Oprogramowanie inwentaryzacyjne – narzędzie kontroli zapasów

Wykorzystywanie oprogramowania inwentaryzacyjnego umożliwiającego efektywne zarządzanie stanem magazynowym może zapewnić firmie przewagę konkurencyjną i zwiększyć jej obroty.

Część firm nadal prowadzi ewidencję aktywów ręcznie, ołówkiem na kartce. Inne sprawują kontrolę nad zapasami za pomocą arkusza Excel. Obie metody są nie tylko mało wiarygodne ze względu na ryzyko wystąpienia błędu, ale również bardziej kosztowne, ponieważ wymagają poświęcenia znacznej ilości czasu i zasobów, które można by przeznaczyć na wykonywanie innych zadań.

W niniejszym artykule wyjaśniamy, czym jest oprogramowanie inwentaryzacyjne, jakie zapewnia korzyści i, co najważniejsze, jak działa. Jako przykładu użyjemy oprogramowania Easy WMS firmy Mecalux.

Co to jest oprogramowanie inwentaryzacyjne

Oprogramowanie inwentaryzacyjne to program komputerowy stworzony do wsparcia i ułatwienia procesu zarządzania stanem magazynowym firmy. Proces ten odbywa się poprzez podliczanie aktywów materialnych wykorzystywanych przez firmę do produkcji lub zaspokojenia zapotrzebowania ze strony klientów. W tym celu program uwzględnia przyjęcia i wydania towaru z poszczególnych obiektów, punktów sprzedaży, magazynów itp. 

Oprogramowanie inwentaryzacyjne umożliwia efektywne zarządzanie zapasami w czasie rzeczywistym w celu optymalizacji stanu poszczególnych rodzajów zapasów, z zapewnieniem stale aktualizowanych informacji na temat zgromadzonych zapasów i terminów ich odnawiania.

Zalety zarządzania zapasami za pomocą oprogramowania inwentaryzacyjnego

Wdrażając oprogramowanie inwentaryzacyjne, firma zyskuje wiele korzyści logistycznych: 

• Kontrola stanu magazynowego. Precyzyjne informacje na temat stanu zapasów w magazynie (rodzaj i liczba zgromadzonych produktów) umożliwiają uniknięcie zbędnych zakupów i zapewnienie zapasu zabezpieczającego w celu zapobiegania brakom zapasów w magazynie. 
• Zwiększenie sprzedaży. Stosowanie oprogramowania inwentaryzacyjnego zmniejsza ryzyko wystąpienia błędów w realizacji zamówień, co w perspektywie krótko- i średnioterminowej prowadzi do zwiększenia sprzedaży.
• Satysfakcja i lojalność klientów. Efektywne zarządzanie zapasami jest konieczne dla zapewnienia terminowych dostaw, co przekłada się na większą satysfakcję klientów. 
• Optymalizacja czasu. Po co tracić czas na zarządzanie zapasami, jeśli można zautomatyzować ten proces, a pracowników skierować do pracy nad bardziej produktywnymi zadaniami. 
• Ograniczenie kosztów. Określenie maksymalnego i minimalnego poziomu zapasów przyczynia się do zmniejszenia kosztów logistycznych. Ponadto oprogramowanie inwentaryzacyjne umożliwia ograniczenie ilości zapasów, a zatem zmniejszenie kosztów magazynowania.
• Skalowalność działalności. Zarządzanie zapasami staje się coraz trudniejsze wraz ze zwiększeniem skali i rozwojem działalności firmy. Zastosowanie oprogramowania inwentaryzacyjnego ułatwia przystosowywanie się do zmiennego zapotrzebowania oraz planowanie przyszłych strategii.

Wszystko to przyczynia się do poprawy planowania logistycznego, zwiększenia wydajności i ograniczenia błędów, a dzięki temu zyskania większej satysfakcji klientów. 

Na czym polega praca oprogramowania inwentaryzacyjnego

Sposób działania oprogramowania inwentaryzacyjnego może się różnić w zależności od programu, lecz co do zasady wykonuje ono kilka podstawowych czynności. Do ich wyjaśnienia posłużymy się przykładem Easy WMS, oprogramowania opracowanego przez firmę Mecalux.

