Jak przygotować procesy magazynowe na czas sezonowych szczytów zamówień?

Sezonowe szczyty zamówień to zagadnienie, z którym musi mierzyć się niemal każda firma realizująca procesy magazynowe. Okresy świąt, wyprzedaże (np. Black Friday), początek roku szkolnego – to tylko kilka przykładów, gdy może nastąpić zwiększone zainteresowanie zakupami wśród klientów. Każde przedsiębiorstwo powinno mieć w swoim kalendarzu wyznaczone okresy w roku, w zależności od rodzaju prowadzonej działalności sprzedażowej, w których będzie spodziewać się większego popytu na oferowane produkty.

Duża liczba zakupów dokonywanych przez klientów wiąże się z większymi zyskami przedsiębiorstwa, dlatego należy być szczególnie przygotowanym na większe obłożenie pracy. Sprawna i bezbłędna realizacja zamówień w najgorętszych okresach sprzedażowych będzie mieć wpływ na budowę pozytywnego wizerunku rzetelnej marki wśród odbiorców końcowych oraz zwiększy prawdopodobieństwo, że przy kolejnych zakupach klienci wybiorą sprawdzoną już firmę.

Jak przygotować centrum dystrybucyjne i realizowane w nim procesy magazynowe na sezonowy szczyt zamówień? Poniżej prezentujemy kilka porad, które można zastosować w magazynie, aby pomimo zwiększonej liczby transakcji sprzedażowych zapewnić optymalne funkcjonowanie gospodarki magazynowej w łańcuchu dostaw.

1. Analiza realizowanych obecnie procesów magazynowych

W pierwszej kolejności należy przeanalizować sposób, w jaki przebiegają obecnie stosowane procesy magazynowe, i zidentyfikować te z nich, które są najmniej efektywne. Obszarem, który jest najbardziej podatnym na usprawnienia, są zadania związane z kompletacją produktów i ich przygotowaniem do wysyłki, dlatego szczególnie warto przeanalizować ten etap łańcucha dostaw.

Czasami nawet wprowadzenie najmniejszej zmiany może przynieść wiele korzyści w ogólnym przebiegu procesów magazynowych. Na przykład odpowiednie rozmieszczenie strefy pakowania i etykietowania zamówień pozwoli zminimalizować odległości, jakie muszą pokonywać. Z kolei umiejscowienie obszaru kompletacji bliżej miejsca składowania ładunków skróci czas pobierania produktów niezbędnych do przygotowania zamówienia.

Należy pamiętać, aby wszystkie analizy dotyczące przeprowadzanych procesów magazynowych przeprowadzać z udziałem pracowników magazynowych. Ich dogłębna i praktyczna znajomość wykonywanych zadań pozwoli uzyskać dodatkową perspektywę pomocną przy optymalizowaniu przepływu towarów w magazynie.

2. Analiza układu magazynu i jego ewentualna modyfikacja

W trakcie sezonowych szczytów zamówień kluczową rolę odgrywa projekt logistyczny magazynu. Dlatego przedsiębiorstwa powinny już na etapie budowy magazynu brać pod uwagę przewidywane okresowe wzrosty sprzedaży, aby móc z wyprzedzeniem zaplanować odpowiedni układ poszczególnych stref magazynu. Zaleca się także, aby na tym etapie uwzględnić ewentualną możliwość tymczasowego powiększenia najbardziej newralgicznych stref, czyli obszaru kompletacji i przygotowywania wysyłek. Pozwoli to dostosować działanie magazynu do zwiększonego zainteresowania na produkty ze strony klientów, bez zakłócania normalnego przebiegu procesów magazynowych.

3. Zadbanie o wyszkolenie i zmotywowanie pracowników magazynowych

Wiele firm wraz z przewidywanym sezonowym szczytem zamówień decyduje się na zwiększenie zatrudnienia pracowników. Dzięki temu możliwe jest zachowanie optymalnego realizowania procesów magazynowych pomimo większej liczby zadań do wykonania. Dlatego bardzo ważne jest przygotowanie prawidłowych i skutecznych programów szkoleniowych zarówno dla stałej kadry pracowniczej, jak i operatorów zatrudnionych tymczasowo na czas szczytu sprzedażowego, na przykład:

• Nieustanne szkolenie stałych pracowników: kadra pracownicza, którą dysponuje przedsiębiorstwo, powinna być ciągle kształcona, a dzięki temu przygotowana na czas wzmożonej działalności. Jedną z metod umożliwiających wszechstronne przygotowanie pracowników jest okresowa zmiana przydzielanych obowiązków. Zwiększa to elastyczność magazynu w przypadku zmiany rozdzielenia obowiązków oraz pozytywnie wpływa na zaangażowanie operatorów. Taka rotacja jest szczególne istotna w przypadku wykorzystywania w centrum dystrybucyjnym systemów automatycznych i oprogramowania magazynowego WMS. W razie nieprzewidzianych absencji czy wymuszonej redystrybucji zadań wśród pracowników, uniknie się sytuacji, w której zabraknie operatorów potrafiących wykonywać obowiązki w zautomatyzowanych procesach magazynowych.
• Szkolenie dla nowozatrudnionych tymczasowych pracowników: powinno być możliwie jak najkrótsze, a przy tym jak najbardziej efektywne. Program szkoleniowy powinien być przygotowany znacznie wcześniej i wdrożony automatycznie wraz z rozpoczęciem pracy przez pracowników okresowych. Należy także zadbać o to, aby nowi operatorzy pracowali blisko ze stałą kadrą magazynu. Mentoring i przekazywanie najlepszych praktyk przez doświadczonych pracowników pozwoli im szybciej nauczyć się efektywnego wykonywania swoich zadań i zapewni płynne funkcjonowanie procesów magazynowych w czasie sezonowego szczytu zamówień.

4. Wykorzystanie w pełni możliwości technologii lub systemu WMS

W trakcie sezonowych szczytów zamówień technologia może okazać się głównym sprzymierzeńcem. Procesy magazynowe wsparte najnowszymi rozwiązaniami technologicznymi mogą być realizowane na optymalnym poziomie nawet przy największym popycie na składowane produkty. Należy poszukiwać możliwości automatyzacji procesów magazynowych, a jeśli nie jest możliwe ich zaimplementowanie, wykorzystać w pełni funkcjonalności oferowane przez system WMS lub ułatwić pracę operatorów przez zastosowanie rozwiązań pośrednich: kompletacji głosowej lub pick-to light/put-to-light.

Dla przykładu zaprojektowane przez Mecalux oprogramowanie magazynowe Easy WMS dysponuje modułem System zarządzania czasem pracy, który pozwala na optymalne zaplanowanie wszystkich zadań realizowanych przez operatorów, a tym samym zapewnić wydajny przebieg procesów magazynowych w okresie zwiększonej sprzedaży.

Przygotuj realizowane procesy magazynowe na sezonowy szczyt zamówień

Jak widać istnieje wiele obszarów w magazynie, które można usprawnić w związku z sezonowym szczytem sprzedażowym. Jest to moment o znaczeniu krytycznym dla przedsiębiorstw, dlatego nie wolno go zlekceważyć i nie przygotować magazynu na jego nadejście. Procesy magazynowe powinny być zawsze realizowane w sposób optymalny bez względu na aktualny popyt na składowane produkty. Skorzystaj z naszych porad i spraw, aby Twój magazyn działał w sposób niezawodny nawet w najbardziej „gorących” okresach sprzedażowych.