EDI w logistyce – technologia usprawniająca komunikację

Zastosowanie technologii EDI w logistyce umożliwia sprawną komunikację między wszystkimi uczestnikami łańcucha dostaw – począwszy od dostawców, aż po firmy transportowe zajmujące się dystrybucją zamówień.

Poniżej wyjaśniamy, jak technologia EDI dotarła do logistyki i jakie korzyści może przynieść zastosowanie jej w łańcuchu dostaw.

Czym jest EDI

Według jednej z definicji EDI (od ang. Electronic Data Interchange) to technologia elektronicznej wymiany dokumentów między przedsiębiorstwami przy użyciu ustalonych formatów. Transakcje EDI pozwalają wyeliminować obieg dokumentów papierowych – wszystkie informacje są przesyłane z systemu informatycznego w zakodowanej postaci, co wyklucza ryzyko błędów i utraty danych.

System EDI został opracowany na potrzeby zastosowań wojskowych. Za twórcę elektronicznej wymiany danych uchodzi amerykański sierżant Edward A. Guilbert. W 1948 roku Guilbert razem z ekspertami w dziedzinie logistyki opracował metodę przesyłu danych za pomocą dalekopisu i telefonu, aby rozwiązać problemy logistyczne z zaopatrzeniem Berlina Zachodniego.

Kilkanaście lat później, w latach 60, gdy na dobre rozpoczął się proces informatyzacji zarządzania przedsiębiorstwami, podobne rozwiązania przyjęto w celu usprawnienia wymiany danych. W 1968 roku utworzono Transportation Data Coordination Committee (w skrócie TDCC), który miał zająć się opracowaniem standardów w tej dziedzinie, w tym formatów komunikatów, metod kodowania i protokołów komunikacyjnych. Pierwszą specyfikację systemu EDI opublikowano w 1975 roku.

Opracowana metoda komunikacji została przyjęta w branży motoryzacyjnej do zaopatrywania produkcji w surowce w systemie just-in-time, a także w sektorze finansowym, gdzie zdecydowanie usprawniła realizację przelewów bankowych. Znalazła również zastosowanie w sektorze ochrony zdrowia, zapewniając terminową dostawę wyrobów medycznych do szpitali, oraz w branży farmaceutycznej, umożliwiając m.in. sprawną komunikację między laboratoriami.

O powszechnym przyjęciu systemu EDI w rozmaitych przedsiębiorstwach na całym świecie zadecydowały standardy gwarantujące przesyłanie, odbiór i jednoznaczną interpretację komunikatów przez wszystkie zainteresowane podmioty. Do najczęściej używanych standardów należą UN/EDIFACT opracowany przez ONZ oraz ANSI ASC X12 rozwijany przez American National Standards Institute (ANSI).

Zastosowanie systemu EDI w logistyce

Elektroniczna wymiana danych znalazła zastosowanie w logistyce w odpowiedzi na potrzebę usprawnienia przepływu informacji i koordynacji współpracy wszystkich uczestników łańcucha dostaw.

Technologia EDI przynosi wiele korzyści. Dostawcom pozwala informować odbiorców o zakresie realizowanej wysyłki. Z kolei firmom umożliwia powiadamianie agencji transportowych o zamówieniach, jakie należy rozdystrybuować. Do tego celu wykorzystuje się advance shipping notice, tzw. awizację dostawy (ANSI X12 EDI 856), czyli elektroniczny dokument zawierający szczegółowe dane na temat zawartości przesyłki.

System Easy WMS marki Mecalux do zarządzania magazynem obsługuje komunikaty EDI w ramach integracji z ERP, usprawniając przesył danych. Niektóre systemy ERP wykorzystują omawiany standard do komunikacji z dostawcami i firmami przewozowymi. 

Zalety i wady EDI w łańcuchu dostaw

Zastosowanie technologii EDI w logistyce przynosi następujące korzyści:

• Pewność i bezpieczeństwo. EDI zapewnia bezpieczną wymianę informacji między wszystkimi uczestnikami łańcucha dostaw. Cyfryzacja procesu pozwala zaoszczędzić czas oraz dodatkowe koszty dzięki eliminacji pomyłek trudnych do uniknięcia przy ręcznym zarządzaniu.
• Wydajna komunikacja. Zastosowanie tego samego formatu przez nadawcę i odbiorcę komunikatu ułatwia elektroniczną wymianę danych. Standaryzacja umożliwia pokonanie barier technicznych. Dodatkową zaletą jest brak konieczności sprawdzania informacji, które są automatycznie przesyłane między aplikacjami.
• Informacja bez opóźnień. System umożliwia natychmiastową wymianę danych między podmiotami. Dzięki temu kierownik magazynu może np. z wyprzedzeniem sprawdzić, ile towarów nadał dostawca i lepiej zaplanować pracę.
• Usprawnienie zadań administracyjnych. EDI umożliwia sprawniejszą organizację listów przewozowych i faktur, co pozwala zredukować koszty administracyjne. Dodatkowym atutem jest możliwość weryfikacji zgodności otrzymanego towaru z awizem wysyłki przesłanym przez dostawcę.
• Lepsze planowanie pracy. Sprawny przepływ informacji pozwala uczestnikom łańcucha dostaw lepiej zaplanować działalność. Dostawcy mogą np. zorganizować dystrybucję surowców z uwzględnieniem szybkości pracy linii produkcyjnych.
• Poprawa stosunków biznesowych. Przedsiębiorcy nie muszą interpretować otrzymanych informacji, co znacznie przyspiesza zarządzanie fakturami i zamówieniami.

Omawiana technologia ma też jednak pewne wady:

• Początkowe nakłady inwestycyjne. Koszty cyfryzacji wymiany danych, w tym wydatki na zaplecze informatyczne i oprogramowanie mogą dla niektórych przedsiębiorców stanowić trudną do pokonania barierę.
• Konieczność dostosowania systemów. Firmy wymieniające dane za pośrednictwem systemu EDI muszą przyjąć pewne wspólne kryteria. Dodatkowo jak na razie technologię EDI cechuje mała elastyczność w obliczu nowych wyzwań rynkowych.

EDI w logistyce – optymalizacja przepływu informacji

Elektroniczna wymiana danych umożliwia sprawną komunikację między wszystkimi uczestnikami łańcucha dostaw, niezależnie od stopnia jego złożoności i rodzaju realizowanych zadań. EDI w logistyce zapewnia koordynację wszystkich procesów, pozwalając w ten sposób zwiększyć wydajność pracy.

Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na cyfryzację magazynu, która ułatwia kontrolę procesów i pozwala na dokładne śledzenie produktów. Skontaktuj się z Mecaluxem, a zaprezentujemy Ci nasze rozwiązania, które przygotują dział logistyki w Twoim przedsiębiorstwie na podjęcie nowych wyzwań.