Utrata wartości zapasów – cichy wróg magazynu

Chociaż może wydawać się to nieistotne, utrata wartości zapasów ma duży wpływ na saldo biznesowe i działanie magazynów. Można ją jednak monitorować, a także jej zapobiegać dzięki najnowszym technologiom intralogistycznym.

Utrata wartości zapasów – o co chodzi?

Utrata wartości zapasów to wskaźnik odnoszący się do straty wartości asortymentu składowanego w magazynie. Spowodowana jest kilkoma czynnikami i może wystąpić na różnych etapach łańcucha dostaw. Straty stanowią różnicę między zapasem księgowym (zapasem teoretycznym) a zapasem fizycznym (zapasem rzeczywistym).

Utrata wartości zapasów – rodzaje

Wyróżnia się dwie główne klasyfikacje strat. Jedną z nich jest standardowa utrata wartości zapasów, która powstaje, kiedy zapasy są wykorzystywane w procesie produkcyjnym. Z drugiej strony – niektóre sytuacje prowadzą do powstania niestandardowej utraty wartości zapasów, występującej najczęściej w magazynach. Poniżej przedstawiono przykłady występowania utraty wartości zapasów w firmach.

Dlaczego dochodzi do utraty wartości zapasów?

Najczęstsze powody występowania niestandardowej utraty wartości zapasów są następujące:

• Błędy administracyjne lub księgowe. Manualne nadzorowanie asortymentu może powodować rozbieżności w zakresie poziomu zapasów. Problem ten powstaje w wyniku nieprawidłowego wypełniania rejestrów, przez co wpisany stan zapasów i ich rzeczywisty poziom się nie pokrywają. Zastosowanie narzędzi jak system do zarządzania magazynem Mecaluxu zapobiega opóźnieniom w przekazywaniu informacji oraz braku aktualizacji kluczowych danych.
• Terminy ważności. Wskazują termin, w którym produkty przestają być bezpieczne dla konsumenta lub spełniać standardy jakości. W zależności od towarów składowanych w magazynie na te dane należy zwrócić szczególną uwagę lub całkowicie zrezygnować z ich zastosowania. Należy również znać termin ważności surowców. Aby go nie przekraczać, zaleca się zamawiać surowce w takiej ilości, jakiej wymaga produkcja.
• Nieodpowiednio przeprowadzone przyjęcie towarów. To sytuacja, w której produkty opuszczają fabrykę lub są dostarczane do magazynu, ale nie są odpowiednio sprawdzane. Przeprowadzenie kontroli gwarantuje, że ładunki nie są uszkodzone, źle spakowane lub zepsute, nie brakuje żadnej części artykułu, a także, że są oznaczone właściwymi etykietami.
• Kradzieże. Nieuzasadnione pobieranie artykułów przekłada się na straty dla firmy. Jeśli istnieje podejrzenie, że przyczyną są kradzieże, należy podjąć odpowiednie środki odstraszające.
• Brak zapasów. Powstaje w wyniku nieodpowiedniej obsługi asortymentu lub złej lokalizacji towaru w magazynie. Jeśli występują tego typu problemy, należy ustalić ich przyczyny, a w razie potrzeby, przejrzeć systemy regałowe w celu znalezienia opcji najlepiej dostosowanej do rodzaju produktu.
• Źle zorganizowany transport. Niewłaściwe zarządzanie transportem towaru może doprowadzić do pogorszenia ich stanu. Należy zweryfikować, czy transport odbywa się w uzgodnionych ramach czasowych, terminach i czy utrzymuje wysokie standardy bezpieczeństwa oraz jakości.

Skutki utraty wartości zapasów

Kontrola utraty wartości zapasów w magazynie jest kluczowa, ponieważ chodzi o towar, który nie ma wartości rynkowej. Są to jednostki towarowe, których nie można już sprzedać i powodują straty dla firmy. Z kolei poprawa zarządzania zapasami w celu ich monitorowania zwiększa poziom wydajności i zyski oraz zmniejsza koszty.

Innym możliwym skutkiem utraty wartości zapasów jest powstawanie zapasu nadmiernego, co może prowadzić do problemów z brakiem przestrzeni i trudnościami z terminową rotacją. Choć problem ten dotyczy najczęściej firm, które składują produkty z krótkimi terminami ważności, to każde przedsiębiorstwo może zmagać się z utratą wartości zapasów.

