Spis z natury – skuteczna kontrola ładunków w magazynie

Spis z natury to proces polegający na podliczeniu wszystkich produktów znajdujących się w magazynie w celu skontrolowania dostępnego stanu magazynowego. Właściwe zarządzanie asortymentem pozwala uchronić przedsiębiorstwo przed bardzo niepożądanym brakiem zapasów lub przed równie niekorzystnym zapasem nadmiernym.

Spis z natury jest procesem przeprowadzanym ręcznie, dlatego może okazać się zadaniem bardzo pracochłonnym, angażującym znaczną część personelu. W związku z tym należy wykonać go szybko i efektywnie, co wymaga bardzo dobrej organizacji.

Stan magazynowy to jedno z najcenniejszych aktywów firmy, które powinno podlegać skrupulatnej kontroli. W tym artykule podpowiemy, jak przeprowadzić spis z natury i odpowiemy na najczęściej pojawiające się pytania dotyczące tego procesu.

Czym jest spis z natury?

Spis z natury jest operacją mającą na celu precyzyjne określenie rodzaju i liczby magazynowanych produktów. Zadanie to wykonują zazwyczaj operatorzy, którzy przemierzają korytarze, zliczając i zapisując ręcznie wszystkie produkty znajdujące się na regałach.

W zależności od potrzeb firmy oraz liczby dostępnych produktów wyróżniamy kilka rodzajów inwentaryzacji: stałą, roczną lub częściową. W każdym przypadku powinna ona zbiegać się z okresem najmniejszej działalności magazynu, aby przeznaczyć do tej czynności jak najwięcej pracowników. Inwentaryzację należy wykonać szybko, ale w miarę możliwości bezbłędnie, nie zakłócając innych obowiązków.

Celem spisu z natury jest porównanie zapasów rzeczywiście znajdujących się z magazynie do stanu wykazywanego w księgach rachunkowych (którym można zarządzać za pomocą systemu WMS, ERP a nawet mniej zaawansowanego narzędzia jakim jest Excel).

Jakie znaczenie ma spis z natury?

Kontrola stanów magazynowych jest procesem niezwykle istotnym, ponieważ wpływa na zwiększenie wydajności operacyjnej firmy. Dokładna znajomość lokalizacji każdego produktu usprawnia kompletację zamówień oraz pozwala uniknąć opóźnień, co przekłada się na większą satysfakcję klientów.

Spis z natury umożliwia wykrywanie pomyłek i dochodzenie przyczyn ich powstawania. Może się zdarzyć, że operator nie będzie w stanie odnaleźć danego produktu w magazynie wirtualnym. Ręczna kontrola zapasów wykaże, czy poszukiwany produkt był składowany ww właściwym miejscu. Wykrycie błędu może prowadzić do podjęcia kroków, zmierzających do ograniczenia liczby tego rodzaju pomyłek. 

Spis z natury pozwala również skontrolować wzrokowo stan magazynowanych zapasów – produkt po produkcie, co jest szczególnie istotne w przypadku składowania znacznej liczby jednostek asortymentowych.

Kto powinien przeprowadzać spis z natury?

Spis z natury to zadanie wykonywane ręcznie, a zatem angażujące znaczną część pracowników magazynu (być może w przyszłości proces ten zostanie zautomatyzowany przy użyciu dronów). Z tego powodu inwentaryzację należy zaplanować z odpowiednim wyprzedzeniem, ograniczając maksymalnie jej wpływ na bieżącą działalność firmy. Zaleca się przeznaczyć na spis z natury ustalony wcześniej czas, przypadający na okres najmniejszej aktywności.

Personel odpowiedzialny za realizację inwentaryzacji powinien dysponować wszelkimi niezbędnymi w tym celu materiałami oraz posiadać wiedzę na temat poprawnego rejestrowania zbieranych informacji. Należy również określić wspólne kryterium przeprowadzania spisu z natury, aby proces ten przebiegał szybko i bezbłędnie.

Co jest potrzebne do przeprowadzenia spisu z natury?

Przed inwentaryzacją zaleca się wykonanie prac porządkowych w magazynie. Codzienna dbałość o czystość i porządek w obrębie całej instalacji przekłada się na większą wydajność i płynność wykonywanych operacji, w tym także spisu z natury. Trzeba również pamiętać o przeprowadzeniu niezbędnych prac przygotowawczych. Obejmują one kwestie proceduralne i organizacyjne takie jak wyznaczenie zespołów spisowych, przygotowanie dokumentacji inwentaryzacyjnej czy niezbędnego sprzętu. Za zadania te odpowiada kierownik magazynu.

