Jak szybko i sprawnie przeprowadzić inwentaryzację magazynu

Inwentaryzacja magazynu, czyli tzw. spis z natury, to rutynowa procedura, która pozwala dokładnie określić stan i lokalizację zapasów, co z kolei jest niezbędne do prawidłowej organizacji zaopatrzenia i dystrybucji.

W dzisiejszym artykule przedstawimy różne podejścia do inwentaryzacji magazynu i omówimy narzędzia oraz zasady dobrej praktyki ułatwiające wykonanie tego zadania.

Czym jest inwentaryzacja magazynu i w jakim celu jest wykonywana?

Inwentaryzacją nazywamy czynności rachunkowe, w wyniku których powstaje uporządkowany, szczegółowy wykaz towarów przechowywanych w przedsiębiorstwie wraz z ich wyceną. Materiały wchodzące w skład majątku firmy klasyfikuje się i wycenia zależnie od ich właściwości. Inwentaryzacja polega na porównaniu stanu zapasów z danymi widniejącymi na określony dzień w ewidencji lub systemie informatycznym przedsiębiorstwa.

Inwentaryzacja magazynu ma na celu przede wszystkim zidentyfikowanie:

• Produktów uszkodzonych lub przeterminowanych.
• Zapasów zbędnych np. z powodu modernizacji produktu lub zastąpienia go innym artykułem. Tego rodzaju zapasy wymagają szczególnej kontroli, ponieważ zajmują cenną przestrzeń i mają negatywny wpływ na koszty magazynowania.
• Nieścisłości wynikających z błędów ludzkich i systemowych – pomyłki pracowników zdarzają się znacznie częściej niż błędy systemowe, jednak prawidłowa organizacja pracy pozwala je w dużej mierze wyeliminować.
• Produktów zaginionych w trudnych do ustalenia okolicznościach, najczęściej w wyniku kradzieży.

Po zakończeniu inwentaryzacji kierownik magazynu powinien sporządzić sprawozdanie zawierające:

• Procentowe odchylenia wartości i ilości zinwentaryzowanych zapasów względem ewidencji.
• Najistotniejsze różnice stanów magazynowych oraz możliwe przyczyny stwierdzonych nieścisłości.
• Proponowane usprawnienia zarządzania zapasami.

Podstawowe rodzaje inwentaryzacji

Ze względu na częstotliwość możemy wyróżnić następujące rodzaje inwentaryzacji:

– Inwentaryzacja roczna:

Na gruncie prawa polskiego obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji wynika z ustawy o rachunkowości (uor), która w art. 4 ust. 3 wskazuje, że rachunkowość jednostki obejmuje m.in. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów.

Przedsiębiorstwa, które nie utrzymują dużej ilości zapasów, najczęściej wykonują inwentaryzację roczną, zbiegającą się w czasie z zamknięciem roku budżetowego. Zaletą takiego rozwiązania jest oszczędność czasu, a największą wadą brak możliwości szybkiego zidentyfikowania nieprawidłowości i wprowadzenia stosownych środków zaradczych.

– Inwentaryzacja okresowa:

Stany magazynowe przelicza się w określonych przez firmę odstępach czasu (np. raz na miesiąc, na kwartał itd.). Zasadniczo czynności te planuje się w okresach niższego natężenia przepływu towarów, aby do minimum ograniczyć utrudnienia w normalnej pracy magazynu.

– Inwentaryzacja bieżąca:

Do stałej kontroli zapasów wykorzystuje się magazynowy system informatyczny. Dane na temat dostępnych stanów są aktualizowane na bieżąco, a oprogramowanie pokazuje wszystkie przesunięcia towarów bez konieczności wstrzymywania pracy obiektu. Wdrożenie systemu ułatwi również pracę działu zakupów, co oznacza wymierne korzyści z punktu widzenia zarządzania zaopatrzeniem.

Między planowymi spisami można przeprowadzić inwentaryzacje uzupełniające, np. gdy koniecznie jest określenie stanu zapasów w konkretnej strefie magazynu.

Jak skutecznie przeprowadzić inwentaryzację?

