Zarządzanie zapasami w magazynie

Termin zarządzanie zapasami odnosi się do wszystkich działań, które są niezbędne do realizacji przepływu towarów w ramach procesów logistycznych. Zadaniem tej czynności jest zminimalizowanie kosztów związanych z obsługą zapasów przy jednoczesnym zapewnieniu jak najwyższej jakości usług oferowanych klientom.

Gospodarka magazynowa powinna być prowadzona w taki sposób, aby w magazynie zawsze znajdowała się minimalna wymagana ilość zapasów umożliwiająca funkcjonowanie łańcucha dostaw. Należy przy tym unikać sytuacji, które mogą doprowadzić do strat w zapasach lub występowania zakłóceń w przepływie towarów, co skutkowałoby negatywnym wpływem na wydajność pracy obiektu składowania.

W tym artykule przyjrzymy się, na czym polega zarządzanie zapasami w magazynie, jego celach oraz wyzwaniach, które się z nim wiążą.

Różnice między kontrolą, zarządzaniem a optymalizacją zapasów

W logistyce magazynowej pojęcia kontroli, zarządzania i optymalizacji zapasów są ze sobą ściśle powiązane, ale każde dotyczy innego rodzaju operacji. Oto różnice pomiędzy poszczególnymi terminami:

• Kontrola zapasów jest realizowana w celu uzyskania pełnego obrazu stanu składowanych ładunków – ilości towaru, jego charakterystyki czy aktualnej lokalizacji w magazynie.
• Zarządzanie zapasami odnosi się do czynności, które odpowiadają za przebieg przepływu towarów wewnątrz i na zewnątrz magazynu.
• Optymalizacja zapasów dotyczy wszelkich działań, które stosują firmy w celu zwiększenia wydajności procesów magazynowych dotyczących obsługi towarów – metoda rozmieszczania ładunków, system magazynowania itp.

Współczesne systemy zarządzania magazynem są opracowywane z myślą o realizacji zadań z zakresu wszystkich wymienionych powyżej obszarów, co zostanie omówione w dalszej części artykułu.

Cele zarządzania zapasami

Zarządzanie zapasami ma na celu zachowanie równowagi pomiędzy następującymi czynnikami:

– Dostosowanie stanu zapasów do zapotrzebowania

Przewidywanie popytu oraz zarządzanie zapasami to dwie ściśle ze sobą powiązane kwestie, których prawidłowa realizacja jest niezbędna do zapewnienia dostępnej ilości towarów na optymalnym poziomie. Oszacowanie zapotrzebowania opiera się na analizie danych sprzedażowych i wskaźników (na przykład wskaźnik rotacji zapasów) w połączeniu z informacjami uzyskanymi na podstawie przeprowadzanych badań rynkowych.

Trudność w przygotowaniu odpowiednich prognoz uzależniona jest w dużej mierze od rodzaju branży, w której działa firma. W niektórych przypadkach jest to łatwe, ponieważ oferta produktowa może być popularna w stałych sezonowych szczytach sprzedaży. Z kolei przedsiębiorstwa z branży e-commerce, które mają w ofercie bardzo zróżnicowany towar i realizują strategię sprzedaży omnichannel, muszą zadbać w pierwszej kolejności o elastyczność swojej gospodarki magazynowej, aby móc sprawnie dostosowywać swoje działanie do aktualnego zapotrzebowania.

– Zapewnienie wysokiego poziomu usługi

W magazynie zawsze powinna znajdować się taka ilość zapasów, aby móc zrealizować zamówienie klienta, zachowując przy tym najwyższą jakość usługi. Na jej poziom wpływa szybkość przygotowania zamówienia (lokalizacja w magazynie produktów wchodzących w jego skład, proces pobrania, konsolidacji i pakowania) oraz realizacji wysyłki (dostarczenie produktu w idealnym stanie i w najkrótszym możliwym czasie).

