Kontrola stanów magazynowych – podstawy doskonalenia obsługi klienta

Kontrola stanów magazynowych to istotny element wpływający na zrównoważone zarządzanie całą gospodarką magazynową, a w rezultacie całym przedsiębiorstwem.

Niektóre firmy wykonują jedynie okresową kontrolę zapasów. Inne natomiast potrzebują o wiele szerzej zakrojonego zarządzania zapasami ze względu na prowadzenie procesów produkcyjnych, większą rotację produktów oraz obsługę zwrotów od klientów (tzw. logistyka odzysku). Bez względu na przyjętą metodologię kontrola stanów magazynowych stanowi kluczową czynność umożliwiającą zwiększenie rentowności firmy.

W niniejszym artykule wyjaśnimy, na czym polega kontrola zapasów, omówimy jej znaczenie w kontekście logistycznej i handlowej działalności przedsiębiorstwa, a także przedstawimy właściwy sposób jej wykonywania. 

Charakterystyka kontroli stanów magazynowych

Kontrola stanów magazynowych obejmuje zbiór procesów i technik umożliwiających sprawowanie nadzoru nad zapasami firmy. Dzięki dokładnej znajomości ilości składowanego asortymentu można lepiej planować i organizować przepływy i operacje.

Kontrola zapasów polega na rejestracji zakupu i sprzedaży produktów. Aby sprawnie realizować bieżące zamówienia klientów, firma powinna posiadać zapas minimalny oraz określić punkt zamawiania, czyli czas, w którym należy złożyć zamówienie w celu uzupełnienia zasobów. 

Umożliwia to osiągnięcie równowagi między przyjmowanymi i wydawanymi artykułami oraz ustalenie poziomu ich dostępności. Właściwie prowadzona kontrola stanów magazynowych w celu określenia liczby produktów potrzebnych do prawidłowej obsługi klienta wymaga uwzględnienia następujących czynników: zmienności zapotrzebowania, czasu realizacji dostaw (tzw. lead time) oraz charakterystyki prowadzonej działalności.

Dlaczego warto prowadzić kontrolę stanów magazynowych?

U podstaw kontroli zapasów leżą dwa nadrzędne cele: minimalizacja kosztów magazynowania oraz zapewnienie doskonałej obsługi klienta.

Zapewnienie optymalnej wielkości zamówienia i utrzymywanie prawidłowej równowagi zapasów ma zasadnicze znaczenie dla osiągnięcia rentowności firmy. Brak zapasów w magazynie mógłby spowodować opóźnienia i być przyczyną reklamacji ze strony klientów.

Jednak posiadanie zapasu nadmiernego również nie jest zalecane, ponieważ pociąga za sobą dodatkowe koszty związane z magazynowaniem oraz ryzyko przeterminowania się towaru lub pogorszenia jego jakości.

Jak prowadzić kontrolę stanów magazynowych?

Kontrola stanów magazynowych to proces, który można prowadzić na trzy sposoby:

• Na papierze (ręcznie). Operatorzy wyposażeni w wykaz produktów z katalogu sprawdzają pozycja po pozycji liczbę dostępnych artykułów na regałach, a następnie odnotowują ją w dokumentach. Wadą tej metody jest ryzyko popełnienia błędów, dlatego sprawdza się ona wyłącznie w małych firmach o niewielkich poziomach zapasów i niskich poziomach rotacji.
• Z wykorzystaniem programu Excel. Za pomocą tego narzędzia można sporządzać listy artykułów zgromadzonych w magazynie. W odróżnieniu od kartki papieru Microsoft Excel posiada specjalne szablony do prowadzenia inwentaryzacji, umożliwiające bezpośrednie pozyskiwanie danych z czytników kodów kreskowych. Jednak praktycznie cały proces wprowadzania danych odbywa się ręcznie, dlatego również wiąże się z dość wysokim prawdopodobieństwem popełnienia błędów.
• Za pomocą systemu WMS do zarządzania magazynem. Ręczna kontrola stanów magazynowych jest zajęciem pracochłonnym i wymaga zaangażowania znacznej liczby pracowników. Natomiast system WMS (np. Easy WMS firmy Mecalux) zarządza asortymentem w sposób całkowicie zautomatyzowany, przyspieszając kontrolę zapasów przy jednoczesnej eliminacji błędów. Oprogramowanie rejestruje wszystkie przyjęcia i wydania towaru, dzięki czemu gwarantuje kompleksową i bezpieczną kontrolę procesów prowadzonych w magazynie.

