Jak zoptymalizować procesy magazynowe?

Optymalizacja procesów magazynowych powinna być głównym celem każdej firmy, w której są one realizowane. Usprawnienie działania łańcucha dostaw wiąże się z osiągnięciem większej produktywności przez przedsiębiorstwo, a także z minimalizacją problemów związanych z opóźnieniami w realizacji zamówień czy występowaniem braków na stanie magazynowym, co wpływa na poziom zadowolenia klientów końcowych.

Zmiany w celu poprawy realizowanych procesów w magazynie warto przeprowadzać stopniowo, krok po kroku, opracowując wcześniej listę wymaganych działań. Poniżej prezentujemy przykładowe zagadnienia, które można na niej umieścić, a następnie wdrażać w swoim przedsiębiorstwie.

1. Zdefiniuj swoją strategię logistyczną

Choć krok ten wydaje się oczywistym działaniem, to jednak nie zawsze każda firma ma jasno określoną strategię logistyczną. Zależnie od wielkości i złożoności operacji logistycznych przeprowadzanych przez Twoją firmę (liczba realizowanych zamówień dziennie, procesy magazynowania, personel oraz urządzenia stosowane do obsługi ładunków), należy przyjąć odpowiednią do jej potrzeb strategię:

Logistyka magazynowa w małych i średnich przedsiębiorstwach:

• Strategia wykorzystywana przez firmy, które nie realizują więcej niż 50 zamówień w ciągu dnia
• Pracownicy są wielozadaniowi i zajmują się różnymi operacjami magazynowymi: odbiory ładunków, kompletacja, pakowanie itp.
• Kompletacja realizowana jest etapami.

Logistyka magazynowa w dużych przedsiębiorstwach:

• Używana przez firmy, które realizują od 50 do 1000 zamówień dziennie.
• Pracownicy wykonują konkretne zadania w obrębie stacji roboczych.
• Kompletacja odbywa się falami.

Logistyka przemysłowa:

• Realizowana przez firmy, które przygotowują więcej niż 1000 zamówień dziennie.
• W tej strategii niezbędne jest używanie systemu zarządzania magazynem WMS.

Usługi logistyczne realizowane przez podwykonawców:

• Strategia ta polega na powierzeniu części lub całości operacji dotyczących łańcucha dostaw zewnętrznemu operatorowi usług logistycznych.
• Wyróżnia się pięć typów firm świadczących usługi logistyczne, zależnie od ich złożoności:
  • 1PL: jeden typ usługi, np. transport.
  • 2PL: transport i magazynowanie.
  • 3PL: transport, magazynowanie, przepływy towarów.
  • 4PL: koordynowanie i zarządzanie łańcuchem dostaw..
  • 5PL: zarządzanie procesami logistycznymi i kontrola operacji przy użyciu technologii informatycznych.

2. Wyznacz osobę lub zespół osób odpowiedzialnych za optymalizację procesów magazynowych

Aby uniknąć sytuacji, w których dochodzi do braku lub nadmiaru towaru magazynowego i pojawienia się skarg ze strony klientów wynikających z opóźnień generowanych przez procesy magazynowe, należy wyznaczyć osobę lub nawet grupę osób odpowiedzialnych za nadzorowanie i koordynowanie łańcucha dostaw. Ich zadaniem będzie stała kontrola zadań wykonywanych w magazynie i podjęcie ewentualnych działań, które pozwolą zoptymalizować realizowane procesy magazynowe. W ten sposób będziesz w stanie dostosować wdrożoną strategię logistyczną do celów Twojego przedsiębiorstwa

3. Zadbaj o odpowiedni układ swojego magazynu

• Wyznaczenie stref w magazynie: Jak wskazaliśmy w artykule Trzy kroki, dzięki którym opracujesz optymalny projekt magazynu, podzielenie magazynu na strefy ma niebagatelne znaczenie dla efektywności jego funkcjonowania. Należy pamiętać, że każda ze stref powinna być przeznaczona dla innego zadania (przyjęcia, wydania, magazynowanie, kompletacja itp.).
• Sposób składowania ładunków: Istotną kwestią jest ustalenie metodologii i konkretnych kryteriów, według których magazynowane są towary. Umożliwi to łatwiejsze zarządzanie nimi i ich przepływami.
• Oznakowanie magazynu: Prawidłowe oznakowanie magazynu to nie tylko większe bezpieczeństwo jego pracowników, ale także usprawnienie przepływów towarów, a co za tym idzie większa produktywność.

4. Wprowadź metodę cross-docking

Cross-docking to metoda zarządzania asortymentem, w której pomija się etap magazynowania towaru. Ten jest przyjmowany, a następnie wysyłany do odbiorcy. System cross-dockingu pozwala ograniczyć koszty związane ze składowaniem towaru.

5. Zidentyfikuj w magazynie obszary, których pracę można zautomatyzować

Wiele procesów logistycznych w łańcuchu dostaw nie osiąga maksimum wydajności, co często spowodowane jest problemami z pełnym skoordynowaniem ich pracy. Może w tym pomóc podjęcie decyzji o automatyzacji wybranych działań. Należy jednak pamiętać, że nie w każdej firmie automatyzacja musi łączyć się z poprawą efektywności pracy magazynu. Dlatego istotne jest, aby przy pomocy ekspertów przeprowadzić wcześniej dogłębną analizę obecnych procesów logistycznych, która pomoże zdecydować, czy istnieją obszary w łańcuchu dostaw, których automatyzacja przyniesie przedsiębiorstwu wymierne korzyści.

6. Wdróż koncepcję Lean Management

Inną techniką, która może pomóc Ci zoptymalizować procesy magazynowe, to wdrożenie koncepcji Lean Management, czyli tzw. „szczupłego zarządzania”. Ta wywodząca się z Japonii metoda, która początkowo odnosiła się do zarządzania produkcją (Lean Manufacturing), znalazła swoje zastosowanie także w zakresie gospodarki magazynowej.

Lean Management zakłada określenie celu, do którego powinna dążyć firma, oraz usprawnienie procesów logistycznych i wyeliminowanie z nich marnotrawstwa. Pod tym pojęciem należy rozumieć między innymi zminimalizowanie zbędnych transportów, unikanie tworzenia zapasów i braków na magazynie czy wyeliminowanie przestojów. W ostatecznym rozrachunku zastosowanie tej koncepcji doprowadzi do zwiększenie rentowności i efektywności przedsiębiorstwa.

Jak widać optymalizacja procesów magazynowych może przybrać różne formy. Powyższe propozycje to rozwiązania, których zaimplementowanie wymaga czasu. Jednak rezultatem końcowym jest efektywnie i wydajnie funkcjonujący magazyn, dlatego warto rozważyć ich zastosowanie.