Praca
Dobrze zaprojektowany magazyn centralny musi spełniać funkcje, które przedstawiono poniżej:
- Przyjmowanie wszystkich produktów związanych z działalnością przemysłową firmy będącej właścicielem magazynu.
- Przeprowadzanie natychmiastowej kontroli jakości.
- Kontrola i inwentaryzacja magazynowanych produktów.
- Właściwe magazynowanie produktów.
- Kompletacja zamówień przeznaczonych do magazynów regionalnych, do klientów lub do magazynów i klientów.
- Szybka wysyłka zamówień.
Przyjmowanie wszystkich produktów
Do wykonania prawidłowego przyjęcia wszystkich produktów związanych z działalnością przemysłową firmy, która tworzy magazyn centralny, należy wykonać szereg czynności wstępnych w celu ustalenia potrzeb związanych z urządzeniami mechanicznymi, zasobami ludzkimi i informatycznymi.
Najpierw należy wykonać szczegółową analizę produktów przyjmowanych w magazynie. Analiza ta musi uwzględniać wymiary i wagę jednostek ładunkowych, postać opakowania lub opakowań – jeżeli są stosowane – częstotliwość przyjmowania każdego towaru oraz ilość towaru otrzymaną w każdej wysyłce.
Waga i wymiary przyjmowanych towarów
Analiza tych dwóch czynników określa wymagania, które muszą być spełnione w odniesieniu do przyjmowanych towarów, do rodzaju urządzeń oraz do ich nośności. Wymagania te nie muszą być koniecznie takie same jak wymagania stosowane do właściwego magazynowania. Urządzenia używane w strefie magazynowania powinny być odpowiednie do przyjmowania towarów oraz, jeśli to możliwe, do ich wysyłki.
Wymiary, jakie należy uwzględnić odnośnie do towaru ułożonego na palecie.
Przyjmowane towary mogą mieć różny kształt, rozmiar i wagę. W rzeczywistości prawie zawsze występują jakieś różnice, które są tym częstsze, im bardziej zróżnicowane są źródła dostaw.
Zazwyczaj występują dwie sytuacje. Albo wszystkie jednostki mają wymiary i wagę odpowiednie do ich bezpośredniego magazynowania, albo część z tych jednostek nie ma tych cech i wymaga uprzedniej zmiany przed ich lokalizacją. W obu przypadkach magazyn centralny powinien być przygotowany do przyjęcia, skompletowania i składowania wszelkiego rodzaju towarów. W związku z tym musi posiadać jeden lub kilka doków, urządzenia przeładunkowe do rozładunku samochodów ciężarowych, strefę przyjęcia oraz, w zależności od potrzeb, strefę kompletacji zamówień.
Urządzenia mechaniczne używane do załadunku i rozładunku
Urządzenia i środki mechaniczne, które są często stosowane w celu ułatwienia rozładunku towarów, to wózki paletowe, wózki podnośnikowe i wózki widłowe z przeciwwagą.
Firma z branży spożywczej zajmująca się wypiekiem ciast, ciasteczek i pieczywa.
Przeprowadzanie natychmiastowej kontroli jakości
Kontrola jakości wykonywana w magazynie centralnym musi ograniczyć się do sprawdzenia zgodności zawartości pojemnika – w którym przyjmowany jest produkt – z opakowaniem.
Aby ułatwić tę operację, do jednostek ładunkowych powinien być załączony list przewozowy określający cechy przyjmowanego produktu, jego ewentualną nazwę handlową oraz liczbę jednostek zawartych w każdym opakowaniu (np. na każdej palecie, kontenerze lub pojemniku).
Używając listu przewozowego, pracownicy przyjmujący towar muszą dokonać selektywnego pobrania próbek, otwierając wybrane opakowanie, a w razie potrzeby, także sprawdzając jego zawartość. Kontrola ta jest przeprowadzana w celu sprawdzenia ilości oraz jakości wysyłki.
