Zalety automatycznej kontroli przyjęć i wydań ładunków w magazynie

Celem kontroli przyjęć i wydań ładunków jest precyzyjne określenie wahań stanu zapasów. Działanie to dostarcza dokładnych informacji na temat przepływu towarów oraz pozwala na ocenę organizacji rozmieszczenia ładunków w magazynie i wydajności jego pracy.

W naszym artykule dokonujemy szczegółowej analizy sposobu sprawowania skutecznej kontroli nad całym procesem w celu utrzymania wysokiej jakości obsługi. Omawiamy też zalety zastosowania systemu zarządzania magazynem w zakresie rejestracji przepływu produktów.

Wyzwania związane z kontrolą nad przyjęciami i wydaniami ładunków

Sprawowanie właściwego nadzoru nad przebiegiem przyjęć i wydań ładunków w magazynie jest skomplikowanym zadaniem, zwłaszcza w przypadku stosowania rozwiązań obsługiwanych ręcznie (na przykład narzędzi typu Microsoft Excel).

Oto kilka najczęściej napotykanych problemów:

• Niejednolita lub nieprecyzyjna rejestracja ładunków.
• Niespójności między danymi dotyczącymi stanu magazynowego widocznymi w systemie a zapasami fizycznie zgromadzonymi w magazynie.
• Brak ujednoliconego systemu kodowania wszystkich pozycji asortymentowych.
• Błędy w zestawieniach informacji na temat zapasów wykorzystywanych przez całą firmę, utrudniające zarządzanie zaopatrzeniem z poziomu zlecania zakupów.

Rozwiązaniem dla większości błędów obserwowanych w zakresie kontroli przyjęć i wydań ładunków jest zastosowanie oprogramowania do zarządzania magazynem zapewniającego automatyczną rejestrację danych w systemie i organizację całego procesu.

Systemy klasy WMS są integrowane z urządzeniami wykorzystywanymi do identyfikacji towarów (np. skanerami czy terminalami radiowymi), umożliwiając wykonywanie zadań w zoptymalizowany i uporządkowany sposób.

Korzyści wynikające z automatyzacji przyjęć i wydań ładunków w magazynie

Do omówienia zalet płynących z wykorzystania oprogramowania magazynowego pod kątem kontroli przyjęć i wydań ładunków posłużymy się przykładem programu Easy WMS firmy Mecalux.

- Dokładniejsze monitorowanie przyjęć za pomocą systemu zarządzania magazynem

Jak wspominaliśmy w naszym artykule poświęconym przyjmowaniu towaru do magazynu, wykonywanie tej operacji obejmuje kilka różnych etapów, na które składają się: fizyczne przepływy towaru, czynności związane z weryfikacją dokumentów oraz inne zadania wykonywane przez operatora, między innymi etykietowanie.

Jednak w rzeczywistości każdemu odbiorowi towaru towarzyszy ogromny wachlarz możliwości. Podczas realizacji tego procesu logistycznego mogą pojawić się następujące pytania: jakie czynności należy wykonać w celu wprowadzenia wielu pozycji asortymentowych? Jakie kroki podjąć w sytuacji nieplanowanego przyjęcia towaru, aby uniknąć powstania wąskiego gardła? A co w przypadku takich sytuacji jak cross-docking albo zwrot towaru?

Dzięki systemowi zarządzania magazynem obiekt jest przygotowany do sprawnego działania w każdej sytuacji i utrzymania stałej kontroli nad przyjęciami i wydaniami ładunków. Oprogramowanie może zostać zintegrowane z systemami odpowiedzialnymi za przesyłanie informacji na etapie kontroli przyjęć. Najczęściej wykorzystywane są następujące urządzenia:

• Stanowiska kontroli przyjęć (PIE): w wielu magazynach automatycznych kontrolę ładunków przychodzących i wychodzących sprawuje się przy minimalnym udziale człowieka. Stanowiska te służą do weryfikacji stanu i wagi palet, a następnie przesłania danych do systemu zarządzania magazynem (który z kolei zestawia je w bazie danych systemu ERP).
• Terminale radiowe: operator skanuje kody poszczególnych palet i sprawdza informacje według wytycznych wskazywanych przez oprogramowanie.

Po wprowadzeniu informacji do systemu zarządzania magazynem reguluje on ich wykorzystywanie, dostosowując wykonywane czynności do danego rodzaju odbioru. System WMS wyznacza następujące etapy: przypisanie przychodzącego towaru do obszaru składowania tymczasowego lub kierowanie go bezpośrednio do strefy składowania, gdzie za pomocą urządzeń przeładunkowych, obsługiwanych ręcznie bądź automatycznie, umieszczany jest w docelowej lokalizacji.

