Zapas cykliczny i jego znaczenie w zarządzaniu stanem magazynowym

Zapas cykliczny odnosi się do stanu magazynowego umożliwiającego zrealizowanie standardowej liczby zamówień. Analiza historycznych danych i prognoz dotyczących popytu ułatwia gruntowne poznanie dokładnego poziomu tego zapasu. 

Poprzez obliczenie zapasu cyklicznego firmy mogą wygospodarować odpowiednią ilość towaru, potrzebną do realizacji dziennej liczby zamówień, aby spełnić oczekiwania klientów.

Czym jest zapas cykliczny?

Zapas cykliczny to część stanu magazynowego firmy przeznaczona do zrealizowania bieżących zamówień w danym przedziale czasowym. Omawiany sposób kontrolowania towaru pozwala firmom okresowo sprawdzać, jaki poziom zapasów powinien znajdować się w magazynie lub sklepie stacjonarnym, aby pokryć standardowe zapotrzebowanie na określone produkty. 

Zapas cykliczny odgrywa kluczową rolę w księgowości danej firmy – wdraża się go, aby pokryć przeciętne zapotrzebowanie na dany produkt. Znajomość dokładnego poziomu zapasu cyklicznego jest niezbędna, aby zoptymalizować przepływ towarów. Jeśli nastąpi nagły wzrost popytu na produkt – lub w przypadku sporządzenia błędnej prognozy – firma musi posłużyć się zapasami rezerwowymi, aby nie doprowadzić do braku zapasów w magazynie. Z drugiej strony zbyt duża liczba jednostek asortymentowych może ograniczyć przepływ ładunków i zwiększyć koszty logistyczne związane ze składowaniem. 

Aby obliczyć odpowiedni poziom zapasów, należy przeprowadzać cykliczną analizę popytu. Firmy mogą usprawnić zarządzanie zapasami poprzez zastosowanie oprogramowania, które analizuje historyczne dane dotyczące zapotrzebowania oraz uwzględnia informacje logistyczne jak np. sezonowość, rotację zapasów czy etapy, przez które przechodzą produkty. 

Zapas cykliczny stosuje się w przypadku wszelkiego rodzaju instalacji. Może funkcjonować w magazynie jako wskaźnik do zarządzania stanem magazynowym oraz w centrach produkcyjnych, gdzie służy obliczaniu zapotrzebowania na produkt w celu realizacji zamówień pochodzących z linii produkcyjnych. 

Różnice między zapasem cyklicznym a zapasem zabezpieczającym

Czym różni się zapas cykliczny od zapasu zabezpieczającego? Zapas cykliczny dotyczy liczby produktów, którą firma dysponuje, aby zrealizować standardową liczbę zamówień. Zapas zabezpieczający z kolei odnosi się do rezerwowych zapasów, wykorzystywanych w przypadku nieoczekiwanego wzrostu popytu na produkt. 

Główną funkcją zapasu zabezpieczającego jest ochrona logistyki danego przedsiębiorstwa przed niespodziewanymi zmianami tendencji zakupowych, brakiem koordynacji między liniami produkcyjnymi, a nawet zakłóceniami w łańcuchu dostaw. 

Innymi słowy, zapas zabezpieczający służy do reagowania na możliwy wzrost popytu na produkt w konkretnym przedziale czasowym. Przykładowo, jeśli firma otrzymuje nietypowe zamówienie na daną jednostkę asortymentową, do jego zrealizowania zostanie wykorzystany najpierw zapas cykliczny. Z zasobów zapasu zabezpieczającego korzysta się wówczas, gdy zapas cykliczny zostanie wyczerpany. Wtedy też ponownie oblicza się optymalny zapas, biorąc pod uwagę nowy poziom popytu, oraz składa się u dostawcy odpowiednie zamówienie. 

Zalety prognozowania zapasu cyklicznego

Analizowanie i prognozowanie poziomu zapasu potrzebnego do zrealizowania przeciętnej liczby zamówień jest istotnym czynnikiem zarządzania stanem magazynowym. Główne zalety regularnego obliczania zapasu cyklicznego są następujące: 

• Wydajne usługi logistyczne – dzięki regularnemu kontrolowaniu poziomu zapasu cyklicznego firmy zawsze dysponują odpowiednią liczbą produktów, aby spełnić oczekiwania zamawiających. Realizacja zamówień podnosi zadowolenie klientów, a co za tym idzie, umożliwia firmie dalszy rozwój. 
• Optymalizacja kosztów składowania – regularne obliczanie zapasu cyklicznego ogranicza ryzyko wystąpienia nadmiaru zapasów w magazynie. Nadmiar zapasów podnosi koszty składowania, a także utrudnia przemieszczanie ładunków.
• Kontrola zapasu zabezpieczającego – planowanie zarządzania stanem magazynowym zapobiega konieczności korzystania z zapasu zabezpieczającego. Ten rodzaj zapasów jest zarezerwowany dla okoliczności występujących jednorazowo, takich jak zakłócenia w łańcuchu dostaw lub znaczny i nieprzewidziany przyrost danej jednostki asortymentowej. 

Jak obliczyć zapas cykliczny?

Zapas cykliczny można obliczyć, korzystając z metody zarządzania zapasami w łańcuch dostaw EOQ, czyli ekonomicznej wielkość zamówienia, która określa, kiedy i w jakiej ilości należy zamówić towary od dostawcy, aby dysponować odpowiednim zapasem. Do obliczeń stosuje się wzór matematyczny zwany formułą Wilsona, składający się z następujących zmiennych:

Q – ekonomiczna wielkość zamówienia
K – koszt pojedynczego zamówienia
D – roczne zapotrzebowanie na dany produkt
G – koszt składowania danego produktu

Dzięki metodzie EOQ firma dysponuje wystarczającą ilością towaru, aby odpowiedzieć na standardowe zapotrzebowanie na produkt. Poprzez zastosowanie zmiennej dotyczącej kosztów składowania formuła Wilsona uwzględnia zmiany kosztów logistycznych. Dzięki temu otrzymujemy optymalny poziom zapasów każdego produktu dla danego magazynu. 

Zapas cykliczny – liczba towarów w magazynie potrzebna do realizacji zamówień

Regularne obliczanie cyklu zamówień w magazynie pozwala wydajnie zarządzać stanem magazynowym. Jednak wykonywanie tego procesu za pomocą wzorów matematycznych niesie za sobą ryzyko popełnienia błędu. 

Chociaż dysponujemy narzędziami, które częściowo automatyzują wykonywanie obliczeń w zakresie zarządzania składowanym towarem, takimi jak Microsoft Excel, rozwiązaniem umożliwiającym całkowite wyeliminowanie wspomnianego ryzyka jest wdrożenie oprogramowania do zarządzania magazynem. Systemy WMS zapewniają możliwość śledzenia stanu magazynowego i koordynują wszystkie procesy logistyczne prowadzone w instalacji. 

Nowoczesny system zarządzania magazynem firmy Mecalux – Easy WMS – umożliwia monitorowanie stanu magazynowego w czasie rzeczywistym oraz doskonale organizuje logistykę przedsiębiorstwa. Jeśli chcesz zwiększyć wydajność swojego magazynu, skontaktuj się z nami. Nasi eksperci doradzą Ci w wyborze najlepszego rozwiązania dla Twojej firmy.