Wprowadzenie artykułów

Na początku do bazy danych oprogramowania takiego jak Easy WMS należy wprowadzić wszystkie informacje dotyczące artykułów firmy: opis, jednostka miary, cechy, wygląd zewnętrzny, ciężar itd. Należy przy tym rozróżnić pojęcia artykułu i zapasów. Artykuł to zbiór cech charakteryzujących produkt (rozmiar, ciężar, cechy szczególne itd.), natomiast zapas to jednostki towaru fizycznie zgromadzone w magazynie, sklepie lub zakładzie produkcyjnym.

Wygenerowanie etykiety artykułu

Na podstawie wszystkich informacji zawartych w bazie danych Easy WMS generuje etykietę dla każdego artykułu. Domyślnie etykieta zawiera co najmniej kod artykułu. Może również uwzględniać krótki opis. Etykiety artykułów można drukować z komputera lub kolektora danych. Następnie należy umieścić je na zgromadzonych zapasach.

Wprowadzenie zapasów

Do systemu należy wprowadzić wszystkie zapasy obsługiwane przez magazyn. Oprócz określenia cech logistycznych i stanu poszczególnych zapasów oprogramowanie inwentaryzacyjne, takie jak Easy WMS, umożliwia wykonanie szeregu czynności, wśród których warto wymienić:

• Rejestracja i wyrejestrowanie zapasów: tworzenie i usuwanie zapasów w przypadku wykrycia jakichkolwiek rozbieżności jest niezwykle proste. 
• Sprawdzenie zapasów: możliwość sprawdzenia wszystkich informacji dotyczących zapasów aktualnie znajdujących się w magazynie. 
• Korekta zapasów: możliwość skorygowania dowolnych danych dotyczących zapasów. 
• Zmiana lokalizacji lub jednostki wysyłkowej: możliwość zmiany lokalizacji zapasów. 
• Drukowanie etykiet: czynność polegająca na stworzeniu etykiety dla artykułu w ramach stanu magazynowego.

Przyjęcie zapasów

Każdorazowo podczas przyjęcia towaru do magazynu należy wprowadzić stosowną liczbę przyjętych sztuk towaru w celu zapewnienia inwentaryzacji ciągłej. Oprogramowanie oferuje również wiele różnych funkcji: 

• Przyjęcie od dostawcy. Standardowy proces stosowany do wszelkiego rodzaju przyjęć towaru.
• Przyjęcie kompletnych jednostek wysyłkowych. Odnotowanie towaru przyjmowanego do magazynu na paletach zawierających tylko jedną pozycję asortymentową. Ich przetwarzanie trwa krócej, ponieważ WMS rejestruje zapasy w postaci bloków.
• Przyjęcie towaru złożonego z wielu pozycji asortymentowych. Zarządzanie przyjęciami palet zawierających wiele różnych pozycji asortymentowych. Oddzielne rejestrowanie poszczególne SKU.
• Przyjęcia awizowane. Znane jako ASN (Advanced Shipping Notice), gdzie system z wyprzedzeniem ma informacje na temat przyjmowanego towaru dzięki otrzymaniu powiadomienia z systemu ERP. 
• Przyjęcia nieawizowane. Na terminalu radiowym zostaje otwarte zlecenie przyjęcia towaru niezaplanowanego wcześniej w systemie. 

Po rygorystycznym przyjęciu towaru oprogramowanie magazynowe wyznacza kolejne czynności operatorowi (lub urządzeniu w przypadku magazynów automatycznych), wskazując określoną lokalizację.

Zarządzanie jednostkami wysyłkowymi

Jednostka wysyłkowa to pojemnik lub paleta oznaczona etykietą z kodem. Oprogramowanie Easy WMS dostarcza przydatne informacje na potrzeby inwentaryzacji zapasów jednostek wysyłkowych w magazynie. Szczególnie przydatna jest funkcja zmiany lokalizacji, wykorzystywana w przypadku zmiany fizycznego umiejscowienia danej jednostki wysyłkowej. Istnieje tutaj szereg możliwości:

• Automatyczna relokacja: system wyszukuje miejsce, do którego zostanie przeniesiona jednostka wysyłkowa w magazynie na podstawie strategii rozmieszczenia towaru.
• Relokacja do korytarza: system wyszukuje miejsce, do którego zostanie przeniesiona jednostka wysyłkowa w wybranym korytarzu na podstawie strategii rozmieszczenia towaru.
• Relokacja do konkretnej lokalizacji: system przenosi jednostkę wysyłkową do konkretnej lokalizacji. Za prawidłowe uznawane są wyłącznie lokalizacje, w których jednostka wysyłkowa może się zmieścić (przy uwzględnieniu jej rodzaju, wysokości, ciężaru itd.).

