Co to jest WMS?

Co to jest WMS? WMS (Warehouse management software), czyli oprogramowanie zarządzające magazynem, to narzędzie informatyczne używane do kontroli, koordynacji i optymalizacji działań, procesów i operacji wykonywanych w magazynie.

Chociaż analiza przepływów i określenie lokalizacji stosowanej w magazynie wpływa na ustawienie oraz parametry oprogramowania zarządzającego, to jednak istnieją funkcje podstawowe, takie jak zarządzanie przyjęciami, lokalizacją, kontrolą stanu magazynowego i wydań, które muszą być koniecznie wykonywane przez dowolny WMS:

• Zarządzanie przyjęciami: jest zgodne z procesami przyjmowania, które służą do wprowadzania ładunków pochodzących z różnych źródeł, takich jak zakup u dostawcy, przekazanie między magazynami, zlecenie produkcji i zwrot od klienta.
  
  W ramach tego procesu kontroluje się różnorodność towaru, jego ilość, właściwości i stan lub jakość. Produkt wprowadzony do magazynu staje się częścią zapasów. W tym celu zbierane informacje są porównywane ze zleceniem otrzymanym z ERP (centralnego systemu zarządzania firmą).


• Zarządzanie lokalizacją: jest zgodne z procesami lokalizacji. Procesy te służą do zarządzania zleceniami umieszczenia towaru w magazynie i określają, jaka jest najlepsza lokalizacja w zależności od rodzaju, właściwości, wymiarów towaru itp. Odbywa się to przy użyciu reguł i strategii określonych z góry.


• Zarządzanie lokalizacją: jest zgodne z procesami lokalizacji. Procesy te służą do zarządzania zleceniami umieszczenia towaru w magazynie i określają, jaka jest najlepsza lokalizacja w zależności od rodzaju, właściwości, wymiarów towaru itp. Odbywa się to przy użyciu reguł i strategii określonych z góry.


• Zarządzanie procesami wysyłki: Procesy te służą do opracowania zamówień wysyłanych do klientów, przesunięć do innych magazynów lub zwrotów do dostawców. Podsumowując, funkcja ta jest związana z wydaniem towaru i zmniejszeniem liczby stanu magazynowego poprzez operacje takie jak kompletacja, wydanie pełnych pojemników, konsolidacja zamówień i wysyłka zamówień do pojazdu dostawczego.

W kolejnych akapitach przedstawiono operacje, które powinny być uwzględnione w oprogramowaniu magazynowym WMS w każdej z powyższych funkcji podstawowych.

Przykład struktury funkcjonowania oprogramowania magazynowego WMS.

Funkcje dotyczące przyjęcia towaru

W tej grupie wyróżniamy trzy operacje zarządzane poprzez oprogramowanie magazynowe WMS:

1. Odebranie.
2. Pobranie danych logistycznych oraz etykietowanie pojemników.
3. Towaru.

Odebranie

Odebranie następuje w momencie przyjęcia artykułów nieumieszczonych na paletach, które są konsolidowane w różnych pojemnikach, następnie rejestruje się ich właściwości oraz atrybuty logistyczne i umieszcza je w magazynie.

Towar może być również przyjęty w pojemnikach umieszczonych na paletach, które są wprowadzane do magazynu. W takiej sytuacji konsolidacja nie jest konieczna. Trzeba tylko dokonać zatwierdzenia atrybutów logistycznych oraz ilości przyjętego towaru, a następnie umieścić go w lokalizacji.

Trzecią metodę odbierania towaru stosuje się dla artykułów pochodzących ze zwrotów. Mimo że wykazuje ona podobieństwa względem omawianych powyżej form przyjęcia towaru, posiada również cechy odrębne. Jedną z nich jest zablokowanie części towaru w procesie jego przyjęcia. Blokada ta może być spowodowana koniecznością przeprowadzenia kontroli jakości lub sprawdzenia ogólnego stanu towaru. Finalnie ładunek należy umieścić w lokalizacji przeznaczonej do składowania tego rodzaju towarów.