Kiedy należy przeprowadzić kontrolę stanów magazynowych?

Firmy określają częstotliwość wykonywania inwentaryzacji, która zależy od szeregu czynników, m.in. liczby dostępnych produktów, rozmiarów magazynu oraz liczby operatorów.

Kontrola zapasów może mieć charakter okresowy (np. co miesiąc, kwartał, półrocze czy rok). Angażuje wówczas znaczną część personelu i może skutkować zakłóceniem pracy magazynu przez dłuższy okres. Oprócz ogromnych nakładów pracy wymaganych do przeprowadzenia kontroli istnieje również ryzyko popełnienia błędów, ponieważ jest to czynność wykonywana ręcznie.

Można również prowadzić inwentaryzacje częściowe. Takie rozwiązanie zakłada podliczanie określonych pozycji asortymentowych częściej niż innych, przy uwzględnieniu ich wspólnych cech lub poziomu rotacji (stosując analizę ABC). W odróżnieniu od rocznej lub półrocznej inwentaryzacji zapewnia większą dokładność danych na temat zgromadzonego towaru, ograniczając ryzyko braku zapasów w magazynie.

Najlepszym rozwiązaniem jest prowadzenie stałej inwentaryzacji zapasów. Stan magazynowy podlega aktualizacji w czasie rzeczywistym dzięki stałej rejestracji wszystkich przepływów (od przyjęć i wydań towaru po transport wewnątrz magazynu). Ten rodzaj kontroli można uzyskać tylko za pomocą systemu WMS, który automatycznie monitoruje wszystkie przyjmowane, składowane i wydawane produkty. Dzięki stałej inwentaryzacji możliwe jest ograniczenie kosztów logistycznych oraz wyeliminowanie błędów i zakłóceń w działalności magazynu.

Inwentaryzacja fizyczna a księgowa

Nie należy mylić fizycznej inwentaryzacji towaru z inwentaryzacją księgową. Inwentaryzacja fizyczna polega na faktycznej organizacji produktów w magazynie. Z kolei inwentaryzacja księgowa dotyczy wartości pieniężnej towaru.

Celem fizycznej kontroli stanów magazynowych jest zapewnienie zgodności między elementami zarejestrowanymi w systemie i faktycznym stanem towaru na regałach. Wykryte w ten sposób rozbieżności mogą wynikać z błędu popełnionego na etapie kompletacji, kradzieży itp., dlatego konieczne jest zagwarantowanie dokładności tego procesu.

Księgowa kontrola zapasów ma na celu dopasowanie wartości pieniężnej towaru zakupionego i wydanego. Przysparza to pewnych problemów, gdy ten sam asortyment został zakupiony po różnych cenach, ponieważ po umieszczeniu na regałach jest on trudny do zidentyfikowania. Pomocne w tym zakresie mogą być techniki księgowe, jak FIFO (first in, first out – wartość ostatniego wydanego produktu odpowiada produktowi najstarszemu), LIFO (last in, first out – wartość najwcześniej wydanego towaru) czy PMP (średnia cena ważona, zastosowanie cen uśrednionych).

W celu przeprowadzenia prawidłowej inwentaryzacji księgowej należy zadbać o dokładność fizycznej kontroli stanu magazynowego. Brak informacji na temat produktów faktycznie zgromadzonych w magazynie przekłada się na brak możliwości przypisania wartości pieniężnej zapasom firmy. 

Produkty pod kontrolą

Właściwie prowadzona kontrola stanu magazynowego ułatwia przeprowadzanie w nim wszelkich operacji.

Mając dokładne dane na temat dostępności artykułów w magazynie, można znacznie zwiększyć wydajność firmy. Umożliwia to organizację uzupełniania zapasów, odpowiednie wykorzystanie zasobów magazynowych, sprawne przygotowywanie zamówień lub płynne reagowanie na zmienne zapotrzebowanie. Poprawa efektywności w tych obszarach pozwala na wzmocnienie wizerunku przedsiębiorstwa.

Dzięki zgromadzeniu większej ilości danych na temat produktów znajdujących się w magazynie można łatwiej podejmować trafne decyzje dotyczące usprawnień. W tym zakresie niezbędne jest właściwe oprogramowanie magazynowe, takie jak Easy WMS firmy Mecalux. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, w jaki sposób system Easy WMS może pomóc Ci w sprawowaniu kontroli nad zapasami w czasie rzeczywistym.