Wskaźnik cyklu zapasów (days sales of inventory) – czas na wagę złota

Jak długo należy składować produkty do czasu ich wysyłki klientom lub na linie produkcyjne?

Wskaźnik cyklu zapasów informuje o czasie magazynowania poszczególnych ładunków. Dane te można wykorzystać do lepszego zaplanowania odnowienia zapasów, określenia produktów, które zwiększają koszty składowania, lub porównania rentowności prowadzonej działalności z innymi firmami o podobnym profilu.

W niniejszym artykule analizujemy, na czym polega ten wskaźnik, jakie ma znaczenie oraz jak go obliczać.

Wskaźnik cyklu zapasów – definicja i znaczenie

Wskaźnik cyklu zapasów stanowi KPI stosowane w logistyce oraz w rachunkowości. Informuje, ile dni potrzebuje magazyn do całkowitego odnowienia zapasów przez porównanie wartości finansowej składowanych i sprzedanych zapasów. W języku angielskim wskaźnik ten nosi nazwę days sales of inventory, inventory day of supply, days inventory outstanding lub inventory period.

Wskaźnik cyklu zapasów ma bezpośredni wpływ na płynność finansową firmy, ponieważ prawidłowe zarządzanie towarem prowadzi do zwiększenia rentowności. Na podstawie tych obliczeń, służących do analizy kosztów magazynowania, widać wyraźnie, że krótszy okres składowania artykułu w magazynie przekłada się na jego mniejsze koszty. Z kolei wysoki wskaźnik cyklu zapasów zwykle oznacza niewłaściwe zarządzanie stanem magazynowym lub problemy ze sprzedażą. Aby obliczane w ten sposób dane były dla firm przydatne, należy je porównać z danymi magazynów lub firm o zbliżonych cechach.

Obliczanie wskaźnika cyklu zapasów

Wskaźnik cyklu zapasów można wyliczyć za pomocą następującego wzoru:

Wskaźnik cyklu zapasów = Średnia dzienna wartość zapasów / (Wartość towarów sprzedanych w skali roku / 365)

Średnia dzienna wartość zapasów dotyczy wartości zapasów magazynowanych w ciągu jednego dnia. Może to być średnia wartość zarejestrowana na początku i na końcu okresu rozliczeniowego (np. na koniec roku obrotowego). W takim wypadku wartość należy wyliczyć w następujący sposób:

Średnia dzienna wartość zapasów = (zapasy na początku roku + zapasy na koniec roku) / 2

Mianownik, czyli koszt sprzedanego towaru, stanowi wartość towaru wydanego w skali roku. Liczbę tę należy podzielić przez 365 (rok stanowi prosty okres, który może posłużyć do analizy wydajności firmy), aby uzyskać średnią dzienną liczbę sprzedanych zapasów.

W efekcie uzyskujemy liczbę dni potrzebnych na całkowite odnowienie zapasów w magazynie (lub odnowienie analizowanego zbioru towarów).

Przykład obliczenia wskaźnika cyklu zapasów

Firma z początkiem roku zarejestrowała zapasy o wartości 220 000 euro, a zakończyła rok z zapasami o wartości 260 000 euro. Załóżmy przy tym, że wartość towarów sprzedanych w ciągu roku wynosi 5 800 000 euro. Na podstawie tych danych możemy wyliczyć wskaźnik cyklu zapasów w następujący sposób:

Na początek obliczamy średnią wartość zapasów:

Średnia dzienna wartość zapasów = (220 000 + 260 000) / 2 = 240 000 euro

Wynik posłuży do obliczenia wskaźnika cyklu zapasów za pomocą wzoru:

Wskaźnik cyklu zapasów = 240 000 euro / (5 800 000 euro / 365 dni ) = 15,10 dnia

Produkty przebywają w magazynie średnio przez okres 15,10 dnia. Ocena, czy jest to nadmierny, czy niewystarczający czas składowania, zależy od rodzaju prowadzonej działalności. Jeżeli na przykład działalność dotyczy szybko psujących się towarów, okres magazynowania powinien być jak najkrótszy. Z kolei w przypadku produktów o wysokiej wartości i niskim poziomie rotacji (jak np. w przypadku dealera samochodowego) okres ten może być dosyć długi i obejmować nawet wiele tygodni. Jak wiadomo, każda firma dąży do maksymalnego ograniczenia wskaźnika cyklu zapasów w swoim sektorze.

