Prognozowanie popytu – gotowość na przyszłe wyzwania

Prognozowanie popytu obejmuje szereg czynności mających na celu zapewnienie odpowiednich poziomów zapasów w magazynie w celu sprostania zapotrzebowaniu ze strony klientów.

Aby osiągnąć równowagę między popytem i podażą, firmy powinny zaopatrzyć się w ilość surowców, jakiej potrzebują na liniach produkcyjnych, a jednocześnie dysponować wystarczającą liczbą produktów gotowych do obsługi zamówień składanych przez klientów.

W niniejszym artykule prezentujemy sposoby prognozowania popytu. Wyjaśniamy też, jak dostosować wszystkie procesy i decyzje podejmowane w firmie do realizacji wspólnego celu – zapewnienia zaopatrzenia wystarczającego, aby sprostać wymaganiom klientów.

Prognozowanie popytu – definicja

Prognozowanie popytu, znane również z języka angielskiego pod nazwą demand planning, stanowi siłę napędową całego łańcucha dostaw. Polega na szacowaniu wielkości sprzedaży w celu zorganizowania procesów produkcyjnych, zaplanowania czynności magazynowych i opracowania budżetów.

Wszystkie działy firmy (od działu sprzedaży i marketingu po dział operacyjny, finansowy i logistyczny) powinny ze sobą współpracować przy sporządzaniu tych szacunków, gdyż pozwalają one określić zasady postępowania oraz strategie handlowe.

Planowanie zapotrzebowania w magazynie pomaga w ustaleniu wymaganej liczby składowanych produktów w ramach poszczególnych pozycji asortymentowych (SKU), niezbędnej przestrzeni do magazynowania wszystkich ładunków oraz liczby operatorów i zmian roboczych. Planowanie jest również pomocne do określenia zapasu zabezpieczającego zapobiegającego zakłóceniom obsługi.

Plany zaspokojenia prognozowanego popytu nie mogą skupiać się jedynie na wewnętrznych zasobach i działach firmy, ponieważ zależą one również od zewnętrznych kontrahentów. Przykładowo, dostawcy surowców powinni dostosować się do harmonogramu i tempa procesów produkcyjnych w celu uniknięcia opóźnień.

Zalety prognozowania popytu

Po przeprowadzeniu prognozy dział zaopatrzenia firmy może określić niezbędne ilości produktów, zarówno w zakresie surowców potrzebnych do niezakłóconego zaopatrywania linii produkcyjnych, jak i wyrobów gotowych w celu bieżącej obsługi klientów.

Określenie ilości towaru, którym firma zarządza w bieżącej działalności, dostarcza następujących korzyści:

• Satysfakcja klientów i poprawa wizerunku firmy. Dzięki zaplanowaniu sprzedaży firma może zapewnić sobie utrzymywanie odpowiedniego poziomu zapasów w magazynie (optymalna wielkość zamówienia).
• Organizacja produkcji. Znając szacunkową wielkość sprzedaży produktów, firma może z wyprzedzeniem przewidzieć zapotrzebowanie linii produkcyjnych (niezbędne surowce i opakowania).
• Kontrola zapasów rezerwowych. Firmy zyskują możliwość zaplanowania zapasu zabezpieczającego pozwalającego im sprostać zapotrzebowaniu rynku, wprowadzać na rynek nowe produkty, a także wdrażać oferty i promocje.
• Ograniczenie przestarzałego asortymentu. Przechowywanie wyłącznie produktów niezbędnych do pokrycia zapotrzebowania eliminuje braki zapasów w magazynie oraz możliwość zalegania przestarzałych towarów. Pozwala to również na obniżenie kosztów magazynowania.
• Optymalne wykorzystanie przestrzeni magazynowej. Zgromadzenie wyłącznie niezbędnych zapasów umożliwia istotne ograniczenie wykorzystywanej przestrzeni magazynowej (bez konieczności wynajmu lub zakupu dodatkowego miejsca).
• Organizacja personelu. Wiedza w zakresie spodziewanej wielkości popytu pozwala lepiej zorganizować pracę operatorów i liczbę zmian roboczych w magazynie, a także sprostać ewentualnym zmianom zapotrzebowania i świadczyć wysokiej jakości obsługę.
• Minimalizacja kosztów. Prognoza przyczynia się do zaplanowania budżetu firmy oraz dokładniejszej kontroli jej wydatków.

