Proces magazynowania: jak przebiega i w jaki sposób można go usprawnić

Proces magazynowania to podstawowy zestaw operacji przebiegających w każdym magazynie. To, w jaki sposób się odbywa, będzie mieć wpływ na efektywność łańcucha dostaw, rentowność firmy, a także na jej wizerunek wśród klientów, ponieważ wszelkie uchybienia będą skutkować pomyłkami lub opóźnieniami w realizacji zamówień. Dlatego należy szczególnie zadbać, aby przebiegał w sposób optymalny. Jednak czy można usprawnić proces magazynowania bez ponoszenia kosztownych wydatków? Tak, jest to możliwe poprzez szczegółową analizę każdej stref magazynowych, w których jest on realizowany, i ich optymalizację.

W tym artykule wyjaśnimy, czym jest proces magazynowania i jakie etapy wchodzą w jego skład, oraz udzielimy wskazówek, w jaki sposób zwiększyć efektywność procesu magazynowania poprzez wprowadzenie usprawnień w strefach magazynowania, kompletacji oraz przyjęć i wysyłki towarów, a także w strefie towarzyszącej jego realizacji – konserwacji urządzeń przeładunkowych – i obszarze administracyjnym obiektu składowania.

Proces magazynowania: definicja i przebieg

Jako proces magazynowania rozumiemy zakres czynności wykonywanych w związku ze składowaniem towarów oraz jego obsługą (przyjęcie, przemieszczanie, kompletacja, wysyłka) w zgodzie z panującymi warunkami organizacyjnymi i technologicznymi, a także przepływ informacji z nim związany. Na jego przebieg składają się cztery etapy:

1. Przyjęcie towarów

Pierwsza faza procesu magazynowania to wszelkie czynności związane z operacją przyjęcia towaru do magazynu. Jego planowanie i organizacja, rozładunek samochodów ciężarowych, weryfikacja zgodności otrzymanej dostawy, kontrola jakości, konsolidacja i przekazanie ładunków do magazynu. Szczegółowo etap przyjęcia towarów do magazynu omówiliśmy w tym artykule.

2. Magazynowanie

Ten etap polega na umieszczeniu na miejscach składowania przekazanych ze strefy przyjęcia towarów, a następnie, w razie zapotrzebowania, przekazania go do strefy kompletacji zamówień. Specyfika działalności przedsiębiorstwa, rodzaj obsługiwanych produktów czy tempo ich sprzedaży będzie mieć wpływ m.in. na wybór sposobu magazynowania, metodę rozmieszczenia towarów na regałach i rodzaj systemu składowania. Na tym etapie odbywa się podstawowa funkcja pracy magazynów.

3. Kompletacja zamówień

Trzecim etapem procesu magazynowania jest przygotowywanie zamówień. Polega ono na pobraniu odpowiedniej liczby produktów z zapasów i skompletowanie ich w zamówienie otrzymane od klienta. Może odbywać się bezpośrednio z regałów w strefie magazynowania, jednak najczęściej wyznacza się do tego celu oddzielną strefę przeznaczoną na kompletację. Po zebraniu wymaganego asortymentu i kontroli jego zgodności z zamówieniem towar zostaje przekazany do strefy wysyłki.

4. Wysyłka towarów

Proces magazynowania kończy się etapem wydania towaru do klientów docelowych. Na tym etapie jednostki ładunkowe przygotowywane są do transportu (pakowanie), następuje ich weryfikacja zgodnie ze zleconymi zamówieniami, po czym odbywa się załadunek do środków transportu.

Jak usprawnić proces magazynowania – wskazówki i przykłady

Wydajność procesu magazynowania zależy w dużej mierze od efektywności pracy odbywającej się na jego pojedynczych etapach. Dlatego zamiast szukać drastycznego rozwiązania w postaci na przykład reorganizacji układu magazynu, należy w pierwszej kolejności przyjrzeć się, czy obszary funkcjonalne magazynu, w których odbywa się proces składowania, są wykorzystywane w optymalny sposób.

Oto przykłady optymalizacji stref magazynowych, w których realizowane są poszczególne fazy procesu składowania:

1. Strefa magazynowania

Wszyscy menedżerowie ds. logistyki dążą do uzyskania maksymalnego wykorzystania dostępnej przestrzeni magazynowej. Każdy centymetr kwadratowy budynku jest cenny i może przekładać się na większy profit przedsiębiorstwa, dlatego tak ważny jest wybór odpowiedniego systemu składowania. Oto działania, które można podjąć, aby zwiększyć efektywność procesu magazynowania w strefie składowania:

• Wykorzystanie wysokości budynku: jest to najbardziej praktyczna metoda w przypadku całkowitego wykorzystania dostępnej powierzchni magazynowej. Rozwiązanie to może polegać na instalacji podestów magazynowych, gdy stosowane są regały półkowe, tworząc wielopoziomową konstrukcję z bezpośrednim dostępem do wszystkich produktów. W przypadku magazynów składujących palety warto rozważyć regały wysokiego składowania, które maksymalnie wykorzystają wysokość budynku, a do ich obsługi, zarówno ze względów praktycznych, jak i bezpieczeństwa, zamontować układnice paletowe. Automatyzacja strefy składowania, w zależności od specyfiki danego obiektu, może mieć korzystny wpływ na proces magazynowania.
• Zredukowanie lub całkowite wyeliminowanie korytarzy roboczych: ta opcja jest uzależniona od rodzaju stosowanych urządzeń przeładunkowych oraz sposobu i metody obsługi ładunków. Na przykład regały przesuwne Movirack mogą niemal podwoić pojemność magazynową, pozwalając zachować bezpośredni dostęp do każdej palety.
• Dostosowanie regałów do specyfiki składowanych towarów: regały stosowane w magazynie powinny być zaprojektowane z myślą o charakterystyce ładunków, które będą na nich przechowywane.

