Jak zoptymalizować zarządzanie zamówieniami?

Zarządzanie zamówieniami dla wielu firm jest jednym z kluczowych procesów magazynowych. Wywiera też największy wpływ na poziom zadowolenia klientów.

Ze względu na rozwój branży e-commerce i sprzedaży online firmy dążą do maksymalnego usprawnienia procesu zarządzania zamówieniami, mając na celu bezbłędne przygotowanie, wysyłkę i dostarczenie towaru do klienta w najkrótszym możliwym czasie.

Czym jest zarządzanie zamówieniami?

Zarządzanie zamówieniami obejmuje szereg czynności od momentu dokonania zakupu przez klienta aż po dostarczenie produktu do odbiorcy. Etapy, z których składa się proces, to planowanie, organizowanie, wykonanie i nadzorowanie wszystkich operacji powiązanych z zamówieniami i ich dystrybucją.

Aby skutecznie zarządzać zamówieniami, trzeba w konkretnym miejscu i czasie dysponować odpowiednią liczbą pożądanych produktów. Można to osiągnąć dzięki doskonałemu skoordynowaniu wszystkich procesów w łańcuchu dostaw – od wyboru odpowiednich dostawców i przewoźników po kompleksowe monitorowanie stanu zapasów.

Omawiany proces jest bezpośrednio powiązany z zarządzaniem stanem magazynowym. Firmy organizują swoje zasoby, biorąc pod uwagę przyszłe potrzeby i zamówienia do przygotowania. Przykładowo, poprzez utrzymywanie odpowiedniej liczby jednostek danego produktu zapobiega się wystąpieniu braku zapasów, który mógłby spowodować opóźnienia w dostawach.

Zarządzanie zamówieniami ma bezpośredni wpływ na proces kompletacji zamówień. Proces można usprawnić, wdrażając rozwiązania technologiczne i cyfrowe, które zapobiegają powstawaniu błędów i umożliwiają dystrybucję większej ilości zamówień w krótszym czasie.

Dzięki rozwiązaniom takim jak system Shuttle czy automatyczne magazyny pojemnikowe firmy mogą przygotowywać zamówienia według kryterium „towar do człowieka” (ang. goods-to-person), które usprawnia przeprowadzanie kompletacji, redukując konieczność przemieszczania się operatorów po magazynie. Jednocześnie zarządzanie procesami, zasobami i dokumentacją związaną z przygotowaniem zamówień przebiega bardziej efektywnie dzięki systemowi zarządzania magazynem (WMS), jak Easy WMS Mecaluxu.

Jak zarządzać zamówieniami?

Zarządzanie zamówieniami obejmuje etapy od dokonania zakupu przez klienta po dostarczenie zamówienia zgodnie z ustalonymi warunkami.

Pierwszy etap to zakupienie produktu przez klienta. Sklepy stacjonarne muszą dysponować odpowiednim poziomem zapasów, aby móc zaspokoić popyt. Sklepy online również muszą zadbać o dostępność towaru. Ponadto na swojej platformie muszą zamieścić przejrzyste informacje dotyczące metod płatności oraz warunków wysyłki w łatwo dostępnym miejscu.

Kolejny etap to składowanie w magazynie. Zanim dojdzie do przygotowania zamówienia w instalacji logistycznej, musi zostać wygenerowane powiadomienie o dokonanym zakupie. Po nabyciu produktu przez klienta system ERP przekazuje listę zamówionych produktów do oprogramowania magazynowego, które zarządza procesem kompletacji i wydaje odpowiednie polecenia operatorom.

Kompletacja może być przeprowadzana według metody „towar do człowieka” (urządzenia transportu bliskiego, np. przenośniki pojemnikowe, dostarczają towar do stanowisk kompletacyjnych) lub „człowiek do towaru” (operatorzy przemieszczają się po magazynie, aby pobrać odpowiednie produkty, a następnie przenoszą je do strefy konsolidacji). Trzecią metodą jest automatyczna kompletacja zamówień, przeprowadzana przez urządzenia takie jak roboty przemysłowe, które obsługują towar w sposób całkowicie autonomiczny.

Kolejny etap polega na pakowaniu produktu, który następnie jest odbierany przez przewoźnika i dostarczany do klienta.

Ostatni krok to koordynowanie ewentualnych zwrotów, czyli logistyka odzysku. Po dostarczeniu zwróconych produktów operatorzy sprawdzają ich stan. Na podstawie polityki zwrotów podejmowana jest decyzja, czy produkt zostanie ponownie wystawiony do sprzedaży, czy skierowany do naprawy.

Zarządzanie zamówieniami w firmie wymaga koordynacji pomiędzy różnymi działami i stronami. Wszyscy mają określoną rolę do wypełnienia – począwszy od działu zakupów, który musi nabyć odpowiedni towar, aby móc zrealizować zamówienie, poprzez magazyn, producentów czy dostawców.