Czynniki mające wpływ na prognozowanie popytu

Szacowanie wielkości sprzedaży to bardzo skomplikowane zadanie z uwagi na brak możliwości przewidzenia czynników mogących kreować lub zmniejszać popyt wśród konsumentów. Nie istnieje jeden niezawodny sposób prognozowania, ponieważ nie da się określić wszystkich zdarzeń, które mogą wystąpić w przyszłości.

Choć istnieją produkty o bardzo stabilnym modelu konsumpcji w czasie, model ten nie zawsze można wyznaczyć dla każdego sprzedawanego artykułu. Niektóre produkty mają charakter sezonowy, a zatem są kupowane w większych ilościach w określonych porach roku. Na inne z kolei wpływają aktualne trendy w modzie lub zmiany nawyków konsumenckich, co utrudnia przewidywanie wielkości sprzedaży. Jak zatem zaplanować zapotrzebowanie?

Podczas prognozowania popytu firmy analizują między innymi ewolucję sprzedaży na przestrzeni poprzednich miesięcy, kwartałów lub lat. Dane historyczne dotyczące zapotrzebowania i sprzedaży są niezwykle przydatne. Zapotrzebowanie obejmuje artykuły zamawiane przez klientów, niezależnie od tego, czy firma posiadała ich zapasy (a zatem niezależnie od realnej możliwości ich sprzedaży). Natomiast sprzedaż dotyczy faktycznie sprzedanych i wydanych artykułów.

W przypadku nowych artykułów, dla których nie istnieją dane historyczne dotyczące sprzedaży, konieczna jest analiza liczby potencjalnych klientów oraz sytuacji na rynku, zarówno krajowym, jak i międzynarodowym, uwzględniając czynniki polityczne, gospodarcze, społeczne i technologiczne, mogące mieć wpływ na sprzedaż.

Na etapie planowania zapotrzebowania decydujące znaczenie mają również strategie handlowe konkurencji. Należy zatem nie tylko zidentyfikować największych konkurentów, ale również prześledzić ich strategie i spróbować przewidzieć ich reakcję.

Należy również uwzględnić skutki i możliwe efekty przyjęcia własnej strategii handlowej. Przykładowo, kampanie polegające na oferowaniu zestawów produktów lub oferty typu 2x1 zachęcają klientów do dokonania zakupu wykraczającego poza ich bieżące potrzeby, lecz skutkują zarazem zmniejszeniem konsumpcji tych artykułów w kolejnym cyklu zakupowym.

Metody ilościowe i jakościowe prognozowania popytu

Istnieją różne metody ilościowe wykorzystujące dane historyczne do prognozowania popytu w kontekście zarządzania zapasami. Oto główne z nich:

• Metoda bezkrytyczna. Jest to bardzo prosty sposób prognozowania, ponieważ wykorzystuje dane historyczne przy założeniu, że tendencje sprzedażowe z biegiem czasu wciąż utrzymają się na stałym poziomie. Nie jest to jednak realistyczne podejście, ponieważ nie uwzględnia zmienności zapotrzebowania.
• Metoda średniej prostej (ruchomej). Polega na obliczaniu średniej arytmetycznej z wartości sprzedaży w określonym czasie (na przykład w danym roku). Aby takie podejście bardziej odzwierciedlało rzeczywistość, należy prowadzić obliczenia dla krótszych okresów (kwartały, miesiące lub tygodnie).

Z drugiej strony często stosuje się również metody jakościowe, wykorzystywane w szczególności w przypadku wprowadzania na rynek nowych produktów. Kategoria ta obejmuje badania rynku, w ramach których dokonywana jest analiza potencjalnych klientów oraz wiodących konkurentów. Do tej grupy zaliczamy również analitykę internetową, która przygląda się ruchowi w sieci w celu ustalenia zachowania potencjalnych klientów firmy oraz sposobu użytkowania przez nich określonych rozwiązań.

Technologia w służbie prognozowania popytu

Przed nadejściem ery komputeryzacji firmy wykorzystywały swoją wiedzę i doświadczenie do bardziej lub mniej trafnych kalkulacji wielkości sprzedaży i określania liczby niezbędnych produktów w celu sprostania zapotrzebowaniu.

