Procesy operacyjne w firmie i w magazynie

Procesy operacyjne są podstawowym elementem codzienności firmy działającej w dowolnym sektorze, choć czasami ich zidentyfikowanie lub znalezienie sposobu ich usprawnienia może okazać się trudne. Istnieją jednak techniki zarządzania i specjalne oprogramowania z zakresu magazynowania i logistyki, które mogą w tym pomóc.

Czym są procesy operacyjne?

Procesy operacyjne firmy to czynności, które bezpośrednio generują przychody i korzyści. Łączą firmę z grupą docelową w celu zapewnienia jej produktów i usług najwyższej jakości, dlatego też stanowią główną oś jej działalności. Procesy operacyjne obejmują kluczowe zadania, mające na celu utrzymanie konkurencyjnej pozycji firmy.

Wszystkie firmy opracowują procesy operacyjne, zarówno w zakresie logistyki, jak i produkcji dowolnego rodzaju produktu. Dobrze zaprojektowane i prawidłowo przeprowadzane procesy, pozwalają zaoszczędzić czas i pieniądze, a także gwarantują dobrą jakość produktów i wysoki poziom obsługi klienta.

Chociaż procesy operacyjne mogą różnić się ze względu na projekt czy pozycję w łańcuchu dostaw, zasadniczo obejmują następujące aspekty:

• planowanie,
• nabycie zasobów,
• składowanie,
• produkcję,
• dystrybucję,
• zarządzanie jakością.

Ze względu na swoje znaczenie często nazywane są procesami podstawowymi. Koncentrują się na celach firmy i obejmują produkcję oraz sprzedaż produktów lub usług.

Procesy operacyjne a procesy biznesowe

Procesy operacyjne są podzbiorem procesów biznesowych. Procesy biznesowe obejmują wszystkie czynności mające na celu osiągnięcie sukcesu przez firmę – od marketingu przez sprzedaż aż po księgowość czy HR. Wyróżnia się trzy rodzaje: pomocnicze, zarządcze i operacyjne.

Procesy operacyjne to te czynności, które bezpośrednio dodają wartość do wyników, innymi słowy, odpowiadają za niezbędny element wytwarzania produktów lub świadczenia usług. Stanowią główną oś działania firmy.

Identyfikowanie i usprawnianie procesów operacyjnych

Istnieją różne sposoby identyfikacji procesów operacyjnych firmy i określenia, które z nich wymagają usprawnienia:

• Oszacowanie przychodów i produkcji. Po nabyciu potrzebnych surowców i środków do wytworzenia produktów lub świadczenia usług należy określić, co ostatecznie znajdzie się w ofercie dla klientów.
• Prośba o opinię. Rozmowa z personelem jest kolejnym sposobem na zdefiniowanie procesów operacyjnych, jako że to pracownicy realizują je każdego dnia. To właśnie oni najlepiej wiedzą, które procesy przebiegają sprawnie, a które wymagają usprawnienia. Dotyczy to też opinii użytkowników – wskazują, co jest skuteczne, a co nie.
• Analiza. Wykorzystanie odpowiednich narzędzi i technik umożliwia pogłębienie wiedzy o realizacji zadań w firmie. Można posłużyć się np. mapami procesów, schematami blokowymi czy modelowaniem procesów.
• Gromadzenie danych. Po zidentyfikowaniu procesów operacyjnych firmy należy przeanalizować rezultaty, aby sprawdzić, gdzie należy wprowadzić zmiany i podjąć działania w celu zaradzenia potencjalnym wąskim gardłom.

Procesy operacyjne – przykład

Każda firma ma swoje procesy organizacyjne i zarządza nimi według własnych kryteriów, jednak wszystkie mają cechy wspólne. Poniżej prezentujemy fikcyjny przykład, który można przypisać do firmy zajmującej się handlem internetowym:

1. Zakup towaru.
2. Składowanie.
3. Zarządzanie asortymentem.
4. Przygotowywanie zamówień.
5. Wysyłki i transport.
6. Obsługa strony internetowej.

Równolegle firma realizuje inne zadania, takie jak działania marketingowe, obsługa klienta czy obsługa księgowa firmy.

Klasyfikacja procesów operacyjnych w magazynie

Po zidentyfikowaniu procesów operacyjnych realizowanych w magazynie zaleca się sporządzić schemat, który je zobrazuje, a w przyszłości posłuży do ich usprawnienia. Najczęściej występujące procesy operacyjne to:

• Przyjęcie towaru. Wprowadzenie towaru do magazynu. W przypadku towarów dostarczanych przez zewnętrznego producenta należy je sprawdzić, przeprowadzić kontrolę jakości i upewnić się, że dostarczono właściwe produkty lub materiały.
• Składowanie. Następnie produkty transportowane są na regały w celu ich odłożenia, do stacji pakowania lub ramp załadunkowych. Mogą również zostać ułożone na paletach lub umieszczone w chłodniach.
• Kompletacja. Po zarejestrowaniu zamówienia należy je przygotować  i umieścić w pojemniku. Istnieje wiele metod kompletacji, do których wykorzystuje się m.in. autonomiczne roboty mobilne, wysokowydajne stanowiska kompletacyjne czy też roboty do kompletacji.
• Zwroty. Zamówienie może wrócić do magazynu z różnych powodów, m.in. ze względu na wadliwe produkty lub pomyłki. W tego typu sytuacjach należy powtórnie przeprowadzić kilka procesów operacyjnych magazynu, czyli przyjęcie, kontrolę oraz klasyfikację towarów.

Prowadzenie rejestru przeprowadzanych czynności za pomocą systemu do zarządzania magazynem jak Easy WMS jest szczególnie przydatne w razie potrzeby przeprowadzenia analizy instalacji. Ponadto programy tego typu umożliwiają zautomatyzowanie przepływów informacji i procesów.

Zalety wdrożenia procesów operacyjnych

Przeanalizowanie zadań, które przynoszą zyski firmie, oraz sposobu ich realizacji niesie za sobą wiele korzyści:

• wykorzystanie zasobów,
• podejmowanie świadomych decyzji,
• identyfikacja zadań, które nie generują wartości,
• skrócenie czasu realizacji operacji,
• zadowolenie klientów.

Zarządzaj procesami operacyjnymi magazynu za pomocą Easy WMS

Najbardziej konkurencyjne firmy skrupulatnie analizują swoje działanie, szukają możliwości usprawnienia swoich procesów operacyjnych i wdrażają najnowsze osiągnięcia technologiczne, aby zwiększyć wydajność pracy swoich zespołów. Automatyzacja magazynu i ich kontrolowanie za pośrednictwem systemu zarządzania magazynem Easy WMS Mecaluxu, zapewniająca dostęp do informacji i możliwość monitorowania produktów i poziomu zapasów, sprzyjają osiągnięciu tego celu. Skontaktuj się z nami – znajdziemy optymalne rozwiązanie dla Twojej firmy.