Oto niektóre funkcje związane z poszczególnymi rodzajami przyjęć ładunków do magazynu na przykładzie oprogramowania Easy WMS:

• Przyjęcie od dostawcy: standardowa procedura mająca zastosowanie do każdego rodzaju odbioru zamówienia. Funkcja zestawia dane ze zlecenia zakupowego z informacjami zawartymi na etykiecie podczas wprowadzania towaru na stan.
• Przyjęcia pełnych jednostek ładunkowych: jest to najszybciej realizowany rodzaj odbioru przewidziany dla spaletyzowanych ładunków należących do jednej pozycji asortymentowej. Umożliwia to jednoczesną rejestrację całej partii towaru, przy czym każdej palecie system przypisuje automatyczne oznaczenie identyfikacyjne.
• Przyjęcia wielu pozycji asortymentowych: w odróżnieniu od wariantu, o którym mowa powyżej, funkcja ta obejmuje kontrolę przyjęć palet zawierających liczne pozycje asortymentowe, rejestrując kolejno każdą referencję (SKU) z osobna.
• Przyjęcia w oparciu o awizację (znane również jako ASN, Advanced Shipping Model): odbiór towaru jest awizowany z wyprzedzeniem przez system ERP, a zatem wszystkie niezbędne dane figurują już w systemie zarządzania magazynem. Choć fizycznie ładunki nie znajdują się na terenie obiektu, oprogramowanie już je zarejestrowało, a po przyjeździe palet wszystkie dane są ze sobą porównywane w celu ich weryfikacji.
• Przyjęcia bez awizacji: funkcja umożliwia otwarcie zlecenia przyjęcia towaru, który nie był uprzednio zaplanowany w systemie. Operator tworzy zlecenie z poziomu terminala radiowego. Ma to na celu zapewnienie ciągłości pracy magazynu, zapobiegając zablokowaniu strefy przyjęć po odbiorze nieplanowanego towaru.

Przyjrzyjmy się dwóm szczególnym sytuacjom występującym podczas kontroli przyjęć:

• Obsługa zwrotów: procedura jest dostosowywana do specyfiki przyjmowanego towaru pochodzącego ze zwrotu. Towar jest wprowadzany do zapasów magazynowych, a jego stan jest aktualizowany na poszczególnych etapach procesu kontroli jakości. Zwykle umieszcza się go w dedykowanym miejscu, aby prowadzić kontrolę, nie zakłócając pozostałych operacji.
• Operacje przeładunkowe (cross-docking): system wskazuje bezpośrednią trasę prowadzącą do miejsca przeładunku lub przekazuje odebrane towary wprost do strefy wysyłki (czysty cross-docking). WMS organizuje dystrybucję tych zapasów, zestawiając informacje z danymi dotyczącymi towarów mających opuścić magazyn.

- Precyzyjne monitorowanie towarów wychodzących za pomocą systemu zarządzania magazynem

Kontrola towarów opuszczających magazyn ma nadrzędne znaczenie dla jego obsługi, ponieważ cała organizacja kompletacji zależy od wyznaczonych priorytetów w zakresie wysyłek. Dzięki systemom zarządzania magazynem istnieje wiele możliwości kontroli procesu wysyłki:

• Kontrola zleceń wysyłki na podstawie statusu realizacji: możliwość śledzenia wysyłek ma kluczowe znaczenie dla szybkiego wykrywania nieprawidłowości. W związku z tym system ułatwia identyfikację wszelkich zmian w zakresie zlecenia wysyłki, prezentując jego status: oczekiwanie, brak asortymentu, gotowe do realizacji (nadszedł dzień wysyłki), w przygotowaniu (wprowadzone do trasy kompletacji), wstrzymane, zamknięte lub kompletne oraz anulowane (w przypadku anulowania zlecenia z jakiejkolwiek przyczyny).
• Strategiczny dobór priorytetów w zakresie zleceń wysyłki: system przetwarza duże ilości danych logistycznych dotyczących wysyłki, aby następnie ustalić kolejność kompletacji. Uwzględnia między innymi takie aspekty, jak na przykład trasy wysyłki, lokalizacja odbiorcy (palety są organizowane na samochodzie według kolejności miejsc dostawy), możliwość ułożenia towaru w stosach (jest to istotne zwłaszcza w przypadku palet zawierających wiele pozycji asortymentowych, aby zapobiec uszkodzeniu towaru) oraz lokalizację zapasów w magazynie.
• Kontrola etapu końcowego wysyłki: oprogramowanie magazynowe ułatwia weryfikację zgodności produktów zgromadzonych podczas kompletacji. Następnie są one rozdzielane (w przypadku uprzedniej konsolidacji ładunków), pakowane i odkładane w oczekiwaniu na odbiór przez przewoźników.

Rola kontroli przyjęć i wydań ładunków w zarządzaniu magazynem

Kontrola przyjęć i wydań ładunków w magazynie umożliwia zwiększenie transparentności przepływu towarów w obiekcie.

Jeśli sprawowana jest automatyczne przy użyciu systemu zarządzania magazynem, oprogramowanie dostarcza kadrze kierowniczej szereg informacji przydatnych podczas podejmowania kluczowych decyzji. Dotyczą one organizacji pracy w obiekcie oraz mają istotny wpływ na decyzje zaopatrzeniowe i zarządzanie zapasami w magazynie.