Jakie znaczenie ma zarządzanie zamówieniami?

Zarządzanie zamówieniami warunkuje wszystkie procesy, stanowiące część łańcucha dostaw i pełni kluczową funkcję w wydajnym działaniu każdej firmy.

Prawidłowa organizacja przygotowania i wysyłki zamówień jest niezwykle ważna dla wielu firm, a zwłaszcza aktualnie – w dobie ekspansji strategii omnichannel. Klienci liczą na pozytywne doświadczenie zakupowe oraz jak najszybszą dostawę zamówionych produktów, niezależnie od kanału, za pomocą którego je nabyli.

Zagwarantowanie obsługi logistycznej na wysokim poziomie oraz optymalne zarządzanie zamówieniami pozwala poprawić wizerunek marki. Priorytetem każdej firmy jest dopilnowanie, by produkty dotarły do konsumentów w uzgodnionym terminie i miejscu, tym samym spełniając ich oczekiwania. Wszystko to skutkuje wzmocnieniem relacji handlowych.

Dzięki zarządzaniu zamówieniami firmy optymalizują swoje zasoby. Efektywne koordynowanie wszystkich procesów logistycznych – od przyjęcia i składowania po wysyłkę towaru – pozwala firmom zmniejszyć koszty i zapobiec problemom takim jak brak lub nadmiar zapasów.

Zarządzanie zamówieniami jest istotne, ponieważ wpływa na proces planowania – poprzez właściwe rozmieszczenie towaru w magazynie firmy rozsądniej zarządzają zaopatrzeniem i z wyprzedzeniem planują wysyłkę zamówień. Skrupulatne prognozowanie sprawia, że firmy są w stanie szybciej zaspokoić popyt.

Jak poprawić zarządzanie zamówieniami?

Aby zoptymalizować proces zarządzania zamówieniami, firmy mogą wdrożyć następujące strategie i praktyki:

• Automatyzacja i cyfryzacja. Technologia zwiększa wydajność i zmniejsza prawdopodobieństwo popełnienia błędu. Przykładowo, system zarządzania magazynem dokładnie monitoruje cały proces przygotowania i wysyłki zamówień w czasie rzeczywistym.
• Kontrola zapasów. Dostępność towaru gwarantuje, że klienci otrzymają swoje zamówienia w ustalonym terminie. Poziom zapasów w magazynie oblicza się zgodnie z prognozowanym popytem, czyli na podstawie szacunkowej sprzedaży.
• Optymalizacja operacji. Firmy mogą zastosować różne środki: od zredukowania ścieżek operatorów w magazynie po zautomatyzowanie procesu generowania etykiet. Dzięki temu przygotowanie i wysyłka zamówień przebiegają szybciej.
• Poprawa komunikacji. Sprawne zarządzanie zamówieniami wymaga doskonałej koordynacji wszystkich stron, które stanowią cześć łańcucha dostaw. Należy zintegrować oprogramowanie magazynowe z systemem ERP, aby zorganizować przygotowanie zamówień i proces uzupełniania zapasów. Musi zostać także nawiązane połączenie z oprogramowaniem wykorzystywanym przez firmy transportowe, aby ułatwić i usprawnić dystrybucję towaru.
• Ewaluacja dostawców. Współpraca z zaufanymi i wydajnymi dostawcami jest fundamentalna, aby osiągnąć sprawne zarządzanie zamówieniami. Firmy nawiązują trwałe relacje z dostawcami i przewoźnikami, którzy gwarantują dostawy na czas i nieustanny przepływ towarów.

Zarządzanie zamówieniami – klient jako priorytet

Szczegółowe analizowanie potrzeb klienta pomaga w efektywniejszym zarządzaniu zamówieniami w perspektywie długoterminowej, zwiększając ogólną wydajność firmy. Postawienie potrzeb klienta w centrum podczas podejmowania decyzji pozwala zorganizować procesy zarządzania zamówieniami w bardziej zoptymalizowany sposób.

Za pomocą cyfryzacji firmy mogą szczegółowo monitorować cały proces przygotowania i wysyłki zamówień. Wykrywanie nieefektywności ułatwia wprowadzanie zmian, które podniosą wydajność przygotowywania i dystrybucji towaru.

Mecalux zaprojektował oprogramowanie, które wspiera łańcuch dostaw każdego przedsiębiorstwa. Dzięki Easy WMS możliwe jest zoptymalizowanie procesu zarządzania zamówieniami i usprawnienie przygotowywania oraz wysyłki towaru. Skontaktuj się z nami – przedstawimy Ci zalety naszego oprogramowania. Dowiesz się też, jak dostosować Twoją firmę do wszelkich wymogów logistycznych.