Kontrola jakości jest przeprowadzana także w celu sprawdzenia, czy opakowanie jest wystarczająco wytrzymałe pod względem spodziewanego czasu i warunków magazynowania. W razie potrzeby podczas tej kontroli dokonuje się zmiany opakowania w celu dostosowania go do cech magazynu. Kontrolę przeprowadza się zwłaszcza w przypadku magazynu centralnego, w którym przyjmowane są towary z różnych źródeł i od różnych dostawców.
Kontrola i inwentaryzacja magazynowanych produktów
Niezwłocznie po zakończeniu kontroli jakości dokonuje się przeliczenia produktów. Następnie (nigdy przed zakończeniem kontroli) dane wprowadzane są do centralnego komputera. Dział przyjmowania towarów musi posiadać jeden lub kilka terminali, aby w razie stwierdzenia rozbieżności między towarem a załączonym listem przewozowym można było niezwłocznie zgłosić reklamację do zakładu produkcyjnego lub do odpowiedniego dostawcy.
Po wprowadzeniu przyjmowanego ładunku do systemu komputer musi określić dokładną lokalizację przypisaną każdej jednostce zgodnie z ustalonym planem magazynowania.
Podczas procesu wysyłki towarów należy wykonać odwrotną operację, informując centralny komputer o wydaniu odpowiednich jednostek. Dzięki temu system zarządzania otrzymuje nowe wolne miejsce paletowe, które może przypisać nowemu ładunkowi.
Wydanie towaru należy wykonać w momencie przeprowadzania tej operacji, ponieważ w okresie między wystawieniem listu przewozowego i momentem wyjęcia ładunku z lokalizacji jego pozycja musi figurować jako zajęta.
W przeciwnym razie system zwolni pozycję i przypisze ją nowemu ładunkowi. Sytuacja ta może wystąpić, jeżeli przyjęcie towaru odbywa się w innym momencie niż jego wydanie. Aby tego uniknąć, komputer nie zmienia statusu lokalizacji na „pusta“, dopóki operator nie wyjmie ładunku i nie zgłosi tej okoliczności do systemu. Zastosowanie odpowiedniego WMS zabezpiecza wszystkie uruchomione procesy w danym momencie i zapobiega podobnym błędom związanym z zarządzaniem pozycjami.
Właściwe magazynowanie produktów
Magazyny centralne powinny posiadać niezbędne urządzenia mechaniczne wystarczające do prawidłowego składowania towarów. Jeżeli towary są przyjmowane na paletach, magazyn musi posiadać jedno z urządzeń przeładunkowych, aby można było wygodnie i bezpiecznie obsługiwać towary oraz umieszczać je w strefie magazynowej.
Magazyn centralny z urządzeniami mechanicznymi przeznaczonymi do prawidłowego składowania towarów.
Jeżeli natomiast towary są przyjmowane luzem, nie tylko należy zapewnić odpowiednie urządzenia przeładunkowe, lecz czasami konieczne jest zastosowanie narzędzi lub maszyn potrzebnych do opakowania towaru. W tym celu należy zapewnić leje, łyżki lub inne odpowiednie urządzenia mechaniczne, takie jak miniładowarki lub ładowarki, jeżeli objętość i cechy towaru tego wymagają.
Generalnie nie można wykonać prawidłowego magazynowania ani nie można zapewnić właściwej wydajności i efektywności magazynu, jeżeli nie będzie on wyposażony w odpowiednie środki fizyczne, zasoby ludzkie i materiałowe.
Kompletacja zamówień przeznaczonych do magazynów regionalnych
Jak wspomniano wcześniej, jednym z podstawowych zadań magazynu centralnego jest zapewnienie rezerwy dla centrów regionalnych lub lokalnych. Z tego powodu jego ważną funkcją jest kompletacja zamówień zleconych przez wymienione magazyny. Operacja ta może być przeprowadzana codziennie bądź rzadziej, w zależności od potrzebnej częstotliwości, obsługiwanych produktów i ich wielkości.