Przed przystąpieniem do inwentaryzacji magazynu zalecane jest wykonanie kilku przydatnych czynności, które ułatwią jej przeprowadzenie niezależnie od stosowanych rozwiązań technologicznych:

1. Określ metodę postępowania – w dużej mierze zależy ona od rodzaju przechowywanych zapasów. Musisz zdecydować, które towary podlegają inwentaryzacji i w jaki sposób będą liczone (na sztuki, objętościowo, wagowo, według wartości finansowej itp.). Zapasy można podzielić na grupy według ich wartości lub wielkości obrotów przy użyciu analizy ABC. Równie dobrym sposobem jest podział według stref lub linii asortymentowych.

2. Zadbaj o szkolenie magazynierów – pracownicy powinni dobrze znać obowiązujące procedury, strefy inwentaryzowanego magazynu, metody obsługi narzędzi i dodatkowe zalecenia (np. jak postępować ze zbędnymi lub uszkodzonymi zapasami).

3. Wykorzystaj okresowe spadki natężenia przepływu towarów – zaplanowanie inwentaryzacji w czasie sezonowego spowolnienia działalności pozwoli ograniczyć negatywny wpływ na bieżącą pracę magazynu.

4. Poinformuj kontrahentów i odbiorców – inwentaryzacja może powodować konieczność wstrzymania przyjęć i wydań w magazynie, dlatego należy ją zaplanować z odpowiednim wyprzedzeniem oraz powiadomić o tym fakcie dostawców i klientów.

5. Sprawdź środki i narzędzia ewidencyjne – może się to wydawać mało istotne, jednak biorąc pod uwagę, że czas trwania inwentaryzacji magazynu powinien być możliwie jak najkrótszy, wcześniejsze przygotowanie niezbędnych narzędzi i dokumentów pozwoli uniknąć trudności pojawiających się w ostatniej chwili.

Od Excela do systemów zarządzania magazynem

Zależnie od wielkości przedsiębiorstwa wykaz zapasów można sporządzić w formie papierowej lub na nośniku informatycznym. Omówmy najpopularniejsze rozwiązania w tym zakresie:

1. Inwentaryzacja magazynu w arkuszach Excela lub na kartkach

Spisywanie wyników inwentaryzacji magazynu na papierze to metoda, która może się sprawdzić jedynie w firmach utrzymujących minimalne stany zapasów. Jednak nawet w tych przypadkach rezygnacja z oprogramowania może narazić przedsiębiorstwo na kosztowne pomyłki.

Sposób postępowania: magazynierzy porównują stan zapasów z wykazem produktów na kartce, co jest wyjątkowo pracochłonne oraz obarczone ryzykiem popełnienia błędu.

Zdecydowanie lepszym wyjściem jest użycie specjalnych szablonów Excela, które pozwalają zautomatyzować niektóre czynności i obliczenia. Można też zainstalować dodatkowe wtyczki do arkusza kalkulacyjnego, które automatycznie pobierają dane z czytników kodów kreskowych, usprawniając tym samym pracę personelu. Choć jest to bardziej praktyczne rozwiązanie niż obliczenia na kartkach, niebezpieczeństwo wystąpienia pomyłek wciąż jest bardzo duże. Z tego względu w dłuższej perspektywie metoda ta nie gwarantuje stuprocentowo bezpiecznej i wydajnej kontroli zapasów.

2. Inwentaryzacja przy użyciu systemu WMS

Magazynowe systemy informatyczne (WMS) zapewniają większą dokładność i szybkość inwentaryzacji. Są wręcz nieodzowne w przedsiębiorstwach utrzymujących duże zapasy magazynowe. Przy wysokim stopniu złożoności procedur inwentaryzacyjnych system WMS zdecydowanie ogranicza prawdopodobieństwo popełnienia błędów.

Tymczasem wyniki badania przeprowadzonego przez Warehousing Education and Research Council pokazują, że w dwóch trzecich magazynów na terenie USA wciąż stosuje się inne niż WMS metody zarządzania zapasami, m.in. arkusze Excela. Sytuacja ma jednak szansę poprawić się dzięki stałemu poszerzaniu zakresu różnorodnych funkcji dostępnych w magazynowych systemach informatycznych.

