7 powodów, dla których warto prowadzić inwentaryzację w chmurze

Prowadzenie inwentaryzacji w chmurze (z ang. cloud inventory) to coraz częstsza praktyka w magazynach. Polega na kontrolowaniu przyjęć i wydań towarów przy użyciu oprogramowania inwentaryzacyjnego w modelu SaaS (Software as a Service), czyli program jako usługa.

System WMS do zarządzania magazynem w chmurze umożliwia bezpieczne przechowywanie danych dotyczących zapasów na zdalnym serwerze, dzięki czemu użytkownik uzyskuje do nich dostęp za pomocą dowolnego urządzenia podłączonego do internetu.

Z raportu firmy doradczej Grand View Research wynika, że przedsiębiorcy preferują oprogramowanie magazynowe w chmurze ze względu na niższy koszt wdrożenia w porównaniu do rozwiązań typu on-premise. Zalety systemów w chmurze – nie tylko niższe nakłady inwestycyjne, ale też wyższy poziom bezpieczeństwa oraz łatwa dostępność zaawansowanych i dynamicznych funkcji – sprawiają, że coraz więcej firm decyduje się na tego rodzaju rozwiązania.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze powody, dla których warto zainwestować w oprogramowanie do inwentaryzacji w chmurze:

1. Łatwa instalacja i obsługa

Instalacja przebiega szybko i sprawnie – dostawca systemu jest odpowiedzialny za konfigurację stacji roboczych i kolektorów danych, aby umożliwić ich bezpośrednią łączność z serwerem w chmurze.

Użytkownik musi jedynie zapewnić szybkie, szerokopasmowe połączenie z internetem dla wszystkich urządzeń, na których ma działać program. Takie rozwiązanie pozwala zaoszczędzić sporo czasu pracownikom działu IT przedsiębiorstwa. Co więcej, uruchamianie programu i gromadzenie danych odbywa się na serwerach znajdujących się poza magazynem, co eliminuje konieczność zakupu i konserwacji urządzeń do obsługi programowania.

2. Skalowalność w razie zmian w magazynie

Kolejną zaletą inwentaryzacji w chmurze jest jej skalowalność – model SaaS pozwala w dowolnym momencie rozszerzać funkcjonalności systemu lub rezygnować z nich, zależnie od zmieniających się warunków logistycznych (np. przy sezonowych wzrostach liczby zamówień).

Oprogramowanie w modelu SaaS pozwala łatwo modyfikować liczbę aktywnych licencji, co zapewnia większą elastyczność w użytkowaniu. Liczbę licencji można na bieżąco dostosowywać zależnie od natężenia pracy i zapotrzebowania na oferowane produkty.

3. Bieżąca kontrola zapasów

Prowadzenie inwentaryzacji w chmurze gwarantuje stałą aktualizację zapasów, dzięki czemu użytkownicy zawsze znają faktyczny stan towarów znajdujących się w danej chwili w magazynie. W tym celu wystarczy tylko zeskanować kod kreskowy produktu (zazwyczaj GS1-128) za pomocą odpowiedniego czytnika.

Po zeskanowaniu wszystkich towarów program wyświetla liczbę dostępnych zapasów wraz z dokładną lokalizacją każdego produktu. Na podstawie tak szczegółowych informacji można łatwiej podejmować trafne decyzje dotyczące zaopatrzenia, aby uniknąć braku zapasów w magazynie w najmniej spodziewanym momencie.

4. Łatwiejsze zarządzanie zapasami dzięki analizie danych

Analiza danych bardzo pomaga w zarządzaniu zapasami, pozwalając usprawnić procesy decyzyjne i dokładniej prognozować popyt. Oprogramowanie do zarządzania w chmurze analizuje wszystkie czynności magazynowe i generuje raporty, które ułatwiają późniejsze podejmowanie trafnych decyzji.

Dysponując takimi informacjami, można nie tylko określić wymagany stan zapasów, ale też np. ustalić najlepszy moment na wprowadzenie nowych produktów na rynek. Poza tym wyniki analizy danych umożliwiają sprawdzenie, które produkty z oferty sprzedają się najlepiej oraz ile sztuk każdego z nich znajduje się w magazynie. Pozwalają również zobaczyć, jak na działalność firmy wpływają święta i dni wolne od pracy.

