Zapas sezonowy – czym jest i jak nim zarządzać?

Prawidłowe zarządzanie zapasem sezonowym w magazynie jest koniecznym warunkiem wydajnego funkcjonowania logistyki. Jego celem jest przygotowanie firmy na realizację wszystkich zamówień w szczycie sezonu.

W czasach dynamicznego rozwoju sektora e-commerce, w którym istotną rolę odgrywa sezonowość produktów oraz zwiększanie liczby jednostek asortymentowych w magazynie, cyfryzacja zarządzania zapasami jest skutecznym rozwiązaniem pozwalającym realizować zamówienia w okresach największego popytu i dostosować się do sezonowości sprzedaży.

Co to jest zapas sezonowy?

Zapas sezonowy to artykuły znajdujące się w magazynie, których wskaźnik rotacji rośnie w pewnych okresach roku. Oznacza to, że jest wówczas na nie większy popyt. Sezonowość popytu wymaga elastycznej logistyki zaopatrzenia pozwalającej na zwiększanie lub zmniejszanie liczby dostępnych produktów oraz na zmianę ich lokalizacji w magazynie, w zależności od aktualnego zapotrzebowania.

Aby wydajnie zarządzać stanem magazynowym, kierownik logistyki powinien mieć na uwadze takie czynniki jak: 

• Czas trwania sezonu – identyfikacja szczytów sezonu oraz okresów najmniejszego popytu, ich czasów trwania oraz częstotliwości, z jaką po sobie następują. Wiedza na temat zapotrzebowania na składowane artykuły jest decydującym elementem dobrego kontrolowania zapasów.
• Lead time w zaopatrzeniu – zarządzanie zapasem sezonowym powinno również uwzględniać politykę zaopatrzeniową. Okresowe analizy popytu na każdy produkt pozwalają opracować strategie zaopatrzenia usprawniające logistykę przedsiębiorstwa.

W oparciu o powyższe czynniki kierownicy logistyki ustalają wskaźnik rotacji każdej jednostki asortymentowej oraz opracowują i wdrażają strategie logistyczne ukierunkowane na zwiększenie wydajności magazynu. Można na przykład zastosować takie techniki magazynowania jak składowanie chaotyczne lub slotting. Celem tych działań jest taka organizacja obiektu logistycznego, aby produkty o większej rotacji znajdowały się w najbardziej dostępnych lokalizacjach.

Wskaźniki KPI do monitorowania zapasu sezonowego

Aby skutecznie zarządzać zapasem sezonowym, konieczne jest analizowanie serii wskaźników wydajności logistycznej (KPI), które pokazują status każdej jednostki asortymentowej oraz prognozowane zapotrzebowanie.

Oto niektóre ze wskaźników KPI używanych przez kierowników logistyki do kontrolowania zapasów w okresach największego popytu: 

• Wskaźnik rotacji zapasów – określa szybkość wymiany składowanych produktów w danym przedziale czasowym. Szybka rotacja zapasów oznacza, że w magazynie liczba wejść i wyjść produktów jest wysoka, podczas gdy niska rotacja może informować o zbyt dużej liczbie składowanych ładunków. 
• Wskaźnik braku zapasów w magazynie – pokazuje procent zamówień niekompletnych względem wszystkich przyjętych zamówień. Każda firm dąży do maksymalnego obniżenia tego wskaźnika, aby zaspokoić popyt na swoje produkty.
• Wskaźnik cyklu zapasów – informuje, przez ile dni dany artykuł zalega w magazynie, zanim nie zostanie kupiony. Dzięki temu wskaźnikowi można lepiej planować uzupełnienie zapasów, identyfikować produkty o zbyt wysokich kosztach magazynowania lub porównywać rentowność swojej działalności z konkurencją.
• Wskaźnik zamówień oczekujących – pozwala oszacować liczbę zamówień złożonych przez klientów, których nie można zrealizować. Sezonowość powoduje wzrost tempa przygotowywania zamówień w magazynie. Dlatego aby uniknąć wyczerpania zapasów, należy prowadzić skrupulatną kontrolę zamówień oczekujących.

Omówione pozycje to jedne z najczęściej stosowanych wskaźników. Jednak każdy kierownik logistyki powinien przeanalizować, jakie KPI będą najbardziej przydatne z punktu widzenia rodzaju prowadzonej działalności i potrzeb danej instalacji logistycznej.

