System traceability – wszystkie produkty pod kontrolą

System traceability (z ang. trace - śledzić) umożliwia śledzenie i kontrolę zarówno elementów potrzebnych do wytworzenia produktu (od surowców po opakowanie), jak i samego wyrobu na poszczególnych etapach procesu logistycznego (produkcja, składowanie, dystrybucja, dostawa do klienta).

Śledzenie wymaga specjalistycznego oprogramowania, które pozwala wydajnie zarządzać wszystkimi potrzebnymi informacjami i uniknąć przy tym wielu kosztownych błędów. Identyfikowalność produktów w logistyce jest w wielu przypadkach kluczowa, dlatego niezbędne są efektywne rozwiązania programistyczne do bezbłędnej kontroli zapasów.

W niniejszym artykule opisujemy, jakie funkcje powinno spełniać takie oprogramowanie i jakie może przynieść korzyści.

Czym jest śledzenie i dlaczego jest tak istotne

Zacznijmy od definicji pojęcia śledzenie. Według Rozporządzenia nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady „możliwość śledzenia” oznacza możliwość kontrolowania przemieszczania się żywności lub substancji na wszystkich etapach produkcji, przetwarzania i dystrybucji.

Śledzenie pozwala odtworzyć historię produktu, czyli m.in. sprawdzić warunki, w jakich przebywał na poszczególnych etapach łańcucha dostaw. Dzięki temu można łatwiej wykryć, w którym miejscu łańcucha występują ewentualne problemy.

Jeśli ze względów bezpieczeństwa przedsiębiorstwo musi wycofać z rynku daną partię produktów, potrzebne jest skuteczne śledzenie oraz współpraca między poszczególnymi uczestnikami łańcucha dostaw w celu lokalizacji towarów. 

Wyróżniamy trzy metody śledzenia produktów: śledzenie wstecz (w górę łańcucha dostaw), wewnętrzne (w obrębie procesu) i wprzód (w dół łańcucha). Śledzenie wstecz ma na celu odnalezienie źródła pochodzenia składników i elementów użytych do wytworzenia produktu. Śledzenie wewnętrzne dotyczy procesów, jakim poddawany jest produkt, surowców użytych do jego wytworzenia i materiałów opakowaniowych. Śledzenie wprzód z kolei umożliwia identyfikację odbiorcy produktów oraz uzyskanie informacji dotyczących wprowadzenia towarów do obrotu.

Dlaczego warto używać systemu  traceability

W przemyśle spożywczym, farmaceutycznym i chemicznym monitorowanie produktów jest wymagane przepisami prawa. Przedsiębiorstwa z innych branż dobrowolnie zapewniają taką możliwość, chcąc zyskać większe zaufanie klientów.

Do skutecznej kontroli wszystkich informacji na temat produktów niezbędny jest odpowiedni system traceability. Jest to program komputerowy umożliwiający kompleksowe monitorowanie wszystkich przyjmowanych, przechowywanych i wydawanych towarów. Ponadto pozwala kontrolować wszystkie procesy, jakim poddawane są produkty.

Skuteczne oprogramowanie powinno umożliwiać śledzenie na etapie produkcji, przetwarzania i dystrybucji. Niezbędne jest przy tym śledzenie wstecz i wprzód oraz śledzenie wewnętrzne, aby zagwarantować:

• Odtworzenie pełnej historii, pozwalające m.in. ustalić, od którego dostawcy pochodzą dane artykuły, a w przypadku produkcji lub kittingu (tworzenia zestawów) – zidentyfikować użyte surowce lub materiały.
• Lokalizację każdego produktu w dowolnym momencie i miejscu w łańcuchu dostaw (od magazynu po punkty sprzedaży).
• Identyfikację parametrów logistycznych produktu, jak np. miejsce pochodzenia, numer seryjny, kod 128, kolor, data produkcji czy data przydatności.
• Zablokowanie partii produktów, aby nie dopuścić do jej dystrybucji i wprowadzenia do obrotu w razie stwierdzenia jakichkolwiek zagrożeń.

System ERP jest wyposażony w funkcje do zarządzania magazynem, w tym m.in. do kontroli przyjęć i wydań towarów. Dzięki temu można ustalić, jakie ładunki dotarły do magazynu, a jakie go opuściły. Oprogramowanie tego typu nie jest jednak przeznaczone do zarządzania procesami logistycznymi i nie zapewnia kompleksowej kontroli stanów magazynowych. Dlatego systemy ERP nie nadają się do skutecznego śledzenia towarów.

