Wdrożenie WMS w magazynie: cztery najczęściej popełniane błędy

Wdrożenie systemu WMS w magazynie jest złożonym i skomplikowanym zagadnieniem. Jest to proces, który nie ogranicza się tylko do problemu wyboru odpowiedniego oprogramowania. Wymaga on między innymi sprawnego zarządzania przebiegiem implementacji na każdym etapie, przygotowania niezbędnych informacji potrzebnych do prawidłowego działania systemu, bliskiej współpracy z dostawcą oprogramowania czy zadbaniem o odpowiednie przeszkolenie personelu magazynowego.

Poniżej omawiamy cztery najczęściej popełniane przez firmy błędy związane z wdrożeniem systemu WMS w magazynie. Ich znajomość może zapobiec generowaniu niepotrzebnych kosztów związanych z powstałymi opóźnieniami w realizacji inwestycji.

1. Nieodpowiednie przygotowanie do procesu instalacji systemu

Jednym z częściej popełnianych błędów przez firmy, które decydują się na wdrożenie WMS w magazynie, jest „nieodrobienie pracy domowej” w zakresie pełnego przygotowania się do realizacji procesu.

Instalacja systemu zarządzania magazynem nie jest zadaniem jednostronnym, w którym wszystkie obowiązki spoczywają tylko na jego dostawcy. Oprogramowanie, aby działać prawidłowo, potrzebuje rzetelnych i rzeczywistych danych na temat magazynu, które musi dostarczyć zamawiający. Niestety zdarzają się sytuacje, w których firmy udostępniają niewystarczające i nieaktualne informacje albo robią to w późniejszym terminie, co ma wpływ na opóźnienie przebiegu procesu cyfryzacji łańcucha dostaw.

Wskazówka: bliska współpraca z dostawcą

• Zorganizuj zespół do przeprowadzenia procesu wdrożenia: wyznaczony zespół odpowiedzialny za wdrożenie WMS w magazynie powinien posiadać kompletną wiedzę na temat wszystkich aspektów dotyczących realizowanych procesów logistycznych oraz cechować się wzorową organizacją pracy, która umożliwi dokładne kontrolowanie i weryfikację postępów instalacji systemu.
• Zadbaj o transparentność we współpracy z dostawcą: należy zadbać o zapewnienie dostawcy oprogramowania wszystkich wymaganych danych dotyczących pracy magazynu, m.in. informacji o obsługiwanych produktach, charakterystyce jednostek ładunkowych, metodach rozmieszczenia towaru itp.

2. Nierealne oczekiwania na temat efektów wdrożenia WMS

Wybór systemu WMS nie jest zadaniem łatwym. Wymaga jasnego określenia celów firmy oraz prawidłowych estymacji kwestii finansowych związanych z dokonywaną inwestycją. Niestety bardzo często, co jest praktyką nieprawidłową, zamiast oceny przydatności dla przedsiębiorstwa opcji oferowanych przez system głównym kryterium przy wyborze oprogramowania magazynowego jest wyłącznie jego cena.

Innym często spotykanym błędem dotyczącym procesu wdrożenia WMS w magazynie jest zakładanie bardzo optymistycznego planu i czasu trwania implementacji systemu lub jego realizacja w niekorzystnym dla przedsiębiorstwa momencie, np. w trakcie trwania wzmożonej aktywności logistycznej magazynu.

Wskazówka: jasne określenie potrzeb i wyznaczenie celów

• Sprecyzuj potrzeby w zakresie funkcjonalności systemu i oblicz ROI: przed wyborem systemu WMS należy bardzo dokładnie sprecyzować wszystkie potrzeby logistyczne i operacyjne przedsiębiorstwa oraz określić dokładny wpływ inwestycji na finanse firmy zgodnie z zakładanym ROI systemu WMS.
• Określ klarowne cele, które chcesz osiągnąć: firma powinna mieć jasno określone cele, które chce uzyskać dzięki wdrożeniu systemu WMS w swoim łańcuchu dostaw. Warto kierować się dobrymi praktykami stosowanymi w branży, a przede wszystkim opierać się na realnych danych dotyczących aktualnej pracy magazynu. W uzyskaniu ich może pomóc określenie i mierzenie KPI w magazynie.

3. Nieodpowiednie przygotowanie pracowników na nadchodzące zmiany

Instalacja i uruchomienie systemu WMS to ważny etap w rozwoju działalności firmy. Jednak w toku dyskusji o korzyściach, które przyniesie przedsiębiorstwu nowe rozwiązanie, nie wolno zapominać o pracownikach magazynowych. Wdrożenie systemu WMS może wiązać się z gruntownymi zmianami w sposobie realizacji procesów magazynowych, a brak odpowiedniego i rzetelnego informowania oraz przygotowania personelu co do ich istoty przełoży się na mniejszą efektywność funkcjonowania całego obiektu.

Wskazówka: klarowna komunikacja z pracownikami oraz zapewnienie szkoleń

• Zarezerwuj czas na szkolenie pracowników: obowiązkowy punkt etapu wdrożenia WMS w magazynie, na którym przedsiębiorstwa nie powinny oszczędzać środków ani czasu. Odpowiednie przeszkolenie pracowników w zakresie korzystania z systemu WMS, w szczególności jeśli instalacja oprogramowania wiąże się ze stosowaniem w magazynie terminali radiowych lub urządzeń typu pick-by-voice, jest kluczowym zagadnieniem dla przyszłej wydajności realizowanego procesu magazynowania.
• Przygotuj operatorów magazynowych na zmianę sposobu pracy: wdrożenie systemu WMS w magazynie i związana z tym zmiana organizacji pracy może budzić niepokój wśród personelu obiektu. Systemy zarządzania magazynem, jak np. zaprojektowany przez Mecalux system Easy WMS, choć cechują się dużą intuicyjnością i łatwością obsługi, to warto wcześniej przeprowadzić spotkania z pracownikami w celu wyjaśnienia nowego sposobu pracy i jej organizacji.

4. Brak cierpliwości

Wdrożenie systemu WMS jest procesem, którego realizacja może zająć kilka miesięcy. Oprogramowanie wymaga ścisłej integracji z innymi systemami stosowanymi przez firmę, konfiguracji modułów i opcji, które będą wykorzystywane zgodnie z potrzebami działalności magazynu, oraz czasu potrzebnego na przeprowadzenie wszystkich wymaganych testów funkcjonowania systemu.

Wskazówka: wdrożenie WMS wymaga czasu

• wdrożenie systemu WMS zakłada okres adaptacyjny: aby instalację systemu zarządzania magazynem uznać za zakończoną, należy mieć pewność, że wszystkie elementy składowe działają na 100% swoich możliwości od pierwszego dnia działania oprogramowania. W tym celu od samego początku dostawca systemu zapewnia pełne wsparcie produktu i prowadzi dokładny monitoring jego funkcjonowania.
• posiadanie planu awaryjnego: opracowanie zawczasu takiego rozwiązania pozwoli w szybki i bezpieczny sposób reagować w przypadku wystąpienia nieprzewidzianych problemów związanych z działaniem systemu WMS.

Jeśli szukasz dostawcy oprogramowania magazynowego, który gwarantuje bezpieczne i sprawne wdrożenie WMS w magazynie, skontaktuj się z nami. Firma Mecalux posiada wieloletnie doświadczenie w projektowaniu i instalacji systemów zarządzania magazynem, które umożliwiły zwiększenie wydajności działania magazynów przedsiębiorstwom z całego świata.