Zamówienia przerastające (backorder) – jak sprzedawać bez zapasów

Coraz więcej przedsiębiorstw stosuje strategię zamówień przerastających (ang. backorders) w celu ograniczenia kosztów magazynowania przy jednoczesnym usprawnieniu systemu rozliczeń z dostawcami i klientami. Czym są zamówienia przerastające? To zamówienia przyjmowane do realizacji i obsługiwane mimo braku zamawianych produktów w magazynie, wiedząc, że dostawca będzie w stanie dostarczyć je na tyle szybko, aby przesyłka mogła dotrzeć do klienta w ustalonym terminie.

Zarządzanie zamówieniami przerastającymi to jedno z największych wyzwań logistycznych w magazynach, zarówno ze względu na złożoność tego procesu, jak i związane z nim konsekwencje. Każde przedsiębiorstwo powinno z góry ustalić odpowiednią liczbę zamówień przerastających możliwych do obsłużenia i nie przekraczać wyznaczonego poziomu. W przeciwnym razie może dojść do opóźnień w realizacji, co byłoby szkodliwe dla wizerunku firmy. 

W niniejszym artykule szczegółowo omówimy definicję zamówień przerastających, przedstawimy najważniejsze zalety i wady ich stosowania i wyjaśnimy, jak należy nimi zarządzać, aby zapewnić wydajność prowadzonej logistyki.

Co zrobić w przypadku braku zapasów?

Czasami zdarza się, że zapas danego produktu ulega wyczerpaniu, co prowadzi do powstania braku zapasów w magazynie. Dzieje się tak, gdy zapotrzebowanie na dany artykuł przekracza dostępną liczbę produktów. Może to wynikać z nieprzewidzianego wzrostu zainteresowania określonym produktem bądź błędów na etapie planowania i niedostarczenia ładunków na czas po przekroczeniu punktu zamawiania.

W takiej sytuacji sprzedawca ma kilka możliwości:  

• Zaprzestać sprzedaży produktu do czasu uzupełnienia zapasów.
• Kontynuować sprzedaż produktu, umożliwiając jego rezerwację, aby zamówienie przerastające zostało zrealizowane w momencie, gdy dany artykuł ponownie będzie dostępny. 
• Kontynuować sprzedaż produktu, informując klienta, że czas realizacji zamówienia może ulec wydłużeniu.

To właśnie w tej ostatniej sytuacji firma może posłużyć się metodą backordering  i kontynuować sprzedaż pomimo deficytu niektórych pozycji asortymentowych. Umożliwia to obniżenie kosztów magazynowania oraz wzrost obrotów.

Strategia zamówień przerastających – czy warto ją stosować?

Niewielka liczba zamówień przerastających realizowanych w dużych odstępach czasu jest oznaką odpowiedniej wydajności łańcucha dostaw. Jednak niski poziom zamówień typu backorder może też oznaczać, że firma traci część okazji do sprzedaży.

Niektóre firmy decydują się przyjąć strategię zamówień przerastajacych w celu ograniczenia kosztów logistycznych i zwiększenia katalogu produktów. Ta coraz powszechniejsza praktyka sprawdza się w przypadku krótkiego czasu oczekiwania pomiędzy kupnem produktu i jego dostarczeniem, nawet jeżeli zamówienia typu backorder są przyjmowane często. Najistotniejszą kwestią jest określenie maksymalnego odsetka zamówień przerastających, które firma jest w stanie zrealizować.

A zatem lepiej stosować zamówienia przerastające czy może jednak ich unikać? O tym można zdecydować po przeanalizowaniu kilku wskaźników, w tym kosztów magazynowania i czasów realizacji (lead time), które rejestruje np. system zarządzania magazynem. Tak czy inaczej, zamówieniami przerastającymi należy zarządzać skutecznie, aby nie rozczarować klienta i uniknąć konsekwencji wynikających z negatywnych skojarzeń z marką. 

Jak zarządzać zamówieniami przerastającymi?

Właściwe zarządzanie zamówieniami przerastającymi (backordering) może zapewnić istotną przewagę konkurencyjną. Jednak z ich obsługą wiążą się także określone wyzwania w zakresie optymalizacji logistyki magazynowej. Polegają one na przyjęciu w systemie zamówienia na towar niedostępny, a następnie, bez zbędnej zwłoki, złożeniu na niego zamówienia u odpowiedniego dostawcy. Cały proces powinien przebiegać sprawnie i bezbłędnie, aby dostarczyć zamówienie klientowi w możliwie najkrótszym czasie.

Charakter zamówienia i liczba ładunków pozostających do wydania wpływają na czas oczekiwania do chwili otrzymania produktu przez klienta. Dlatego też niezwykle istotna jest cyfryzacja procesów prowadzonych w magazynie, dzięki której można ustalić hierarchię zamówień w zależności od tego, jak bardzo są one pilne. 

