Schemat organizacyjny magazynu – role i funkcje

Jeden z głównych aspektów zarządzania magazynem wiąże się z umiejętnościami i organizacją personelu, który odpowiada za procesy takie jak przyjęcie, składowanie i wysyłka towarów.

Schemat organizacyjny magazynu – co to jest?

Schemat organizacyjny magazynu to graficzne przedstawienie jego struktury. Obejmuje role, obowiązki i dane personelu oraz schemat hierarchii pracowników. W przejrzysty i uporządkowany sposób obrazuje dystrybucję funkcji i operacji w danej przestrzeni.

Według INEGI – Institute of Science and Innovation in Mechanical and Industrial Engineering magazyny i zarządzanie nimi mają coraz większe znaczenie dla łańcucha dostaw i wyników, jaki osiągają firmy. Przez to odpowiedzialność i autonomia na stanowiskach związanych z tymi obiektami są coraz większe. Niemal wszystkie firmy dysponują magazynem o różnej wielkości, stopniu zautomatyzowania czy złożoności.

Ewolucja schematu organizacyjnego magazynu w ostatnich latach

Skutkiem wzrostu poziomu sprzedaży online jest przekształcenie magazynów, aby mogły sprostać realizacji szybkich i elastycznych dostaw bez zwiększania kosztów, często za pomocą automatyzacji.

Oczekiwania klientów w zakresie usług są coraz większe, a proces przygotowywania zamówień jest coraz bardziej spersonalizowany. W zmiennym środowisku magazyn, jego schemat organizacyjny i optymalizacja mają kluczowe znaczenie dla skutecznej realizacji działań biznesowych.

Wpływ schematu organizacyjnego na zarządzanie magazynem

Zarządzanie magazynem zazwyczaj zależało od poszczególnych działów, które obejmowały także inne zadania i personel, jak np. Dział Zakupów, Produkcji lub Logistyki. Jednakże może również mieć istotne znaczenie dla firm, których działanie głównie wiąże się z magazynowaniem, jak w przypadku np. operatorów logistycznych, lub może znajdować się na niższych poziomach hierarchii wartości w przypadku firm o innym charakterze działalności.

Wpływ schematu organizacyjnego na zarządzanie magazynem obejmuje:

• określenie obowiązków,
• koordynację działania,
• optymalizację procesów,
• lepszą komunikację wewnętrzną.

Co należy uwzględnić podczas sporządzania schematu organizacyjnego magazynu?

Nie istnieje jedyny model organizacyjny dostosowany dla każdej firmy. Odpowiednia struktura pozwoli firmie osiągać cele dzięki zasobom materialnym i ludzkim – zarówno tym dostępnym, jak i wymagającym wdrożenia. Podstawą dobrego schematu organizacyjnego magazynu jest określenie funkcji, zaprojektowanie stanowisk pracy, pogrupowanie ich i ustalenie relacji pomiędzy nimi.

Osoby odpowiedzialne i role objęte schematem organizacyjnym

Jedna z opcji opracowania schematu organizacyjnego magazynu polega na przyjęciu za punkt wyjścia zarządzanie procesami logistycznymi i wyznaczenie osób odpowiedzialnych za dane procesy. W ten sposób stanowisko związane z podejmowaniem największej liczby decyzji będzie obejmował kierownik magazynu, a na następnych poziomach znajdą się osoby odpowiadające za podprocesy, a mianowicie, przyjęcie, składowanie i transport ładunków.

• Osoba odpowiedzialna za proces przyjęć. Nadzoruje procedurę wejścia towaru od momentu dostarczenia go do magazynu aż po przeniesienie do strefy składowania. Zakres jej obowiązków obejmuje przypisanie lub odczytanie kodu identyfikacyjnego, lub chipu RFID ładunków. Dzięki temu działaniu system zarządzania magazynem gromadzi kompletne informacje o wszystkich produktach znajdujących się w obiekcie.
• Osoba odpowiedzialna za składowanie. Odpowiada za odkładanie towarów w odpowiednim miejscu w sposób manualny lub za pomocą odpowiedniego urządzenia do obsługi ładunków. Może przypisać im wcześniej wyznaczone lub losowe miejsca.
• Osoba odpowiedzialna za transport. Jej zadaniem jest spełnienie norm w zakresie transportu towarów, zarówno wewnętrznego, jak i zewnętrznego. Zna metody material handling odpowiednie dla każdej operacji i zarządza nimi. Ponadto monitoruje przygotowywanie zamówień, a w odpowiednich przypadkach – zaopatrzenie linii produkcyjnej.
• Kierownik magazynu. Nadzoruje i koordynuje pozostałe operacje. Do jego obowiązków należy współpraca z dostawcami, nadzorowanie podlegającego mu personelu, współpraca z Działem Zakupów, identyfikowanie zapotrzebowania na materiały, sporządzanie raportów oraz zgłaszanie reklamacji. Musi mieć dostęp do informacji dotyczących wszystkich ogniw łańcucha dostaw i korygować wykryte procesy o niskiej wydajności.

Te zadania, dotyczące każdego magazynu, mogą być rozdzielone między przełożonego i trzech podwładnych, ale mogą zostać przypisane jednemu lub dwóm pracownikom, czy też rozdysponowane według innej konfiguracji. Inną możliwością jest podział działania w danej instalacji na strefy, np. według temperatury otoczenia, destynacji ładunków lub innego rodzaju kryterium.

Ostatecznym celem schematu organizacyjnego magazynu jest zapewnienie optymalnego przepływu informacji, produktów i surowców w danym obszarze organizacji. Jego struktura zależy od potrzeb i charakteru firmy.

Wśród innych obowiązków, o których nie można zapomnieć, jest utrzymanie porządku i czystości w obiektach. Dzięki temu, poza spełnieniem norm bezpieczeństwa i higieny pracy, środowisko pracy będzie przyjazne dla zdrowia i przyjemne.

Dostosuj magazyn do swojego schematu organizacyjnego

Stworzenie schematu organizacyjnego magazynu i podział funkcji pomiędzy personel i przełożonych jest niezbędne do osiągnięcia skutecznej logistyki. Chociaż nie istnieje jedyny model organizacyjny właściwy dla każdej firmy, warto przyjrzeć się temu narzędziu i sporządzić taki schemat w celu zoptymalizowania procesów, skoordynowania działań i poprawienia komunikacji wewnętrznej w magazynie.

Poza przygotowaniem schematu organizacyjnego istotne jest także dysponowanie nowoczesnymi, automatycznymi i dostosowanymi do nakładu pracy instalacjami na etapie zaopatrywania linii produkcyjnych lub skutecznej realizacji wysyłek czy odpowiadania na oczekiwania klientów.

Automatyzacja i cyfryzacja łańcucha dostaw wspiera skuteczną logistykę w przedsiębiorstwie. W Mecaluxie projektujemy rozwiązania automatyczne i zarządzające, które usprawniają działanie wszelkiego typu centr logistycznych, a także produkujemy regały od 1966 roku. Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat możliwości usprawnienia pracy w Twoim magazynie.