Następnie należy określić, jakie produkty mają zostać przeliczone (wszystkie znajdujące się w magazynie, produkty składowane tylko w jednym korytarzu, jednej lokalizacji etc.).

Spis z natury wykonuje się przy użyciu nośnika cyfrowego lub wydrukowanej listy. W drugim przypadku operatorzy powinni notować liczbę składowanych produktów z każdej jednostki asortymentowej. W pierwszym do inwentaryzacji wykorzystuje się terminale radiowe, za pomocą których operatorzy odczytują kod kreskowy produktów i wprowadzają ich liczbę.

System WMS do zarządzania magazynem, taki jak Easy WMS firmy Mecalux, to narzędzie ułatwiające przeprowadzenie spisu z natury. Oprogramowanie przesyła operatorom polecenia zlokalizowania poszczególnych produktów, aby inwentaryzacja przebiegała w sposób bardziej efektywny.

Jak wykonuje się spis z natury w magazynie?

Sama realizacja tego procesu jest bardzo prosta: operatorzy przemieszczają się po magazynie, nanosząc na listę informacje na temat lokalizacji i liczby składowanych produktów. W tym miejscu musimy odpowiedzieć sobie na pytanie, jak zatem przeprowadzić inwentaryzację w sposób praktyczny?

Istnieją dwa podstawowe rodzaje inwentaryzacji: ogólna lub częściowa. Wybór jednego z nich zależy od oczekiwanej dokładności oraz możliwości zatrzymania pracy magazynu na kilka godzin. Metody te mogą się również uzupełniać. Na przykład niektóre produkty mogą być liczone z większą częstotliwością, a inwentaryzację wszystkich magazynowych zapasów można przeprowadzać raz do roku.

Inwentaryzacja ogólna

To spis z natury polegający na podliczeniu za jednym razem wszystkich produktów znajdujących się w magazynie. Liczba dostępnych artykułów, odległości do pokonania oraz liczba operatorów przydzielonych do tego zadania to czynniki wpływające na czas trwania inwentaryzacji.

Inwentaryzacja ogólna wiąże się ze wstrzymaniem pozostałych czynności magazynowych na czas jej trwania. Jednak uzyskane wyniki są bardziej precyzyjne.

Inwentaryzacja częściowa

Obejmuje wybraną wcześniej grupę produktów (na przykład kilka pozycji asortymentowych lub określone korytarze magazynowe). Jest wykonywana, kiedy zachodzi konieczność sprawdzenia, czy fizyczny stan zapasów zgadza się ze stanem wynikającym z ewidencji.

Pomimo że tego rodzaju spis z natury jest rozciągnięty w czasie (przeliczanie może powtarzać się bardzo często), nie paraliżuje pracy całego magazynu, co jest jego niewątpliwą zaletą. 

Spis z natury a zarządzanie stanem magazynowym

Wszystkie firmy powinny sprawować ścisłą kontrolę nad dostępnymi zapasami w magazynie, np. za pomocą inwentaryzacji. Dzięki niej zarządzanie magazynem przebiega sprawniej, co przekłada się na lepszą jakość obsługi klienta i większą konkurencyjność firmy.

Jednym z najskuteczniejszych rozwiązań ułatwiającym to zadanie jest wdrożenie oprogramowania do zarządzania magazynem (WMS), które prowadzi inwentaryzację na bieżąco. System ten z jednej strony rozpoznaje produkty w momencie przyjmowania ich do magazynu i zapewnia ich identyfikowalność w czasie rzeczywistym. Z drugiej we właściwym czasie wysyła instrukcje operatorom, jak powinni przeprowadzić spis z natury w sposób szybki i wolny od błędów.

Przykładem takiego oprogramowania jest Easy WMS firmy Mecalux – narzędzie wysoce zaawansowane i intuicyjne. System nie tylko prowadzi inwentaryzację całego stanu magazynowego i kieruje czynnościami magazynowymi w sposób maksymalnie wydajny, lecz również wspomaga operatorów w wykonywaniu spisu z natury. Skontaktuj się nami i dowiedz się, jak sprawnie i skutecznie zarządzać zapasami w magazynie z wykorzystaniem systemu magazynowego Easy WMS Mecaluxu.