2. Strefa kompletacji zamówień

Dla wielu firm strefa kompletacji zamówień jest newralgicznym punktem nie tylko procesu magazynowania, ale i całego łańcucha dostaw. Stąd optymalizacja tego obszaru funkcjonalnego magazynu może mieć kluczowe znaczenia dla przedsiębiorstwa. Oto przykłady trzech czynności, które mogą zwiększyć efektywność prac w strefie przygotowywania zamówień:

• Ergonomiczne rozmieszczenie produktów: kompletowane artykuły powinny być rozmieszczone w magazynie zgodnie z ich wskaźnikiem rotacji oraz z uwzględnieniem ich indywidualnych charakterystyk (rozmiar, waga, temperatura przechowywania, czy produkty stanowią zagrożenie itp.).
• Usprawnienie połączenia strefy kompletacji z innymi obszarami funkcjonalnymi magazynu: należy zredukować do minimum niepotrzebne trasy pokonywane zarówno przez personel, jak i same produkty w czasie transportu. Skutecznym rozwiązaniem może być instalacja pętli przenośników przemysłowych, które zautomatyzują przemieszczanie się artykułów pomiędzy strefami magazynowymi.
• Zainstalowanie regałów do kompletacji: systemy składowania przeznaczone do kompletacji zamówień zapewniają bezpośredni dostęp do produktów oraz ułatwiają i przyspieszają przebieg operacji.

3. Strefa przyjęć i wysyłki

Źle zorganizowana strefa przyjęć może już na wstępie zakłócić proces magazynowania. Podobnie brak zachowania płynności realizacji wysyłki zniweczy cały dotychczasowy przebieg łańcucha dostaw. Optymalne działanie stref przyjęć i wysyłki będzie mieć duży wpływ na wydajność funkcjonowania całego magazynu. Oto jak można to osiągnąć:

• Usprawnienie działania doków przeładunkowych: prawidłowe planowanie przyjęć towarów pozwoli uniknąć kolejki samochodów ciężarowych, które czekają na rozładunek. Pomóc w tym może zastosowanie systemu zarządzania magazynem WMS, którego funkcjonalności pozwolą zorganizować płynny przebieg przyjęć i wydań ładunków.
• Stworzenie stref w których nastąpi kontrola jakości ładunku: zarówno przed przyjęciem do magazynu, jak i w momencie wysyłki towaru powinien on przejść kontrolę jakości, co pozwoli uniknąć pomyłek, które mogą mieć wpływ na proces magazynowania.

4. Strefy magazynowe wspomagające przebieg procesu składowania

Na proces magazynowania mają wpływ także strefy składowania, w których ten bezpośrednio nie jest realizowany. Mowa tutaj o strefie przeznaczonej na konserwację i ładowanie akumulatorów urządzeń przeładunkowych oraz obszar, który zajmuje część administracyjna obiektu.

Jeśli w magazynie stosowane są urządzenia przeładunkowe, zarówno automatyczne, jak i te sterowane przez operatorów, wymagane jest wydzielenie strefy konserwacyjnej, w której będą dokonywane przeglądy urządzeń oraz zostaną umieszczone stacje umożliwiające ładowanie ich akumulatorów. Należy je zaplanować ze szczególną starannością z uwagi na zapewnienie bezpiecznych warunków pracy, a jej lokalizacja nie powinna zakłócać przebiegu procesu magazynowego.

Każdy magazyn powinien posiadać na swoim obszarze wyznaczoną część administracyjną budynku. Biuro powinno być zlokalizowane wewnątrz budynku magazynowego, żeby mieć stały wgląd w pracę obiektu. Może ono być zainstalowane zarówno na poziomie posadzki, jak i na specjalnie przygotowanym piętrze.

Pomieszczenia biurowe oraz sam magazyn należy wyposażyć w niezawodne połączenie sieciowe, które będą działać bez żadnych zakłóceń i umożliwią połączenie stosowanych urządzeń (komputery, terminale radiowe itp.) z firmowym serwerem.

Zoptymalizuj proces magazynowy w swojej firmie

Wyjaśniliśmy, czym jest proces magazynowy, jak przebiega oraz wskazaliśmy kilka sposobów na optymalizację stref składowania, w których jest on realizowany. Jak widać istnieją możliwości zwiększenia wydajności procesu magazynowania bez potrzeby wprowadzania drastycznych zmian wymagających znaczącego przeorganizowania łańcucha dostaw czy układu magazynu. Szczegółowa analiza każdego etapu składowania towarów może pomóc odnaleźć ich słabych punktów, które wymagają poprawy. Czasami wprowadzenie nawet drobnego usprawnienia jest w stanie przełożyć się na znaczny wzrost efektywności pracy magazynu.

Mecalux od lat pomaga firmom w organizacji optymalnej pracy magazynów, zwiększeniu efektywności łańcucha dostaw czy wdrażaniu najnowszych technologii magazynowych. Jeśli poszukujesz rozwiązań, które pomogą usprawnić funkcjonowanie magazynu, skontaktuj się z nami. Nasi eksperci z przyjemnością odpowiedzą na wszystkie pytania.