Easy WMS ośmiokrotnie zwiększa liczbę realizowanych zamówień ze sklepu online

Do szkoły, do biura i w czasie wolnym

SurDiscount to francuska firma rodzinna specjalizująca się w sprzedaży artykułów papierniczych i biurowych. Została założona w 2006 roku, kiedy miał miejsce boom w branży e-commerce i sprzedaż flash. Właściciele firmy postawili sobie za cel zapewnienie największych na francuskim rynku rabatów na artykuły papiernicze.

Z biegiem lat SurDiscount wzbogacił ofertę o materiały dla pasjonatów twórczej rozrywki i sztuk plastycznych. Firma posiada w Bretanii trzy punkty sprzedaży, w których oferuje również usługi w zakresie kserowania dokumentów, drukowania zdjęć, wykonywania pieczątek oraz dorabiania kluczy, a od niedawna także zajmuje się naprawą sprzętu komputerowego.

W 2019 roku firma postanowiła uruchomić SurDiscount.com, sklep internetowy z artykułami papierniczymi, kreatywnymi i wyposażeniem dla malarzy, z mnóstwem promocji i rabatów, którego zadaniem jest rozszerzenie zasięgu działania firmy na całą Europę.

Anthony Le Fur, Dyrektor firmy, wspomina, iż „początkowo wszystkie zamówienia internetowe były przygotowywane w sklepie stacjonarnym. Jednak wkrótce stało się jasne, że aby realizacja zamówień była szybka i niezawodna, trzeba rozdzielić działalność sklepów fizycznych i sklepu internetowego”.

W tym celu firma uruchomiła w Saint-Évarzec magazyn o powierzchni 2700 m², w którym składuje 9000 pozycji asortymentowych przeznaczonych wyłącznie do przygotowywania zamówień składanych przez klientów sklepu internetowego.

Mecalux wyposażył ten obiekt w uniwersalny i wszechstronny system składowania – regały paletowe. Ich konstrukcja pozwala na łatwe dostosowanie wysokości poziomów do rodzaju, wielkości i specyfikacji różnych jednostek ładunkowych. Ponadto regały te zapewniają bezpośredni dostęp do każdej palety, co usprawnia obsługę ładunków i kompletację zamówień.

W obiekcie zamontowano również podest o powierzchni 115 m², który tworzy dodatkową kondygnację i pozwala wykorzystać wysokość budynku, a tym samym powiększa jego powierzchnię użytkową. Górna kondygnacja jest przeznaczona na biura, a na dolnej znajduje się strefa konsolidacji i pakowania.

Wybór systemu zarządzania magazynem

„Mamy spory asortyment. W sklepach fizycznych posiadamy ok. 26 000 pozycji, w magazynie sklepu internetowego natomiast na razie składujemy tylko 9000. Naszym celem jest zwiększenie tej liczby do 20 000 w ciągu najbliższych dwóch lat” – zdradza Dyrektor firmy SurDiscount.

Obsługa tak dużej liczby produktów wiąże się z dodatkowym problemem, a mianowicie wyższym ryzykiem wystąpienia błędów. „Aby temu zapobiec, zdecydowaliśmy się wdrożyć oprogramowanie magazynowe” – wskazuje Anthony Le Fur.

Wybór właściwego systemu zarządzania magazynem to duża odpowiedzialność, ponieważ ma on decydujący wpływ na funkcjonowanie łańcucha dostaw. Idealne oprogramowanie magazynowe dostosowuje się do specyfiki przedsiębiorstwa i magazynu, optymalizuje przebieg operacji magazynowych i rozwija się wraz z rozwojem potrzeb logistycznych firmy.

„Poszukiwania rozpocząłem w internecie. Dość szybko okazało się, że Easy WMS Mecaluxu może komunikować się z naszym systemem ERP, XL Soft. Fakt ten ułatwił nam podjęcie decyzji, ponieważ mieliśmy gwarancję, że integracja przebiegnie prawidłowo” – wyjaśnia Anthony Le Fur.

Kolejna decyzja, jaką musiało podjąć kierownictwo firmy SurDiscount, dotyczyła architektury systemu WMS. Dyrektor firmy przybliża tę kwestię: „Nasz system ERP, XL Soft, działa w trybie SaaS, czyli w chmurze, dlatego system WMS także musiał być w formie takiej usługi. Dzięki temu nie musimy się martwić o obsługę serwera i możemy skupić się na swojej działalności”. Easy WMS w wersji SaaS (Software as a Service – oprogramowanie jako usługa) ma tę zaletę, że operatorzy mają dostęp do systemu, powiązanych z nim aplikacji oraz wszelkich aktualizacji za pośrednictwem dowolnej przeglądarki internetowej i w sposób w pełni bezpieczny.

