S&OP – co to jest i jak wpływa na logistykę?

Koordynacja i komunikacja między poszczególnymi działami firmy podczas sporządzania planu operacyjnego, czyli S&OP, jest dobrą praktyką, która usprawnia łańcuchy dostaw. Na czym polega planowanie sprzedaży i operacji?

Czym jest planowanie sprzedaży i operacji (S&OP)?

Sales and Operation Planning (S&OP), czyli planowanie sprzedaży i operacji, to zintegrowany proces zarządzania przedsiębiorstwem, który dostosowuje popyt, podaż i finanse, i stanowi część ogólnego planowania przedsiębiorstwa. Ma wspierać proces podejmowania decyzji, zapewnia operacyjny plan działania w celu zrównoważenia podaży i popytu. 

S&OP powinno być przeprowadzane co miesiąc. Obejmuje wszystkie obszary operacyjne – sprzedaż, marketing, produkcję, rozwój produktu oraz księgowość – których wspólnym zadaniem jest osiągnięcie celów finansowych i organizacyjnych. Zapewnia panoramiczny wgląd poprzez udostępnianie prognoz wszystkim działom, aby podzieliły się swoją perspektywą i zwykle obejmuje między 18 a 36 miesięcy.

Optymalizacja zasobów i maksymalne zwiększenie zysków przekłada się na sprawniejsze i wytrzymalsze łańcuchy dostaw. S&OP wykorzystuje ogólny popyt zagregowany jako punkt wyjścia i porównuje oczekiwany popyt z dostępną podażą pod względem zasobów, maszyn, siły roboczej i wydajności. W ten sposób podejmowana jest jednomyślna decyzja w sprawie tego, jakie działania powinna podjąć firma.

Cele S&OP

Poświęcenie czasu na planowanie sprzedaży i operacji pomaga określić, jakie zasoby będą potrzebne, aby spełnić założone cele, jaki jest stosunek prognozowanego popytu do planowanej podaży i jakie działania należy podjąć. Cele S&OP można podzielić na dwie duże grupy:

Cele strategiczne

• Lepsze administrowanie asortymentem – w tym celu może okazać się przydatne wdrożenie systemu zarządzania magazynem.

• Koordynacja działań pomiędzy poszczególnymi działami.

• Przewidywanie możliwych komplikacji, aby móc je rozwiązywać w sposób proaktywny.

• Budowanie lojalności klientów poprzez doskonałą obsługę.

• Zwiększenie konkurencyjności firmy.

Cele operacyjne

• Planowanie prezentacji produktów, końca okresu użytkowania lub wprowadzania nowych artykułów, lub linii biznesowych.

• Ustalenie działań, promocji, wydarzeń na najbliższe miesiące, w perspektywie krótko-, średnio- lub długoterminowej.

• W razie konieczności zmniejszenie asortymentu oraz zapobieganie utracie wartości zapasów.

• Zapobieganie brakom zapasów w celu podniesienia poziomu usług.

• Uzyskanie dokładniejszych prognoz dzięki wymianie informacji.

Zalety S&OP

Według Micheala Youssefa, starszego dyrektora analityka firmy Gartner, “S&OP jest najważniejszym i kluczowym procesem interfunkcyjnym. Jeśli jest poprawnie przeprowadzony, przynosi ogromne korzyści w postaci wzrostu przychodów i rentowności”.

Ponadto praktyka ta poprawia strukturę planowania w przedsiębiorstwach. Utrzymywanie dobrej komunikacji w całej organizacji, tak aby zespoły mogły skupić się na realizacji wspólnego celu, może być trudne, jednak S&OP łączy wszystkie potrzeby w jeden plan działania, który uwzględnia również strategie firmy. Wdrożenie omawianego modelu charakteryzuje się m.in. następującymi zaletami:

• Większa wydajność. Dysponowanie spójnym planem przekłada się na wysoki poziom obsługi klienta, krótszy czas dostawy, zmniejszenie zapasu, strat oraz kosztów utrzymania i wysyłki. To z kolei prowadzi do zmniejszenia kosztów jednostkowych sprzedaży oraz jej wzrostu.

• Sprawne planowanie. Przez przyspieszenie podejmowania decyzji nowe produkty szybciej trafiają do sprzedaży, co zwiększa konkurencyjność firmy oraz jej przychody.