Drugą główną funkcją procesu przyjęcia jest pobieranie danych logistycznych. Dane te zawierają różne informacje, na przykład partię, do której należy dany ładunek, jego datę ważności, wagę, temperaturę, numer seryjny itp. Pobranie tych danych w momencie realizacji procesu przyjęcia towaru zapewnia identyfikowalność stanu magazynowego.

Pobranie danych logistycznych

Atrybuty logistyczne, takie jak identyfikacja partii lub numeru seryjnego, umożliwia późniejsze sprawdzenie, jaki towar został dostarczony określonemu klientowi.

Trzecia funkcja przyjęć uzupełnia poprzednią. WMS musi być w stanie tworzyć etykiety z kodami kreskowymi dla wszystkich magazynowanych kontenerów i towarów. W ten sposób wszystkie procesy i operacje wykonywane w magazynie są dokładnie sprawdzane poprzez odczyt kodów kreskowych, umożliwiając wyeliminowanie ewentualnych błędów i pomyłek, które mogą powstać podczas przeładunku towarów.

Etykietowanie pojemników i towaru

Etykietowanie kodami kreskowymi może być także stosowane do wszystkich przyjmowanych artykułów, dzięki czemu procesy wydawania odbywają się sprawniej i skuteczniej.

Dokumentacja przyjęć umożliwia także uzyskanie raportów przedstawiających przestrzeganie przedziałów czasowych przyjęć oraz różnice między towarem oczekiwanym a towarem, który rzeczywiście przyjęto.

Odczyt kodów kreskowych usprawnia procesy identyfikacji

Rola WMS nie kończy się na tych czynnościach, ponieważ poprzez interfejs przekazuje on do ERP firmy informację o zamknięciu przyjęcia, w której określa dokładnie, ile jednostek o jakich referencjach zostało przyjętych do magazynu, dzięki czemu ERP może wykonać formalności administracyjne z dostawcami.

Funkcje lokalizacji

Tego typu operacje obejmują trzy funkcje: lokalizację za pomocą reguł i strategii, cross-docking, uzupełnienie i konsolidację.

Zarządzanie lokalizacją za pomocą reguł i strategii

Służy do wyboru odpowiedniego miejsca w magazynie dla określonego towaru.
W tym celu oprogramowanie magazynowe bierze pod uwagę takie parametry jak rotacja artykułów (A, B lub C), rodzaje pojemników stosowanych do konsolidacji towaru, rodziny lub rodzaje obsługiwanych produktów, oznaczenie ładunków jako materiały niebezpieczne lub niezgodność niektórych towarów względem innych, wygląd artykułów, ich wielkość itp.

'Cross-docking'

Dzięki cross-docking ogranicza się ruchy ładunku. Jeżeli do magazynu trafia towar, z którego trzeba wyodrębnić produkt będący częścią zamówienia, które jest aktywne i w którym brakuje stanu, towar jest umieszczany w strefie kompletacji bezpośrednio ze strefy przyjęcia. Po skompletowaniu zamówienia nadwyżka towaru jest umieszczana w magazynie.

Zarządzania uzupełnieniem i konsolidacją

Celem trzeciej wymienionej funkcji, dotyczącej zarządzania uzupełnieniem i konsolidacją, również jest ograniczenie ruchów towaru w obrębie obiektu. Podobnie jak w cross-docking stosuje się ją przed ostateczną lokalizacją ładunku. Funkcja ta jest realizowana w magazynach, w których istnieją stanowiska kompletacji. Jeżeli na tych stanowiskach ilość produktu jest niewielka, zostanie ona uzupełniona nowo przyjętym towarem. W ten sposób utrzymuje się stan magazynowy odpowiedni do realizacji zamówień. Następnie ładunek pozostały z tej operacji jest umieszczany w lokalizacji.

Funkcje dotyczące kontroli stanu magazynowego

W procesie zarządzania magazynowanym towarem oprogramowanie WMS musi udostępniać pełne i przydatne informacje o stanie magazynowym. Do tego celu stosowane są różne funkcje.