Natomiast oprogramowanie magazynowe WMS umożliwia szczegółowe zarządzanie produktami i o wiele dokładniejszą kontrolę zapasów. System WMS, jak np. Easy WMS marki Mecalux, pozwala zorganizować pracę magazynierów, na bieżąco przydzielając im zadania do wykonania, np. wyznacza miejsce na regale, gdzie należy umieścić towar czy wyświetla wskazówki na terminalu, według których operatorzy przygotowują zamówienia.

Easy WMS rejestruje towary dostępne w magazynie oraz przebieg każdej wykonywanej operacji logistycznej wraz z datą i godziną. Wszystkie informacje są gromadzone w systemie, dzięki czemu w razie potrzeby można łatwo prześledzić historię każdego produktu. 

Jedną z najistotniejszych cech opracowanego przez Mecalux zaawansowanego systemu Easy WMS jest uniwersalność. Po zeskanowaniu kodu kreskowego artykułu system automatycznie pobiera jego parametry logistyczne (np. data ważności). Oprócz śledzenia wewnętrznego towarów oprogramowanie umożliwia też śledzenie wstecz i wprzód. Rejestruje dostawców, materiały wykorzystane do produkcji i zlecenia wydania z magazynu, pozwalając ustalić, jakie artykuły wysłano do poszczególnych klientów. 

Zalety systemu traceability

Oprogramowanie do śledzenia pozwala łatwo zapanować nad dużą ilością informacji dotyczących produktów. Oto najważniejsze korzyści płynące z jego stosowania:

• Dostępność aktualnych informacji na temat produktów i procesów. Oprogramowanie rejestruje nie tylko parametry i położenie produktów, ale również ich przepływ w łańcuchu dostaw, dzięki czemu można łatwo zidentyfikować procesy wymagające usprawnienia.
• Kontrola jakości produktów. Dysponując wszystkimi danymi na temat produktów, można lepiej zaplanować procesy i dokładniej kontrolować jakość towarów.
• Szybkość działania. System umożliwia sprawne lokalizowanie towarów potrzebne np. w przypadku konieczności ich wycofania z rynku.
• Dopełnienie obowiązków nałożonych przepisami prawa. Zgodnie z Rozporządzeniem nr 178/2002 wszystkie europejskie firmy z branży spożywczej, chemicznej i farmaceutycznej mają obowiązek stosowania systemów śledzenia.
• Zaufanie klientów. Skuteczna kontrola wprowadzanych do obrotu produktów zwiększa bezpieczeństwo i satysfakcję klientów.

Wdrożenie systemu traceability pozwala wyróżnić się na tle konkurencji. Firma, która ma pod kontrolą wszystkie zapasy i gromadzi szczegółowe dane na temat stosowanych procesów wzbudza zaufanie, dzięki czemu ma większe szanse na sukces.

Bezpieczeństwo i kontrola

Odpowiedzialność za prawidłowe śledzenie produktów spoczywa na wszystkich uczestnikach łańcucha dostaw: dostawcach, producentach, operatorach logistycznych, przewoźnikach, sprzedawcach i samych konsumentach.

Do prawidłowej kontroli towarów niezbędne jest stosowne oprogramowanie, umożliwiające m.in. rejestrowanie wszystkich parametrów logistycznych produktów i śledzenie towaru na poszczególnych etapach łańcucha dostaw.

Wybór odpowiedniego programu do śledzenia wymaga przeprowadzenia szczegółowej analizy, ponieważ błędna decyzja może przynieść negatywne skutki dla funkcjonowania całego przedsiębiorstwa. Warto rozważyć zakup systemu WMS, który pozwala zwiększyć przewagę nad konkurencją dzięki wydajnemu zarządzaniu zapasami.

Easy WMS firm Mecalux to system, który umożliwia m.in. sprawne kontrolowanie wszystkich zasobów przedsiębiorstwa oraz stałe nadzorowanie zadań realizowanych przez personel. Skontaktuj się z nami i dowiedz się, w jaki sposób Easy WMS może ułatwić sprawdzanie danych historycznych, w tym lokalizacji i przepływu produktów na każdym etapie łańcucha dostaw.