Do wykonania tego zadania nowoczesne magazyny wykorzystują systemy zarządzania magazynem, takie jak oprogramowanie Easy WMS firmy Mecalux, które można zintegraować z systemem ERP w celu koordynacji wszystkich procesów zachodzących w łańcuchu dostaw. System WMS śledzi stan dostępnego asortymentu w poszczególnych ogniwach łańcucha i zarządza przepływami ładunków, sporządzając dokładne prognozy w zakresie zamówień przerastających, wyczerpanych SKU oraz niskich poziomów zgromadzonych zapasów. W związku z tym, aby skutecznie wdrożyć strategię backordering, niezbędne jest zastosowanie oprogramowania, zwłaszcza systemu zarządzania magazynem.

Zalety zamówień przerastających

Strategia backordering jest coraz powszechniejsza ze względu na szereg zalet tego rozwiązania. Możliwość sprzedaży produktu bez konieczności jego składowania jest niezwykle atrakcyjna dla sprzedawcy. W związku z tym firmy, które potrafią sprawnie zarządzać zamówieniami przerastającymi, zyskują wiele korzyści:

• Optymalizacja przestrzeni magazynowej – odpowiednia strategia backordering pozwala uniknąć przechowywania zapasów każdej pozycji asortymentowej. Pomaga to zwiększyć wydajność przestrzeni magazynowej.
• Oszczędność kosztów logistycznych – przechowywanie dużej liczby zapasów oznacza istotne wydatki na ich magazynowanie i utrzymanie. Zamówienia przerastające przynoszą oszczędność kosztów magazynowania i zarządzania.
• Rozszerzenie portfela produktów – zamawianie produktów na zasadzie backordering umożliwia promocję całej gamy produktów firmy: sprzedaż dotyczy zarówno tych, których zapasy są dostępne, jak i tych, których w danym momencie brakuje na stanie. Pozwala to zaspokoić potrzeby klienta przy jednoczesnym zwiększeniu przychodów.
• Zwiększenie wartości marki – niektóre firmy (jak na przykład Apple) prowadzą sprzedaż produktów dopiero wprowadzanych na rynek, zanim jeszcze fizycznie się na nim znajdą. Taka strategia sprawia, że klient czuje się wyjątkowy i uprzywilejowany, mogąc dokonać zakupu artykułu o ograniczonej dostępności, a zarazem wysokiej wartości.
• Lojalność klienta – zamówienia przerastające nie tylko generują przychody, ale także – co ważne – zapewniają lojalność klienta, który woli zaczekać na zamówienie, niż przejść do konkurencji.  

Wady zamówień typu backorder

Wiele firm decyduje się na sprzedaż produktów, których brakuje w danym momencie w magazynie, nie zastanawiając się jednak nad skutkami niewłaściwego zarządzania logistycznego takimi zamówieniami. Przed wprowadzeniem omawianej strategii należy przeanalizować również możliwe problemy związane z obsługą zamówień przerastających. 

Oto kilka wad tego rozwiązania: 

• Możliwa utrata klientów i reputacji firmy – sfrustrowany i zmęczony oczekiwaniem klient może anulować swoje zamówienie i zakupić produkt u konkurencji. Jeżeli konkurencyjne przedsiębiorstwa oferują skuteczniejszą obsługę logistyczną, klient niekoniecznie musi kierować się lojalnością.
• Większa złożoność wysyłek – jeżeli klient posiada tylko jedno zamówienie przerastające, zostanie mu ono przesłane, gdy tylko towar będzie dostępny. Co robić jednak, gdy ten sam klient zamówi wiele artykułów, których zabrakło w magazynie? Wysyłać mu je kolejno w miarę dostępności czy też czekać na skompletowanie całego zamówienia, aby ograniczyć koszty logistyczne? Kluczową rolę odegra tutaj system zarządzania magazynem.
• Większa liczba zwrotów – nadmierne oczekiwanie na produkty skłania klientów do żądania zwrotu poniesionych kosztów lub zwrotu towarów. Zarządzanie logistyką odzysku przysparza firmom wielu problemów.

Wszystkie powyższe wady wiążą się ze znacznymi stratami finansowymi. W związku z tym strategię backordering należy wdrażać z zachowaniem ostrożności, po weryfikacji możliwości jej odpowiedniej realizacji oraz upewniając się, że płynące z niej korzyści wyraźnie przewyższają ewentualne negatywnymi skutki.

Zamówienia przerastające a logistyka

Zamówienia przerastające są oznaką wysokiego zapotrzebowania na dany produkt oraz znacznej lojalności klientów. Wiążą się one jednak ze skomplikowanym procesem zarządzania. 

Obecnie stosowane algorytmy predykcyjne, automatyzacja oraz zaawansowane narzędzia oferowane przez systemy WMS umożliwiają skuteczne zarządzanie zamówieniami typu backorder. 

Mecalux posiada wieloletnie doświadczenie w zakresie instalacji systemów magazynowych wspierających działalność logistyczną oraz spersonalizowanego oprogramowania WMS zwiększającego wydajności całego łańcucha dostaw. Skontaktuj się z nami, a nasi specjaliści doradzą Ci, jak usprawnić procesy realizowane w Twojej firmie.