Wraz z powstaniem rozwiązań informatycznych część firm zaczęła szacować swoją sprzedaż przy użyciu programów kalkulacyjnych, na przykład programu Microsoft Excel, który nadal jest wykorzystywany w tym celu w małych i średnich przedsiębiorstwach. Ponieważ jest to tak popularne narzędzie, niektóre firmy w dalszym ciągu prowadzą inwentaryzację za pomocą programu Excel, choć jest to metoda zdecydowanie odradzana w profesjonalnych magazynach. Zarówno do prognozowania popytu, jak i zarządzania magazynem zalecanym rozwiązaniem jest użycie dedykowanych narzędzi.

Excel oferuje w tym zakresie ograniczone funkcje, dlatego osoba odpowiedzialna za oszacowanie wielkości sprzedaży powinna dysponować wyspecjalizowanym oprogramowaniem do prognozowania popytu. Tego rodzaju oprogramowanie wykorzystuje przepływy informacji zgromadzone w systemie ERP oraz oprogramowaniu do zarządzania magazynem (WMS), na przykład Easy WMS firmy Mecalux, do oszacowania produktów, które należy magazynować celem bieżącej obsługi zapotrzebowania.

System WMS powinien być wyposażony w specjalne narzędzie umożliwiające analizę danych dotyczących wszystkich przepływów w magazynie. W przypadku Easy WMS firmy Mecalux jest to moduł Supply Chain Analytics, który przekształca duże ilości danych codziennie generowanych w magazynie we wskaźniki KPI ułatwiające podejmowanie decyzji zmierzających do wdrażania usprawnień.

Na podstawie wszystkich tych informacji oprogramowanie do prognozowania popytu oblicza szacunkową wielkość sprzedaży, a następnie przekazuje te dane systemom ERP i WMS. Prognoza umożliwia następnie np. organizację czynności magazynowych lub kampanii prowadzonych przez firmę.

Przykład prognozowania popytu

Planowanie zapotrzebowania może mieć różny przebieg w zależności od rodzaju prowadzonej działalności oraz właściwości oferowanych produktów. Aby ułatwić zrozumienie tego procesu, przeanalizujmy poniższy przykład producenta zabawek, u którego planowanie popytu mogłoby przebiegać w następujący sposób.

W pierwszej fazie należałoby wskazać okres prognozowania (perspektywa krótko-, średnio- lub długoterminowa) oraz określić harmonogram. Sektor zabawek ma charakter wysoce sezonowy, a sprzedaż wzrasta w określonych porach roku, zwłaszcza w okolicy świąt Bożego Narodzenia oraz, choć w mniejszym stopniu, w okresie wakacyjnym.

Logistyka w okresie świątecznym wymaga precyzyjnego zaplanowania wszystkich operacji, w szczególności przygotowywania zamówień, mając na celu uniknięcie błędów w procesie kompletacji. Jednocześnie należy zorganizować procesy produkcyjne z wyprzedzeniem, aby zapewnić dostępność towaru w odpowiednim czasie.

Warto nie tylko zaplanować harmonogram, ale również dokonać pomiaru wielkości sprzedaży w określonym przedziale czasowym. Producent zabawek mógłby przeanalizować wyniki swoich świątecznych kampanii z ubiegłych lat, aby określić przybliżoną wielkość sprzedaży na bieżący rok.

Z pomocą oprogramowania WMS magazyn jest gotowy do realizacji większej liczby zamówień w tych okresach. W przypadku sezonowego wzrostu zapotrzebowania WMS może zoptymalizować czynności, kierując pracą operatorów w sposób gwarantujący szybsze i bezbłędne przygotowywanie zamówień.

Synonim renomy firmy

W świetle coraz większych wymogów stawianych przed sektorem logistyki (przygotowywanie dużej liczby zamówień, bardzo krótkie terminy dostaw, obsługa zwrotów itp.) firmy powinny prognozować popyt z wyprzedzeniem, aby właściwie organizować czynności prowadzone w swoich magazynach.

W logistyce podstawowym narzędziem ułatwiającym planowanie jest oprogramowanie WMS, które umożliwia pozyskanie danych pomocnych w prognozowaniu przebiegu ewolucji prowadzonej działalności. Dysponując obrazem przyszłej sytuacji firmy, możemy dostosować pracę magazynu tak, aby skutecznie zarządzać nim w poszczególnych cyklach sprzedaży. Easy WMS – zaawansowany system zarządzania opracowany przez Mecalux – umożliwia sprawowanie ścisłej kontroli nad zapasami i wszystkimi czynnościami w magazynie. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, w jaki sposób możesz zoptymalizować zasoby i procesy logistyczne w swojej firmie.