Optymalny wskaźnik cyklu zapasów

Jaki jest optymalny okres magazynowania produktów? Na to pytanie nie istnieje jedna właściwa odpowiedź, choć zawsze należy dążyć do maksymalnego skrócenia tego czasu. Jest to kwestia indywidualna, która zależy od takich aspektów jak dostępne środki finansowe, zapotrzebowanie ze strony klientów czy czas realizacji (lead time) po stronie dostawców.

Najważniejsze jest jak najszybsze wydanie zapasów, aby móc je odnowić i zwiększyć sprzedaż. Zapewnia to wyższe zyski, które możemy następnie ponownie zainwestować np. w doskonalenie systemów magazynowych. Przykładowo magazyn automatyczny umożliwiłby lepsze wykorzystanie pojemności magazynowej i szybsze wysyłki ładunków, zwiększając tym samym rentowność obiektu. Zasadniczym elementem całego tego procesu jest określenie optymalnej wielkości zamówienia, czyli poziomu pozwalającego pokryć popyt z zachowaniem marginesu bezpieczeństwa (zapobiegając brakom zapasów w magazynie), jednocześnie wiążącego się z możliwie najniższym kosztem magazynowania (unikając gromadzenia zapasu nadmiernego).

Każda firma powinna przeanalizować niezbędny czas do dystrybucji wszystkich składowanych zapasów, mając na uwadze, że niektóre produkty mają określony termin przydatności i nie mogą być sprzedawane po jego upływie. Za pomocą oprogramowania do zarządzania magazynem można nadać priorytet wysyłce łatwo psującego się towaru.

Jak ograniczyć wskaźnik cyklu zapasów

Aby skrócić czas magazynowania ładunków, należy przystąpić do prognozowania popytu, określając liczbę produktów niezbędną do zaspokojenia nowych transakcji sprzedaży. Na podstawie tych danych można określić poziom zaopatrzenia towaru i zorganizować kompletację i wysyłkę zamówień.

Prawidłowe zarządzanie stanem magazynowym przekłada się na ograniczenie wskaźnika cyklu zapasów. Można to osiągnąć na przykład przez zastosowanie takich kryteriów jak just-in-time, czyli zarządzanie wyłącznie produktami niezbędnymi w danym momencie, w miarę napływu zamówień.

Warto jednak dysponować oprogramowaniem WMS do zarządzania magazynem takim jak Easy WMS firmy Mecalux. System ten stosuje reguły i algorytmy do przypisywania poszczególnym produktom konkretnych lokalizacji w magazynie (tzw. slotting), a ponadto organizuje czynności operatorów w celu zwiększenia efektywności ich pracy. Dzięki temu mogą oni szybciej wydawać zamówienia, ograniczając wskaźnik cyklu zapasów.

Lepsze zarządzanie – krótszy czas magazynowania

Priorytetem każdej firmy jest prawidłowe zarządzanie posiadanym stanem magazynowym. Im krótszy okres składowania, tym prawdopodobnie lepiej jest on zarządzany i tym wyższa rentowność firmy. Z kolei zbyt długie magazynowanie nie tylko wiąże się z wyższymi kosztami tego procesu, ale również z ryzykiem zepsucia się produktów.

Aby maksymalnie wykorzystać magazyn, należy w pierwszej kolejności postawić na oprogramowanie do zarządzania magazynem, np. Easy WMS firmy Mecalux. Oprogramowanie zapewnia cyfryzację przyjęć i wydań ładunków, przypisując odpowiednią lokalizację produktom na podstawie uprzednio określonych kryteriów i reguł. Umożliwia to przyspieszenie przepływów i poprawę wskaźników wydajności magazynu. Skontaktuj się z nami, a nasz specjalista doradzi Ci, jak usprawnić przebieg procesów logistycznych w Twojej firmie.