Dla przykładu opracowany przez Mecalux system Easy WMS umożliwia:

• Przeprowadzenie dużej liczby spisów zróżnicowanych pod względem pożądanych kryteriów wyboru. Można na przykład zaplanować przeliczenie opakowań (palet, pojemników itp.) albo pojedynczych produktów.
• Wyznaczenie stref magazynowych podlegających inwentaryzacji (spis według lokalizacji).
• Określenie zasad pierwszeństwa produktów zależnie ich od parametrów logistycznych (wskaźnik rotacji zapasów, koszt jednostkowy, data ważności, numer partii itp.), dzięki czemu w pierwszej kolejności można zinwentaryzować towary najistotniejsze z punktu widzenia bieżącej działalności przedsiębiorstwa.
• Współpracę z różnego rodzaju czytnikami i urządzeniami wspomagającymi wykonywanie czynności magazynowych, między innymi terminalami radiowymi czy systemami kompletacji głosowej (pick by voice).
• Utrzymanie maksymalnej kontroli stanów magazynowych dzięki inwentaryzacji bieżącej, w ramach której informacje na temat zapasów są aktualizowane codziennie. W przypadku Easy WMS za obsługę tak olbrzymiej ilości danych odpowiada moduł Supply Chain Analytics.

Kody kreskowe czy technologia RFID?

Jednym z istotniejszych czynników mających wpływ na wydajność inwentaryzacji magazynu jest sposób oznaczania towarów. W tej dziedzinie tradycyjne kody kreskowe coraz częściej ustępują pola nowoczesnym etykietom RFID. Przyjrzymy się obu rozwiązaniom:

– Inwentaryzacja magazynu przy użyciu czytników kodów kreskowych i terminali radiowych:

Kody kreskowe cieszą się dużą popularnością ze względu na wydajność, uniwersalność i niski koszt wdrożenia. Dane ze środowiska fizycznego do cyfrowego (arkusza Excela lub bardziej wyspecjalizowanego programu) są przesyłane za pomocą specjalnego czytnika optycznego. Ograniczeniem tej metody jest konieczność zeskanowania kodu w celu odczytu danych.

Terminal radiowy to rozbudowana wersja czytnika kodów kreskowych z możliwością zdalnej komunikacji z oprogramowaniem magazynowym. Dzięki niemu pracownik może otrzymywać polecenia z systemu i sprawniej wykonywać powierzone zadania.

– Inwentaryzacja magazynu przy użyciu czytników etykiet RFID:

Wdrożenie systemu oznaczania towarów za pomocą etykiet RFID (Radio Frequency Identification) zdecydowanie przyspiesza inwentaryzację.

Omawiana technologia wykorzystuje fale radiowe do odbioru i przekazywania danych dotyczących konkretnego ładunku. Największą zaletą stosowanych w tym celu chipów jest możliwość przechowywania większej ilości danych, które w dodatku można dowolnie zmieniać na kolejnych etapach łańcucha dostaw.

Przy inwentaryzacji magazynu ogromnym udogodnieniem jest brak konieczności skierowania czytnika w stronę skanowanej etykiety. Wystarczy przesunąć go nad opakowaniem, aby wczytać potrzebne dane bezpośrednio do systemu.

Jak dotychczas największą przeszkodą dla upowszechnienia się systemów oznaczania opartych na etykietach RFID była z jednej strony dość wysoka cena, a z drugiej – niedostateczna dokładność. Branża jednak stale rozwija tę technologię, dzięki czemu, jak pokazuje opublikowany przez Microsoft raport o trendach w produkcji, w 2018 roku średni koszt czujnika IoT takiego jak etykieta RFID spadł dwukrotnie w porównaniu do 2004 roku.

Dostępne są także liczne badania potwierdzające wyraźną poprawę dokładności odczytu. Przykładem może być badanie przeprowadzone przez organizację GS1 US wspólnie z laboratorium RFID na Uniwersytecie w Auburn w Stanach Zjednoczonych, w którym błędy wykryto w aż 70% zamówień obsługiwanych przy użyciu kodów kreskowych i tylko 0,01% zamówień obsługiwanych za pomocą technologii RFID.

Dlaczego tak istotna jest sprawna inwentaryzacja zapasów?

Prawidłowa kontrola inwentaryzacji magazynu ma na celu zminimalizowanie kosztów magazynowych, a tym samym zwiększenie zysków, przy jednoczesnym utrzymaniu wysokiego standardu obsługi zamówień i coraz większym zadowoleniu klientów.

Oprogramowanie do zarządzania magazynem w połączeniu z technologią RFID zdecydowanie podnosi efektywność całego procesu. Z biegiem czasu coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie nowoczesnych rozwiązań w miejsce ręcznej metody inwentaryzacji zapasów. Wykorzystanie oprogramowania usprawnia i przyspiesza ten proces.