• Najbardziej intuicyjną funkcją jest wyświetlenie mapy magazynu, która przedstawia obiekt w sposób graficzny. Na ekranie określone są wszystkie lokalizacje i ich skład, tzn. pojemnik oraz towar.


• Zarządzanie lokalizacjami to kolejne narzędzie, w które musi być wyposażony WMS. Dzięki niemu można uzyskać i edytować informacje o położeniach, takie jak rodzaj lokalizacji, zastosowane blokady, wymiary, właściwości, strefy magazynowe, do których należy, itp.


• WMS powinien również umożliwiać zarządzanie stanami magazynowymi w celu sprawdzenia i zmiany danych dotyczących kwarantanny, uszkodzeń, strat, blokad, rezerw itd.


• WMS może także samodzielnie wykonywać operacje wspomagające zarządzanie stanem magazynowym. Jedną z nich jest obliczenie rotacji artykułów. W zależności od ruchów wykonanych we wskazanym okresie czasu system może określić i przekazać informację, jaka powinna być idealna rotacja danego artykułu, oraz porównać ją z rotacją przypisaną artykułowi w kartotece materiałowej. Za pomocą tego narzędzia można przeliczyć rotację A-B-C i zmienić rotację przypisaną artykułowi w przypadku stwierdzenia, że inna rotacja jest skuteczniejsza lub bardziej opłacalna.


• Jest jeszcze jedna niezbędna funkcja dotycząca stanu magazynowego, tzn. przeliczenie i inwentaryzacja. Te programowalne zadania umożliwiają wykonanie całkowitej inwentaryzacji całego magazynu lub inwentaryzacji szczegółowej danego artykułu, danej lokalizacji lub strefy. W przypadku stwierdzenia różnic w stanie magazynowym są one automatycznie zgłaszane do ERP.

Funkcje dotyczące wydawania towarów

Oprócz zarządzania przyjęciem i lokalizacją towarów system zajmuje się także kontrolą wydawania produktów.

• Główne funkcje realizowane na tym etapie magazynowania rozpoczynają się od przygotowania ładunku do wydania z magazynu. Czynność ta obejmuje między innymi grupowanie zamówień i ich przypisania. Dzięki temu możliwa jest kontrola nad sposobem realizacji zamówień i nad osobą realizującą zamówienie: przypisania doków wysyłkowych, operatorów wykonujących kompletację, sposobu grupowania zamówień i przedziału czasowego grupowania itd.


• W ramach przygotowania WMS potrafi zarządzać realizowanymi operacjami w bardzo szczegółowy sposób, np. w przypadku procesu kompletacji. W tym sensie system określa i wytycza trasy pracowników wyznaczonych do tego zadania oraz przedstawia artykuły.


• Jedną z największych korzyści związanych z zarządzaniem kompletacją przez WMS jest możliwość optymalizacji procesu przez system. Dzięki temu jest on realizowany w jak najkrótszym czasie i przy jak najmniejszej liczbie koniecznych ruchów. Jednocześnie przestrzegane są parametry określone dla zamówienia, które zostały przesłane przez ERP.


• Kolejnym elementem przygotowania towaru jest etykietowanie wysyłek, które umożliwia identyfikację paczek zamówienia przy użyciu procedur stosowanych do etykietowania w momencie przyjęcia towaru.


• Wysyłki również są dokumentowane w momencie wydania, dzięki czemu łatwiejsze jest generowanie dokumentów takich jak packing list (lista artykułów ujętych w zamówieniu), dokumentów dla przewoźnika oraz raportów wskazujących na stwierdzone rozbieżności.


• Następnie WMS zarządza procesem załadunku wysyłek na pojazdy. Funkcja ta umożliwia kontrolę jakości wysyłki oraz uniknięcie błędów, takich jak na przykład wysłanie produktu do niewłaściwego klienta.