„Jestem bardzo wdzięczny za wsparcie, jakie uzyskaliśmy ze strony zespołów handlowego i technicznego firmy Mecalux, które pomogły nam zidentyfikować potrzeby i zapoznać się z obsługą systemu WMS” – wyraża swoje uznanie Anthony Le Fur.

Operacje magazynowe

System Zarządzania Magazynem Easy WMS zarządza wszystkimi operacjami odbywającymi się w magazynie SurDiscount od przyjęcia towaru, po przygotowanie i wysyłkę zamówień. System precyzyjnie kontroluje każdy produkt oraz optymalizuje jego obieg w magazynie, dzięki czemu zapewnia wyższą wydajność magazynu.

„Wdrożenie oprogramowania równocześnie z uruchomieniem magazynu było doskonałym pomysłem, ponieważ operatorzy od razu mogli przyzwyczajać się do korzystania z tego narzędzia” – słusznie zauważa Anthony Le Fur.

Aby praca operatorów była efektywna, a więc szybka i bezbłędna, Easy WMS planuje i przydziela im zadania. „Za pomocą terminala radiowego wysyła operatorom dokładne wskazówki, jak należy wykonać daną czynność. Jest to bardzo intuicyjny system, więc można szybko opanować jego obsługę. Mamy od trzech do pięciu operatorów, w zależności od natężenia pracy w magazynie, i żaden z nich nie musi pamiętać, w którym miejscu są składowane poszczególne produkty” – podkreśla Dyrektor firmy.

Przyjęcie i składowanie towaru

SurDiscount przyjmuje towar od dostawców raz w miesiącu. ERP XL Soft z wyprzedzeniem powiadamia Easy WMS o dostawie, a w trakcie przyjęcia towaru operatorzy, posługując się terminalami radiowymi, identyfikują każdy z przyjmowanych tysięcy drobnych produktów, dzięki czemu Easy WMS sprawdza zgodność dostawy z wcześniejszym wskazaniem ERP.

Dwukierunkowa wymiana informacji między systemami WMS i ERP jest niezbędna dla firmy prowadzącej sprzedaż internetową, takiej jak SurDisciunt, ponieważ ułatwia zapewnienie stałej dostępności towaru. Z tego względu według Anthony’ego Le Fura „interfejs umożliwiający komunikację pomiędzy tymi dwoma systemami musi działać bez zarzutu”. WMS śledzi każdy produkt w czasie rzeczywistym, a po jego zidentyfikowaniu przydziela mu lokalizację.

Odpowiednie rozmieszczenie towaru w magazynie według określonego porządku poprawia dynamikę i płynność pracy operatorów, ponieważ mogą oni szybciej pobierać produkty potrzebne do skompletowania zamówień. Digitalizacja okazała się cennym wsparciem dla tego magazynu, ponieważ pomaga zaplanować i wykonać wszystkie czynności: inwentaryzację i uzupełnianie zapasów oraz kompletację i wysyłkę zamówień.

Kompletacja zamówień

Każdy magazyn obsługujący sprzedaż internetową musi się mierzyć z wyzwaniem, jakim jest przygotowywanie setek zamówień dziennie, z których każde składa się tylko z kilku pozycji. Magazyn firmy SurDiscount realizuje miesięcznie od 6000 do 10 000 zamówień.

„Aby przyspieszyć pracę, przygotowujemy zamówienia na dwa sposoby: grupowo i falowo” – wyjaśnia Dyrektor. Metody te ułatwiają operatorowi skompletowanie wielu zamówień jednocześnie w trakcie jednego przebiegu przez magazyn. Easy WMS wskazuje operatorowi korytarz, do którego ma się udać, miejsce na regale, artykuł i liczbę sztuk do pobrania.

W przypadku grupowania zamówień operatorzy, przemieszczając się po magazynie, pobierają produkty i wkładają je do pojemników, które następnie kierują do strefy konsolidacji. Tam odbywa się segregowanie, sortowanie artykułów według kolejności i pakowanie. Zaletą tej metody jest to, że zamówienia można sprawdzić przed wysyłką, aby się upewnić, iż nie doszło do pomyłek.

Kompletacja falowa natomiast (wave picking) polega na tym, że operator ma do dyspozycji wózek z tyloma pojemnikami, ile przygotowuje zamówień (każdy pojemnik odpowiada jednemu zamówieniu). Easy WMS wskazuje operatorowi właściwy korytarz, lokalizację, artykuł i ilość do pobrania oraz informuje, w którym pojemniku ma go umieścić. W ten sposób każde zamówienie jest przygotowywane w czasie pobierania produktów z lokalizacji, co przyspiesza czas i redukuje błędy.