Pomiar utraty wartości zapasów

Obliczenie KPI utraty wartości zapasów jest niezbędne i zyskuje na znaczeniu szczególnie w przypadku przemysłu wytwórczego oraz spożywczego. Aby ustalić różnicę między początkową a końcową ilością produktu po procesie produkcji lub przygotowania, należy zwrócić uwagę na pojęcia masy brutto i netto.

Masa brutto to całkowita masa produktu przed obróbką. Obejmuje opakowanie i odpady. Masa netto odnosi się do produktu po obróbce i gotowego do sprzedaży. Obliczenie utraty wartości zapasów polega na odjęciu masy netto od masy brutto, na podstawie niniejszego wzoru matematycznego:

Wynik oznacza odsetek utraty wartości zapasów, czyli kluczowe KPI w każdym magazynie lub centrum dystrybucyjnym. Pomiar umożliwia wykrycie problemów w procesach logistycznych i produkcyjnych, i podjęcie kroków w celu ich rozwiązania.

Średni wskaźnik utraty wartości zapasów

Chociaż może to wydawać się drastyczne, średni wskaźnik utraty wartości zapasów, do którego należy dążyć, wynosi zero. Według Warehouse Education and Research Council (WERC), średni magazyn mierzy się z utratą wartości zapasów na poziomie 0,2%. Ponadto oddział Material Handling Institute podkreśla, że sygnał alarmowy powinien się włączyć, kiedy wskaźnik przekracza 0,46%. Wskaźnik utraty wartości zapasów nieprzekraczający 2% może wydawać się niewielki, jednak koszty się sumują, a utrata wartości zapasów jest cichym zabójcą odnoszących sukcesy biznesów e-commerce.

Utrata wartości zapasów – jak jej zapobiec?

Jakie kroki należy podjąć, jeśli zauważy się występowanie negatywnego wpływu na wartość towarów? Jest wiele sposobów na zahamowanie tego procesu poprzez wprowadzanie zmian w zakresie funkcjonowania magazynu lub hali produkcyjnej:

• Ustanowienie procedur kontroli zapasów. Identyfikacja produktów za pomocą etykiet RFID i zastosowanie systemu zarządzania zapasami, jak Easy WMS, to najlepszy sposób na trafne zobrazowanie w czasie rzeczywistym zapasów firmy, a nawet kilku centr roboczych.
• Reorganizacja magazynu. Wyznaczenie odpowiedniej przestrzeni na wszystkie produkty pomaga zmniejszyć liczbę błędów i zwiększyć rotację zapasów, a ponadto upraszcza obsługę ładunków. Zaleca się zaangażowanie specjalistów z dziedziny intralogistyki do stworzenia nowego układu magazynu.
• Usprawnienie wysyłek i przyjęć. Dzięki temu zmniejszają się możliwe koszty transportu, a problemy wykrywane są wcześniej, na etapie składowania.
• Ustalenie polityki zarządzania towarami uszkodzonymi. Dzięki wytycznym dotyczącym wykrywania, etykietowania i postępowania z odpadami, kontrola zapasów okazuje się znacznie prostsza.
• Szkolenie personelu. Operatorzy muszą znać procedury oraz dobre praktyki, które często obejmują wykorzystanie systemu zarządzającego i rozwiązań automatycznych.
• Zwiększenie bezpieczeństwa. Instalacja kamer bezpieczeństwa i systemów takich jak automatyczne drzwi może odstraszyć potencjalnych złodziei, a kradzieże są jednym z powodów utraty wartości zapasów.

Ogranicz utratę wartości zapasów z Mecaluxem

Szybkie i kontrolowane zarządzanie towarami jest najlepszym sposobem na walkę ze stratami, które mogą powstać w wyniku utraty wartości zapasów. Jeśli chcesz scyfryzować operacje za pomocą oprogramowania lub je zautomatyzować, specjaliści Mecaluxu mogą Ci w tym pomóc. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu w projektowaniu i montażu magazynów automatycznych możemy sporządzić projekt odpowiadający na potrzeby Twojej firmy. Skontaktuj się z nami i nie martw się więcej utratą wartości zapasów oraz korzystaj z zalet sprawniej działającej logistyki Twojej firmy.