• Lepsza komunikacja między działami. S&OP prowadzi do osiągnięcia porozumienia i zapewnia, że poszczególne obszary firmy koncentrują się na tym samym celu.

Elementy planowania sprzedaży i operacji S&OP

Rozwój S&OP może przebiegać różnie w zależności od specyfiki każdej organizacji. Jednakże wszystkie zazwyczaj postępują według kroków zebranych przez Thomasa Wallace’a i Roberta Stahla w książce pt. Sales and Operations Planning: The How-To Handbook.

• Gromadzenie danych. Krok ten polega na zbieraniu informacji na temat wyników sprzedażowych i panujących trendów. Obejmuje również wprowadzanie nowych artykułów, wycofywanie produktów i wdrożenie zasady Pareta w celu sporządzania prognoz.
• Planowanie zapotrzebowania. Na tym etapie należy zweryfikować prognozy i uwzględnić akcje promocyjne, pojedyncze wyrażenia i premiery produktów.
• Planowanie zasobów. Sprawdzenie dostępnej pojemności magazynowej, asortymentu i wymaganych operacji.
• Zatwierdzenie planu. Po opracowaniu planów podaży i popytu osoby odpowiedzialne za podejmowanie decyzji w każdym obszarze funkcyjnym muszą je zweryfikować, aby je dostosować i usprawnić. Celem jest wypracowanie porozumienia w zakresie zmian potrzebnych do osiągnięcia założeń finansowych.
• Publikacja S&OP. Ukończony plan ujednolica wszystkie czynności związane z planowaniem w zakresie porozumienia i współpracy wszystkich zespołów.

Wskazówki dotyczące skutecznego S&OP

Prawidłowo przeprowadzone planowanie sprzedaży i operacji jest niezwykle przydatne dla osób odpowiedzialnych za łańcuch dostaw. Firma konsultingowa Gartner opracowała pięć wskazówek, które mają pomóc w osiągnięciu jak największej wartości w tym procesie:

1. Ukierunkowanie S&OP na podejmowanie decyzji. Te spotkania powinny być skupione na podejmowaniu decyzji i zarządzaniu sytuacjami wyjątkowymi zamiast na analizowaniu wydarzeń z poprzedniego tygodnia. Z analizami i arkuszami danych należy zapoznać się wcześniej. Dobrym sposobem na konsekwentne podejmowanie decyzji jest upewnienie się, że przynajmniej 80% podejmowanych tematów można w jakikolwiek sposób rozwiązać.
2. Realizacja celów firmy. Wszystkie spotkania powinny być dostosowane do priorytetów wykonawczych i wnosić wartość do firmy.
3. Środniookresowy. Mimo że realizacja projektu może wymagać uwzględnienia dłuższych ram czasowych, zaleca się, aby w planowaniu S&OP skupić się maksymalnie na najbliższych 18 lub 24 miesiącach. Dzięki takiej praktyce można rozplanować działania na czas i w rozsądnej cenie.
4. Planowanie możliwych scenariuszy. Firmy będące liderami na rynku przewidują potencjalne zdarzenia przed ich wystąpieniem, aby sprawnie na nie reagować.
5. Rozwój. Niektóre usprawnienia mogą być stopniowe, jednak jeśli sytuacja tego wymaga, zmiany mogą też następować szybko.

Zaprojektuj swój magazyn z Mecaluxem

Aktualnie firmy nie muszą tygodniami czekać na przeprowadzenie kolejnego planowania S&OP dzięki cyfrowym narzędziom, umożliwiającym pozyskiwanie aktualnych informacji w czasie rzeczywistym. Przykładem takiego narzędzia jest system zarządzania magazynem, który nieustannie gromadzi dane o stanie zapasów, ich pochodzeniu, lokalizacji i miejscu docelowym. Jeśli planujesz scyfryzować lub zautomatyzować swój magazyn, specjaliści Mecaluxu mogą Ci w tym pomóc. Skontaktuj się z nami – przeanalizujemy potrzeby logistyczne Twojej firmy i zaproponujemy rozwiązanie, które najlepiej dostosuje się do Twojego przedsiębiorstwa.