Zarządzanie rozmieszczeniem

Easy WMS gwarantuje pełną widoczność wszystkich lokalizacji towaru w magazynie oraz jego głównych cech, a także umożliwia wykonywanie czynności administracyjnych związanych z rozmieszczeniem zapasów w obiekcie. Na podstawie wszystkich danych wprowadzonych do systemu Easy WMS klasyfikuje produkt i stosuje reguły rozmieszczenia towaru wstępnie określone przez kierownika magazynu. Następnie oprogramowanie opracowuje prawidłową i bezbłędną strategię rozmieszczenia zakładającą efektywny slotting. 

Zliczanie towaru

Easy WMS umożliwia automatyczne monitorowanie przyjęć i wydań produktów z magazynu. Co jakiś czas zaleca się podliczenie towaru, aby upewnić się, że do systemu nie wkradły się rozbieżności (wynikające z nieuwagi, kradzieży towaru itd.). Oprogramowanie inwentaryzacyjne, takie jak Easy WMS, umożliwia: 

• Organizowanie nieplanowanego zliczania towaru. W dowolnym momencie istnieje możliwość zliczenia jednostek wysyłkowych (palety, pojemniki…) lub konkretnych artykułów.
• Zliczanie według lokalizacji. Można określić strefy magazynu, w których towar podlega podliczeniu (np. na potrzeby inwentaryzacji częściowej).
• Określenie priorytetowych reguł. Można wyznaczyć np. priorytetowe traktowanie poziomu rotacji, kosztu jednostkowego, daty ważności, numeru partii itd. Ma to na celu rozpoczęcie inwentaryzacji od produktów mających dla firmy największe znaczenie.
• Integracja z wszelkiego rodzaju skanerami. Łatwa integracja m.in. z terminalami radiowymi lub systemami kompletacji głosowej.

W ten sposób inwentaryzacja jest powiązana z ewidencją sprzedaży, dzięki czemu każdorazowo podczas sprzedaży produktu system odejmuje go od stanu zapasów ze wskazaniem wartości sprzedaży. Umożliwia to ciągłą rejestrację poszczególnych artykułów oraz dostęp do informacji na temat dostępności zapasów i produktów, których niedługo może zabraknąć w magazynie. Wszystkie te dane można efektywnie wykorzystać dzięki zastosowaniu modułu Supply Chain Analytics w ramach Easy WMS, którego zadaniem jest segmentacja i uporządkowanie dużej ilości danych generowanych każdego dnia w magazynie.

Łączność z innymi magazynami i sklepami

Istnieje możliwość połączenia stanu magazynowego ze stanem zapasów w innych magazynach i sklepach stacjonarnych firmy w celu zapewnienia scentralizowanego zarządzania ogółem zapasów firmy. W tym celu firma Mecalux oferuje moduł Store Fulfillment, który odpowiada za integrację WMS magazynu z terminalami w punktach sprzedaży. Dzięki temu oprogramowaniu możliwa jest synchronizacja czynności wykonywanych w magazynie oraz w sklepach, aby usprawnić kompletację, odnawianie zapasów oraz relokację towaru między sklepami (produkty automatycznie są wysyłane do sklepu w celu utrzymania określonego poziomu zapasów).

 

Oprogramowanie inwentaryzacyjne jako narzędzie zapewniające konkurencyjność

Wdrożenie oprogramowania inwentaryzacyjnego gwarantuje efektywność procesów logistycznych, umożliwiając świadczenie wysokiej jakości obsługi. Jest to inwestycja długoterminowa, która dostarcza wielu istotnych korzyści. Z pomocą tego rodzaju oprogramowania każda firma zyska możliwość kontroli zapasów zgromadzonych w magazynach, ustalenia dokładnej lokalizacji poszczególnych artykułów, nadzorowania przyjęć i wydań towaru oraz przewidywania konieczności odnowienia zapasów, zanim dojdzie do ich całkowitego wyczerpania.

Oprogramowanie do zarządzania Easy WMS zostało opracowane z myślą o wszystkich firmach, niezależnie od wielkości czy obszaru działalności. Jeżeli sądzisz, że nadszedł czas, by usprawnić zarządzanie stanem magazynowym lub chcesz dowiedzieć się więcej na temat rozwiązań firmy Mecalux w zakresie oprogramowania, skontaktuj się z nami. Chętnie udzielimy Ci pomocy, aby wesprzeć efektywne zarządzanie zapasami w Twojej firmie i przyczynić się do poprawy jej działalności.