5. Gwarancja bezpieczeństwa

Prowadzenie inwentaryzacji w chmurze zapewnia całkowite bezpieczeństwo – wszystkie dane są przechowywane na serwerach znajdujących się poza magazynem, a automatycznie tworzone kopie zapasowe chronią przed ich utratą na wypadek awarii.

Oprogramowanie w chmurze na bieżąco aktualizuje dane dotyczące zapasów, co pozwala uniknąć nieporozumień i błędów podczas kompletacji zamówień.

6. Redukcja kosztów

Oprogramowanie w chmurze jest oferowane w modelu abonamentowym. Dzięki temu firma nie musi ponosić wydatków na sprzęt komputerowy potrzeby do instalacji systemu ani na jego utrzymanie czy licencje wieczyste.

Dodatkowe oszczędności przynosi optymalizacja pracy magazynierów, którzy dzięki programowi mogą sprawdzić stan zapasów za pomocą dowolnego urządzenia podłączonego do internetu. Nie muszą więc chodzić po magazynie, aby potwierdzić dostępność konkretnego towaru.

Kolejną ważną zaletą korzystania z chmury jest brak obowiązku konserwacji sprzętu i regularnego wykonywania kopii zapasowych bazy danych przez pracowników IT. Wszystkim tym zajmuje się dostawca oprogramowania, który dba również o bezpieczeństwo systemu.

7. Przygotowanie magazynu do wydajnej obsługi sprzedaży omnikanałowej

Sprawne zarządzanie zapasami nabiera szczególnego znaczenia w przedsiębiorstwach stosujących strategię omnichannel. Sprzedaż różnymi kanałami wymaga ścisłej kontroli towarów, gdyż w przeciwnym wypadku trudno zapewnić terminową dostawę zamówień do klientów.

Z tego względu firmy oferujące swoje produkty zarówno w sklepach stacjonarnych, jak i na platformach internetowych czy przez aplikacje mobilne, korzystają z inwentaryzacji w chmurze. Chcą w ten sposób usprawnić i przyspieszyć proces obsługi zamówień spływających różnymi kanałami. Oprogramowanie można łatwo rozbudować o dodatkowe moduły ułatwiające komunikację magazynu ze sklepami internetowymi.

Inwentaryzacja w chmurze przy użyciu systemu Easy WMS marki Mecalux

Opracowany przez Mecalux system zarządzania magazynem Easy WMS jest dostępny również w modelu SaaS. Instalacja przebiega szybko, a warunki finansowe są wyjątkowo korzystne – nie trzeba ponosić żadnych wydatków związanych z utrzymaniem serwerów, wystarczy opłacić abonament, którego wysokość zależy od liczby licencji.

To rozwiązanie pozwoliło już usprawnić zarządzanie magazynem i zapewnić lepszą kontrolę zapasów w wielu przedsiębiorstwach. Jednym z nich jest firma SurDiscount zajmująca się sprzedażą artykułów papierniczych i biurowych. System Easy WMS w modelu SaaS informuje o dokładnym położeniu 9000 różnych produktów przechowywanych w magazynie, znacznie usprawniając przygotowanie od 6000 do 10 000 zamówień miesięcznie składanych w sklepie internetowym.

Jedną z najważniejszych zalet inwentaryzacji w chmurze przy użyciu systemu Easy WMS jest wykluczenie błędów trudnych do uniknięcia przy ręcznym zliczaniu towarów. Poza tym obsługa systemu jest bardzo prosta – wystarczy połączyć się z oprogramowaniem Easy WMS za pomocą dowolnego komputera czy terminala radiowego z dostępem do internetu, aby sprawdzić wielkość zapasów konkretnego towaru.

Easy WMS jest oferowany w modelu abonamentowym, który nie wymaga wysokich początkowych nakładów inwestycyjnych. Program aktualizuje się automatycznie, a zakres dostępnych funkcji można modyfikować według zmieniających się potrzeb i warunków logistycznych.

Już dziś wiele firm korzysta z Easy WMS w modelu SaaS, aby skuteczniej radzić sobie ze wzrostem liczby zamówień oraz zwiększyć bezpieczeństwo i elastyczność łańcucha dostaw. Jeżeli Ty też planujesz wdrożenie systemu zarządzania zapasami w chmurze, koniecznie skontaktuj się z nami. Pokażemy Ci, w jaki sposób oprogramowanie Mecaluxu może rozwinąć Twój biznes.