Jak przeprowadzić inwentaryzację częściową?

Inwentaryzacja częściowa to bardzo popularna metoda kontroli stanu zapasów w małych i średnich magazynach polegająca na okresowym zliczaniu różnych grup produktów. 

Jako kryterium podziału na grupy można przyjąć wskaźnik rotacji (A, B, C), wielkość, rodzaj produktów itp. Mianem częstotliwości określamy liczbę inwentaryzacji przeprowadzanych w ciągu roku kalendarzowego.

Wśród najistotniejszych zalet inwentaryzacji częściowej w porównaniu z roczną czy kwartalną należy wymienić ograniczenie ryzyka braku zapasów w magazynie, zapewnienie lepszej kontroli nad przechowywanymi produktami, a przede wszystkim – łatwiejsze wykrywanie błędów i nieścisłości między danymi zapisanymi w systemach ERP i WMS a rzeczywistym stanem magazynowym.

Rodzaje inwentaryzacji częściowych

Wyróżniamy trzy metody prowadzenia inwentaryzacji częściowej w zależności od kryterium podziału produktów na grupy: 

• Inwentaryzacja wg wskaźnika rotacji ABC – najpopularniejsza metoda. Opiera się na zasadzie Pareta, zgodnie z którą 20% produktów generuje 80% sprzedaży. Aby wprowadzić tę metodę, kierownik magazynu powinien podzielić wszystkie produkty na grupy A, B i C zależnie od częstotliwości sprzedaży (A to produkty o najwyższym, a C o najniższym wskaźniku rotacji). W inwentaryzacji częściowej produkty z grupy A przelicza się częściej niż te z grupy C.
• Inwentaryzacja wg grup produktów – wykonywana zazwyczaj jako pierwsza inwentaryzacja tego typu w przedsiębiorstwie. Kierownik magazynu wyznacza grupę produktów (SKU), które będą inwentaryzowane kilka razy w krótkich odstępach czasu. Pozwala to zidentyfikować błędy w zliczaniu zapasów i usprawnić proces inwentaryzacji.  
• Inwentaryzacja losowych grup towarów – jeżeli składowane produkty niewiele różnią się od siebie pod względem wskaźnika rotacji, wielkości, wagi, wartości itd., grupy wyznacza się losowo.  

Zalety i wady wdrożenia inwentaryzacji częściowej

Inwentaryzacja częściowa pozwala:

• Zwiększyć dokładność ewidencji zapasów – można to łatwo zmierzyć za pomocą odpowiedniego wskaźnika. 
• Wydajniej zorganizować przeliczanie zapasów dzięki rozłożeniu pracochłonnej inwentaryzacji rocznej na mniejsze zadania. 
• Usprawnić identyfikację i wycofywanie artykułów wadliwych lub uszkodzonych. 
• Kontynuować normalną pracę magazynu w trakcie przeliczania towarów.
• Podejmować trafniejsze decyzje logistyczne w sprawie zakupu zaopatrzenia, składowania towarów czy kompletacji zamówień. 

Inwentaryzacja częściowa zapewnia lepszą kontrolę nad stanem magazynowym, co z kolei pozwala uniknąć sytuacji krytycznych, takich jak wyczerpanie czy nadmiar zapasów. Metoda ta ma też jednak pewne wady, o których warto wspomnieć. Po pierwsze wymaga skrupulatnego zaplanowania (wszystkie przechowywane produkty należy przeliczyć w rozsądnym terminie). Po drugie trzeba na nią wygospodarować czas przeznaczony na codzienną działalność przedsiębiorstwa. Należy też zdać sobie sprawę, że niektóre towary (zazwyczaj te o niższym wskaźniku rotacji) będą podlegać luźniejszej kontroli.

Inwentaryzacja częściowa a okresowa 

Jak wyjaśniliśmy powyżej, inwentaryzacja częściowa to alternatywa dla inwentaryzacji rocznej mogącej istotnie spowolnić normalną pracę magazynu. 

Między tymi dwiema metodami sytuuje się jeszcze inwentaryzacja okresowa, wykonywana kilka razy do roku. Inaczej niż w przypadku inwentaryzacji częściowej nie przelicza się produktów z podziałem na grupy, lecz uwzględnia cały zapas magazynowy.

W planowaniu logistycznym należy określić dokładny termin inwentaryzacji okresowej i oddelegować do tego zadania pracowników.

Podstawowe różnice między obiema metodami:  

Inwentaryzacja częściowa ułatwia ciągłe doskonalenie zarządzania zapasami w magazynie. Pozwala też podnieść wydajność pracy i uniknąć problemów związanych z okresowym spisem z natury.

Przykładowe wdrożenie inwentaryzacji częściowej

Zobaczmy teraz, jak można praktycznie wykorzystać metodę inwentaryzacji częściowej w przedsiębiorstwie, które zapasy grupuje według wartości i wskaźnika rotacji. 

Załóżmy, że chodzi o firmę z branży motoryzacyjnej, która posiada zakład produkcyjny oraz centrum dystrybucji części samochodowych. W pierwszej kolejności kierownik magazynu powinien zgodnie z zasadą Pareta podzielić produkty na grupy A, B i C według wskaźnika rotacji. W rezultacie przeprowadzonej analizy stwierdzono, że silniki generują 80% zysków (A), hamulce 15% (B), a skrzynie biegów zaledwie 5% (C).

Poniższa tabela przestawia przykładowy harmonogram efektywnej inwentaryzacji częściowej ABC z uwzględnieniem liczby lokalizacji produktów i częstotliwości ich przeliczania:

Z tabeli wynika, że kierownik magazynu powinien zaplanować 30 przeliczeń dziennie, aby ograniczyć liczbę błędów w zarządzaniu zapasami. W przeciwnym razie będzie musiał mierzyć się z koniecznością sprawdzenia ponad 1000 lokalizacji raz do roku, co oznacza długą przerwę w normalnej pracy magazynu.

Pełna kontrola nad zapasami z systemem WMS

Choć inwentaryzacja częściowa pozwala usprawnić ewidencjonowanie przechowywanych zapasów, to w magazynach o dużej liczbie lokalizacji zdecydowanie zalecane jest wdrożenie informatycznego systemu magazynowego (WMS). Oprogramowanie tego rodzaju pozwala na bieżąco kontrolować stan zapasów i zautomatyzować czynności organizacyjne, takie jak np. inwentaryzacja częściowa. Easy WMS firmy Mecalux może m.in. pomóc zaplanować cykle inwentaryzacji tak, aby zwiększyć dokładność kontroli składowanych zapasów.  

Sprawdź, jakie korzyści może przynieść Twojej firmie wdrożenie systemu WMS. Skontaktuj się z Mecalux, a nasz specjalista od Easy WMS zaproponuje najlepsze rozwiązanie dostosowane do Twoich potrzeb.