Strategie kontrolowania zapasu sezonowego

Aby właściwie kontrolować zapas sezonowy, należy znać właściwości składowanych jednostek asortymentowych oraz sezonowość popytu. Wdrożenie strategii umożliwiających prognozowanie popytu usprawnia zarządzanie zapasem sezonowym. Dzięki nim można uzupełniać stan magazynowy dokładnie o taką liczbę produktów, która z jednej strony pozwoli zaspokoić popyt, z drugiej – uchroni przed nadmiernymi kosztami składowania.

Na podstawie wiedzy o stanie zapasów i prognozowanym zapotrzebowaniu kierownik logistyczny powinien opracować strategię, która zwiększy dostępność artykułów o większej rotacji. Jednak sezonowość produktów wymaga elastycznej logistyki, czyli takiej, która daje możliwość zwiększania wolumenu zapasów w okresach szczytowego popytu oraz dostosowywania potrzeb w sytuacji spadku liczby zamówień.

W przypadku magazynów o stosunkowy wysokim udziale zapasu sezonowego bardzo wydajną strategią logistyczną (również produkcyjną) jest Just In Time – zakłada, że surowce lub produkty powinny wchodzić do magazynu dopiero w momencie otrzymania zamówienia. Zgodnie z tą metodą firma powinna dysponować dokładna liczbą artykułów pozwalającą zaspokoić aktualny popyt.

Innym skutecznym sposobem zarządzania zapasem sezonowym jest magazynowanie on-demand. Strategia ta polega na outsourcingu na określony czas takich procesów jak przyjęcie, magazynowanie czy kompletowanie zamówień dostawcy usług logistycznych. 

Oprogramowanie do zarządzania zapasem sezonowym

Manualne zarządzanie zapasem sezonowym może skutkować niekompletnymi zamówieniami i innego rodzaju błędami, które negatywnie wpływają na wydajność obiektu logistycznego. Rozwiązaniem pozwalającym uniknąć ryzyka pomyłek zakłócających pracę magazynu jest cyfryzacja procesów logistycznych. Oprogramowanie zarządzające magazynem (WMS) rozmieszcza ładunki w odpowiednich lokalizacjach według zbioru reguł i kryteriów określonego przez kierownika logistyki. System WMS taki jak Easy WMS firmy Mecalux umożliwia śledzenie produktów w czasie rzeczywistym, a także pełną kontrolę nad otrzymywanymi zamówieniami.

Zaawansowane programy umożliwiają również monitorowanie zmian rotacji produktów czy szczytów zamówień w określonych porach roku. Opracowany przez Mecalux Easy WMS jest dostępny w wersji software as a service (SaaS), co umożliwia dostosowywanie liczby licencji do bieżącego obłożenia pracą obiektu logistycznego. Skalowalność oprogramowania jest kluczowa w przypadku zapasu sezonowego i sezonowych szczytów zamówień, które wymagają większej liczby licencji w pewnych okresach roku.

System Easy WMS jest również wyposażony w zaawansowaną funkcjonalność usprawniającą slotting w magazynie, a tym samym zarządzanie zapasem sezonowym. Jest to moduł określający optymalną lokalizację każdej jednostki asortymentowej na podstawie okresowej analizy zapotrzebowania na poszczególne produkty. Po przeanalizowaniu rotacji program proponuje redystrybucję lokalizacji ładunków w celu usprawnienia kompletacji zamówień.

Zapas sezonowy – wysokie zyski w szczycie sezonu

Wzrost znaczenia sektora e-commerce skomplikował operacje logistyczne, szczególnie w firmach wprowadzających na rynek produkty charakteryzujące się sezonowymi wahaniami popytu. W obliczu takich okoliczności skuteczna kontrola stanu magazynowego jest kluczowa, aby zapewnić optymalny poziom zapasów.

Istnieje wiele strategii usprawniających zarządzanie zapasem sezonowym. Wśród nich można wymienić strategię Just In Time czy składowanie on-demand. Jednak skuteczna kontrola zapasu sezonowego wymaga cyfryzacji czynności magazynowych. Oprogramowanie magazynowe takie jak Easy WMS firmy Mecalux pozwala wyeliminować ryzyko błędu w zarządzaniu zapasami oraz śledzić produkty wzdłuż całego łańcucha dostaw. Skontaktuj się z nami, a nasi eksperci wskażą Ci najlepsze rozwiązanie dostosowane do potrzeb Twojej firmy.