Trzeba podkreślić, że aby w magazynie centralnym można było odpowiednio realizować kompletację zamówień, należy zapewnić przestrzeń na regałach lub na podłodze, dlatego magazynowanie musi być wykonywane we właściwy sposób.
Zazwyczaj kompletacja zamówień w magazynie centralnym powinna być wykonywana na posadzce lub za pomocą systemów automatycznych czy półautomatycznych. Rozwiązanie takie zapewnia większą pojemność magazynową oraz poprawia łatwość i szybkość pracy.
Słuszność wymienionych metod wynika z dwóch przyczyn. Pierwszą z nich jest całkowite wypełnienie pustych przestrzeni na regałach, co zwiększa pojemność magazynową w porównaniu z kompletacją zamówień na regałach, która sprawia, że przestrzenie przeznaczone do kompletacji pozostają przez większość czasu w połowie puste.
Po drugie posadzka jest odpowiednim poziomem do wykonywania tych operacji, ponieważ zwiększa wydajność, ułatwia (mniej błędów) oraz przyśpiesza ten proces.
Ponadto kompletacja zamówień za pomocą systemów automatycznych lub półautomatycznych skraca czas potrzebny na pracę. Jednakże aby osiągnąć najlepszą możliwą wydajność, zamówienia muszą być odpowiednio zaplanowane, dlatego w miarę możliwości powinny być kompletowane przy pełnych jednostkach ładunkowych. Innym czynnikiem wpływającym na szybkość i efektywność jest zdolność magazynu centralnego do stałego poznawania i przewidywania potrzeb pozostałych punktów łańcucha dystrybucji.
W jaki sposób można przewidywać te potrzeby? Jedynym skutecznym sposobem jest system informatyczny. Im szybszy i bardziej dokładny, tym lepsze rezultaty można osiągnąć. Istotne jest zatem stworzenie komunikacji w czasie rzeczywistym między wszystkimi ogniwami łańcucha, od najdalszego punktu konsumpcji (np. działalność związana ze sprzedażą wyrobów) do centralnego komputera punktu produkcji lub odbioru.
Projekt magazynu centralnego.
Model połączenia między punktami, w których generowane są informacje, może wyglądać następująco. Komunikacja między rynkiem sprzedaży i magazynem buforowym jest realizowana od komputera do komputera, za pomocą modemów komunikujących się za pośrednictwem linii telefonicznych. Połączenie między magazynem buforowym i komputerem wybierającym zamówienia jest realizowane od operatora do komputera za pośrednictwem skanera łączącego się przez fale radiowe. Następnie komunikacja między magazynem buforowym i centralnym odbywa się ponownie od komputera do komputera za pośrednictwem modemów połączonych przez linię telefoniczną.
System może mieć kilka wariantów i istnieją alternatywne rozwiązania. Firmy specjalizujące się w informatyce najlepiej nadają się do zapewnienia rozwiązań i zaprojektowania potrzebnej komunikacji. Ponadto, aby zapewnić stałą kontrolę, należy zastosować odpowiednie oprogramowanie magazynowe (WMS).
Szybka wysyłka zamówień
Kontrola czasu wysyłki zamówień jest niezbędna, aby uniknąć opóźnień i przerw w łańcuchach dystrybucji. Dlatego też jedną z funkcji magazynu centralnego jest właśnie szybka realizacja powyższej operacji.
Szybkość realizacji wysyłki jest tylko konsekwencją prawidłowej organizacji wszystkich aspektów, które omówiono w poprzednich rozdziałach. Jeżeli wszystkie te funkcje są wykonywane odpowiednio, wysyłka zamówień ulega uproszczeniu i przyspieszeniu.
Jeżeli natomiast tworzą się zatory i „wąskie gardła“ w jakimkolwiek z wyżej wymienionych punktów, wysyłka zamówień staje się chaotyczna i wolna. Istotne jest zatem, aby wewnątrz obiektu praca była skoordynowana. Jest to zresztą najważniejsze zadanie dobrego kierownika magazynu.