystrybucja wielokanałowa: Easy WMS kieruje kompletacją zamówień dla punktów sprzedaży firm należących do IXOC cealco oraz dla jej własnej sieci sklepów.