SurDiscount stosuje obie metody, z przewagą kompletacji falowej. „Błędy przy kompletacji są teraz rzadkością, a ponadto bez zwiększania zatrudnienia przygotowujemy osiem razy więcej zamówień” – podsumowuje Anthony Le Fur.

Pakowanie i wysyłka zamówień

Ostatnia prosta, jaką musi pokonać zamówienie, zanim opuści magazyn, obejmuje pakowanie i przekazanie firmie spedycyjnej. Obie te czynności mają ogromny wpływ na zadowolenie klienta: solidnie zapakowany zakup dotrze na miejsce w stanie nienaruszonym, sprawna komunikacja między magazynem i spedytorem pozwala niezwłocznie zorganizować odbiór paczek gotowych do wysyłki, a tym samym uniknąć opóźnień i pomyłek, niosących niepożądane skutki w postaci strat finansowych i wizerunkowych.

Z tego względu firma SurDiscount wdrożyła moduł Multi Carrier Shipping Software, rozszerzający funkcjonalności systemu Easy WMS o automatyczną komunikację z firmami transportowymi. Narzędzie generuje i drukuje etykiety wysyłkowe według wzorów poszczególnych spedytorów. Etykieta zawiera m.in. numer przesyłki, którego klienci używają do bieżącego śledzenia drogi swojego zamówienia.

„Moduł Multi Carrier Shipping Software to oszczędność czasu przy wysyłce zamówień. Wcześniej musieliśmy ręcznie łączyć się ze spedytorami, aby wydrukować etykiety. Teraz, gdy skanujemy zamówienie, odpowiednia etykieta i list przewozowy są generowane automatycznie. To jeszcze bardziej redukuje błędy i pomaga w identyfikacji wysyłanych zamówień” – wyjaśnia Anthony Le Fur.

Easy WMS poprzez moduł łączy się bezpośrednio z firmami spedycyjnymi, z którymi współpracuje SurDiscount: GLS, Mondial Relay i Colissimo (w przyszłości, jeżeli będzie to konieczne, możliwe jest dodanie kolejnych). Dzięki temu przewoźnicy z wyprzedzeniem dysponują wszystkimi danymi potrzebnymi do prawidłowej realizacji dostawy, takimi jak liczba paczek i adresy odbiorców.

Easy WMS w wirtualnym świecie

Firma SurDiscount podjęła działania, dzięki którym z powodzeniem rozwija sprzedaż internetową. Pierwszym krokiem było rozdzielenie logistyki sklepów stacjonarnych i logistyki sklepu internetowego poprzez otwarcie w Saint-Évarzec magazynu o powierzchni 2700 m², który realizuje wyłącznie zamówienia składane przez internet.

W celu skutecznego zarządzania całym asortymentem i optymalizacji kompletacji zamówień firma zdecydowała się na wdrożenie systemu zarządzania magazynem. SurDiscount wybrał system Easy WMS Mecaluxu, ponieważ spełnia on specyficzne potrzeby firmy i wynosi jej logistykę na wyższy poziom.

Oprogramowanie magazynowe umożliwia realizację aż ośmiokrotnie więcej zamówień z wykorzystaniem tych samych zasobów. To wielki sukces, który motywuje do dalszego rozwoju w branży e-commerce. Kolejnym planem firmy SurDiscount jest powiększenie asortymentu sklepu internetowego do 20 000 produktów w ciągu dwóch lat.

Jesteśmy bardzo zadowoleni z Easy WMS, dlatego z pełną odpowiedzialnością polecam go każdej firmie. Nam pomógł w rozwoju sprzedaży internetowej – możemy realizować więcej zamówień, poprawiliśmy jakość obsługi i zwiększyliśmy rentowność.

Korzyści dla firmy SurDiscount

• Ośmiokrotnie więcej przygotowanych zamówień: Easy WMS umożliwił firmie SurDiscount znaczne zwiększenie wydajności kompletacji. Dotychczas firma przygotowywała 50 zamówień, a obecnie bez zwiększania zatrudnienia przygotowuje ich 400.
• Logistyka skoncentrowana na sprzedaży internetowej: Firma rozpoczęła sprzedaż online w celu poszerzenia obsługiwanego rynku, a Easy WMS kierując pracą operatorów usprawnia bezbłędną kompletację zamówień ze sklepu internetowego.
• Integracja z firmami spedycyjnymi: Easy WMS dzięki modułowi Multi Carrier Shipping Software komunikuje się ze spedytorami, którzy dostarczają zamówienia SurDiscount, aby zapewnić niezwłoczne nadanie przesyłek i unikać opóźnień.