• WMS może realizować zarządzanie nawet do ostatniego etapu operacji wydania, na przykład dotyczy to zgłoszenia do ERP zamknięcia wysyłki za pomocą interfejsu łączącego dwa systemy. Funkcja ta umożliwia poinformowanie menedżera zasobów firmy, ile jednostek i jakie referencje zostały ujęte w wysyłce oraz jakie paczki zostały wysłane w poszczególnych zleceniach wydania. Na podstawie tych danych ERP może kierować procesami zarządzania wobec klientów.

Funkcje dotyczące magazynów złożonych

Niekiedy obiekty składają się ze stref lub magazynów, które są wzajemnie powiązane. Na przykład system może zarządzać strefą regałów paletowych, automatycznym silosem z układnicami, automatycznym, poziomym magazynem karuzelowym itd. Kombinacje są nieskończone i mogą tworzyć naprawdę złożone ośrodki. Oprogramowanie magazynowe WMS musi umożliwiać zarządzanie w sposób kompleksowy oraz zintegrowany tymi wszystkimi strefami o różnym charakterze i różnych operacjach wykonywanych w ramach procesów przyjęcia, lokalizacji i wydania.

• Oprogramowanie magazynowe WMS musi pozwalać na zarządzanie systemami kompletacji zamówień stosującymi rozwiązania typu pick to light i put to light. Tego typu obiekt nadaje większą płynność i szybkość w procesie kompletacji zamówień.

W takich sektorach jak farmacja, rozwiązania typu pick-to-light są bardzo przydatne.

• Kompletację można również przyspieszyć za pomocą technologii voice picking, czyli kompletacji głosowej. Dzięki temu systemowi (zarządzanemu przez oprogramowanie magazynowe WMS) operator nie musi używać rąk do obsługi terminala lub innych przycisków sterowniczych.


• Operator otrzymuje polecenia za pomocą systemu głosowego i przekazuje sygnały do systemu również za pomocą mowy. Takie rozwiązanie pozwala na większą swobodę manewru towarami, które muszą być obsługiwane dwiema rękami. Metoda ta doskonale nadaje się do magazynów mrożonek, ponieważ ułatwia komunikację bez potrzeby używania terminali rękawicami oraz przyspiesza pracę (której czas wykonania jest kontrolowany) w chłodniach.

Inne funkcje

System powinien również zarządzać układaniem towaru w stos w ramach kompletacji zamówień. Pozwala to na optymalizację kompletacji paczek zgodnie z określonymi parametrami (WMS kontroluje układanie towaru pod względem ciężkości).

Istnieją trzy inne funkcje, które są niezbędne do integracji urządzeń w pozostałej części firmy lub centrum logistycznego.

1. Pierwsza dotyczy zarządzania przepływem towarów (przyjęciami i wydaniami) do linii produkcyjnych. Dzięki tej funkcji uzyskuje się optymalny przepływ w przyjęciach i w wydaniach do linii produkcyjnych lub wytwórczych, co wyraźnie ułatwia procesy wewnętrzne.


2. Druga funkcja polega na zarządzaniu kilkoma magazynami za pomocą jednego WMS, czyli zarządzania wielomagazynowego. Ta funkcja umożliwia firmie zarządzanie jej wszystkimi magazynami w sposób jednolity i całościowy oraz pozwala na optymalizację zasobów i systemów komputerowych, jak również na ułatwienie przesunięć towaru między magazynami.


3. Po trzecie na jeszcze wyższym poziomie znajduje się funkcja zarządzania wieloma organizacjami, która umożliwia zarządzanie różnymi firmami przez jeden WMS.

_{Oprogramowanie magazynowe WMS może zarządzać procesami wielu magazynów.}

W niektórych projektach konieczne jest szczególne rozwiązanie dostosowane do klienta. Pewne operacje realizowane przez niektóre firmy mogą nie być z góry zawarte w oprogramowaniu, więc konieczne jest szczególne opracowanie systemu na podstawie stworzonego WMS. W związku z tym system zarządzania musi być jak najbardziej wszechstronny i otwarty, aby można było zaprogramować takie niestandardowe funkcje.