Wdrożenie systemu WMS – przewodnik

Wdrożenie systemu WMS, czyli systemu zarządzania magazynem, pozwala firmom przeprowadzić cyfryzację logistyki, zapobiegać błędom, a także koordynować wszystkie procesy zachodzące w magazynie oraz poza nim.

System WMS jest ważną częścią cyfrowego łańcucha dostaw. WMS nie tylko buduje konkurencyjną przewagę firmy, jest także wydajnym rozwiązaniem wobec zawiłości, z jakimi wiąże się logistyka 4.0. Trendy, takie jak darmowy zwrot zamówień czy model omnichannel, wymagają wprowadzenia cyfrowego i automatycznego zarządzania, aby osiągnąć maksymalną wydajność magazynu.

W jakim celu wdrażać WMS?

System zarządzania magazynem (WMS z ang. warehouse management system) to cyfrowy program specjalizujący się w organizacji, koordynacji i optymalizacji wszystkich procesów logistycznych firmy. Głównym zadaniem tego oprogramowania jest kontrolowanie przepływów ładunków i pracy, aby maksymalnie zwiększyć wydajność, a przede wszystkim wyeliminować błędy występujące podczas takich operacji, jak przygotowanie zamówień, rozmieszczanie produktów lub kontrola stanów magazynowych.

Zarządzanie stanem magazynowym i widoczność zapasów w czasie rzeczywistym to jedne z powodów, dla których warto wdrożyć WMS. Zaawansowany program logistyczny daje kierownikowi obiektu dostęp do informacji na temat liczby i lokalizacji ładunków w dowolnym momencie. Oprogramowanie automatycznie zarządza miejscami składowania w magazynie na podstawie kryteriów zdefiniowanych przez kierownika logistyki danej firmy.

System WMS monitoruje przepływy ładunków w magazynie, optymalizując ruchy operatorów i urządzeń automatycznych. Program wskazuje najkrótsze ścieżki przygotowania zamówień, co pomaga zmniejszyć koszty tego etapu logistycznego. Ponadto, pośród wielu innych funkcji, WMS koordynuje urządzenia wykorzystywane podczas przeprowadzania kompletacji – od terminali radiowych, przez urządzenia voice-picking, aż po podświetlane systemy, takie jak pick- i put-to-light.

Zasadniczo więc informatyczny system magazynowy jest kluczowym narzędziem, które zarządza wyzwaniami związanymi ze strategią omnichannel, darmowymi zwrotami towarów czy skróceniem czasu dostawy. Jak zaznaczają autorzy publikacji naukowej ERP systems and warehouse management by WMS: „obecnie trudno jest wyobrazić sobie wydajne przeprowadzanie procesów logistycznych bez wsparcia narzędzi informatycznych”. Według naukowców Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie: „system WMS usprawnia odbiór i kompletację produktów w magazynie, wybór dostawców zewnętrznych, prowadzenie kontroli jakości oraz ilości, jak również automatyczny wybór lokalizacji każdego produktu”.

Proces wdrożenia systemu WMS

Proces wdrożenia systemu zarządzania magazynem składa się następujących etapów:

• Rozpoczęcie projektu: etap początkowy, w którym określa się potrzeby klienta, sporządza listę zadań do wykonania oraz przygotowuje plan realizacji projektu. Na tym etapie zarówno klient, jak i dostawca systemu WMS powinni wyznaczyć procesy operacyjne oraz cele.
• Projekt rozwiązania magazynowego: zespół inżynierów dostawcy systemu szczegółowo projektuje rozwiązanie, bazując m.in. na początkowej analizie potrzeb klienta, przepływów produktów i procesów realizowanych w magazynie. Ten etap wymaga ścisłej współpracy między klientem a dostawcą w celu określenia zastosowań programu oraz skonfigurowania sprzętów informatycznych i wszystkich urządzeń połączonych z systemem WMS.
• Konfiguracja systemu: przed uruchomieniem systemu dostawca oprogramowania powinien dokładnie przygotować magazyn – począwszy od prawidłowej konfiguracji terminali lub komputerów służbowych po przeszkolenie pracowników i udostępnienie odpowiedniej liczby licencji. Na tym etapie sprawdza się wszystkie wstępnie zdefiniowane funkcje, takie jak zasady lokalizacji, dostosowanie przepływów pracy, różne poziomy zapasów każdej jednostki asortymentowej czy prawidłowy projekt magazynu. Przed rozpoczęciem produkcji dostawca wykonuje ostateczną próbę, aby upewnić się, czy zaproponowane rozwiązanie jest odpowiednio przygotowane do koordynowania wszystkich operacji przeprowadzanych w magazynie.
• Uruchomienie: na tym etapie oprogramowanie jest włączane. Dostawca systemu WMS powinien być obecny podczas wdrażania oprogramowania, aby sprawdzić, czy projekt oraz konfiguracja rozwiązania cyfrowego odpowiadają potrzebom logistycznym firmy.

Wdrożenie systemu WMS – porady

Pomyślne wdrożenie systemu WMS jest efektem komunikacji pomiędzy klientem a dostawcą oprogramowania. Dlatego konieczne jest, aby firma, która planuje zainstalować ten system, wyznaczyła zespół posiadający wiedzę na temat działania magazynu oraz właściwości i potrzeb logistycznych firmy, który będzie kierował realizacją projektu razem z dostawcą.

Następnie należy stworzyć wewnętrzny plan wdrożenia oprogramowania zawierający istotne informacje na temat budżetu, planu migracji danych i tworzenia kopii zapasowych oraz czynności związanych z uruchomieniem systemu.

Dane zgromadzone przez oprogramowanie stanowią podstawę do zapewnienia wydajnej realizacji procesów cyfrowych. Ponadto należy zwrócić szczególną uwagę, by podczas migracji pomiędzy systemami lub zrzutu danych – jeśli magazyn nie posiada innego programu – nie wystąpiły błędy.

Zanim oprogramowanie przejdzie do etapu produkcji, wyznaczony przez firmę zespół musi nawiązać kontakt z dostawcą oprogramowania, aby przeszkolił operatorów w zakresie jego działania. Intuicyjność oprogramowania WMS pozwala na szybkie opanowanie go przez operatorów i skraca okres wdrażania.

Wdrożenie systemu WMS przez zaufanego dostawcę

Wdrożenie systemu WMS to kamień milowy dla logistyki każdej firmy, ponieważ umożliwia cyfryzację procesów i minimalizuje ryzyko pojawienia się błędów typowych dla ręcznego zarządzania magazynem. Jednak sukces w dziedzinie zarządzania cyfrowego zależy nie tylko od zaawansowanych funkcji oprogramowania, lecz także od możliwością zaprojektowania przez dostawcę systemu spersonalizowanych rozwiązań, dopasowanych do potrzeb i wymagań klienta.

Mecalux jest ekspertem w projektowaniu i uruchamianiu zintegrowanych rozwiązań intralogistycznych. Nasz system zarządzania magazynem, Easy WMS, koordynuje procesy w ponad 1000 magazynów w 36 państwach. Easy WMS już po raz drugi został wymieniony w raporcie Magic Quadrant 2022 analityczno-badawczej firmy Gartner.

Jeśli chcesz poprawić wydajność procesów logistycznych i korzystać z niezawodnego oprogramowania, które maksymalnie zwiększy wydajność Twojego magazynu, skontaktuj się z nami. Nasi eksperci przedstawią najlepsze rozwiązanie cyfrowe dla Twojej firmy.