Kwestii tych nie można lekceważyć, ponieważ mają istotny wpływ na wizerunek firmy. Błędnie skompletowana, opóźniona czy uszkodzona przesyłka może prowadzić do pogorszenia opinii wśród klientów, a w konsekwencji do wygenerowania strat finansowych

– Zmniejszenie kosztów generowanych przez zapasy

Jedną z głównych metod zmniejszenia kosztów związanych z przechowywaniem zapasów jest zrezygnowanie z tego procesu. Jest to możliwe dzięki zastosowaniu metod obsługi ładunków takich jak cross docking i just in time, które pomijają etap magazynowania towarów lub redukują do minimum ilość składowanych zapasów, a przy tym pozwalają uzyskać wysoką wydajność przepływu towarów w łańcuchu logistycznym. Wdrożenie ich wiąże się najczęściej z automatyzacją niektórych operacji realizowanych w magazynie.

Wyzwania w zarządzaniu zapasami

Nieustanny rozwój łańcucha dostaw stwarza nowe wyzwania, przed którymi muszą stawać logistycy, aby jak najefektywniej zarządzać zapasami magazynowi. Oto kilka z nich:

– Wzrost liczby obsługiwanych referencji

Poszerzenie się oferty produktowej lub wzrost mocy produkcyjnej przedsiębiorstwa może doprowadzić do zwiększenia liczby artykułów składowanych w magazynie, a tym samym wpłynąć na sposób zarządzania zapasami.

Jest to sytuacja, z którą zmierzy się praktycznie każde przedsiębiorstwo w czasie rozwoju swojej działalności. Spóźniona reakcja w jej przewidzeniu może doprowadzić do powstania zakłóceń w łańcuchu dostaw i opóźnień w realizacji zamówień. Rozwiązaniem jest przeprowadzenie dokładnej analizy SKU i wprowadzenie działań, które pozwolą zaradzić nagłemu przyrostowi obsługiwanych produktów. Może to być na przykład inne rozmieszczenie produktów w strefie magazynowania lub jej zwiększenie albo przeorganizowanie (poprzez zastosowanie innych rozwiązań magazynowych).

– Monitorowanie zapasów

Śledzenie i identyfikowalność towarów w czasie procesu magazynowania są niezbędne, aby móc zapewnić pełną kontrolę nad zapasami magazynowymi. Dokładne monitorowanie asortymentu w obrębie łańcucha dostaw pozwala zmniejszyć ryzyko występowania pomyłek związanych z realizowanymi zamówieniami i nieprawidłową dystrybucją produktów w obrębie samego magazynu.

– Nagłe zmiany popytu

Kolejnym wyzwaniem jest fluktuacja popytu na składowane w magazynie produkty. Nawet najmniejsze zmiany trendów czy zachowań klientów może mieć diametralny wpływ na sposób, w jaki powinno odbywać się zarządzanie zapasami. Na przykład magazyn firmy zajmującej się produkcją i sprzedażą odzieży musi być przygotowany na gwałtowne zmiany zapotrzebowania na konkretne produkty, spowodowane zmieniającą się popularnością oferowanych modeli produktów.

Z podobnym zagadnieniem muszą się mierzyć dystrybutorzy 3PL, którzy w krótkim czasie muszą dostosowywać sposób swojej działalności do zróżnicowanej oferty obsługiwanych klientów. Stąd też coraz większą popularnością cieszą się systemy magazynowe charakteryzujące się dużą uniwersalnością i możliwością modyfikacji w celu dostosowania ich konstrukcji do charakterystyki obsługiwanych ładunków.

Znaczenie systemu WMS

Aby sprawnie radzić sobie ze złożonością wszelkich zagadnień związanych z zarządzaniem zapasów, coraz więcej przedsiębiorstw korzysta w swoim łańcuchu dostaw z systemu zarządzania magazynem WMS. Dzięki oprogramowaniu magazynowemu organizacja przepływu towarów może nadal odbywać się w sposób optymalny, ponieważ udostępnia ono szereg narzędzi i funkcjonalności, które umożliwiają między innymi:

• zarządzanie rozmieszczeniem zapasów w magazynie,
• podgląd graficzny aktualnego stanu zapasów,
• kontrolę nad zapasami w czasie rzeczywistym,
• generowanie raportów i statystyk.

Skuteczne zarządzanie zapasami to wynik współdziałania wielu czynników. Firma Mecalux, dzięki swoim rozwiązaniom technologicznym i wieloletniemu doświadczeniu, może wydobyć pełny potencjał z każdego magazynu. Jeśli chcesz usprawnić zarządzanie zapasami w swoim obiekcie składowania oraz zwiększyć rentowność przedsiębiorstwa, skontaktuj się z nami.