Rodzaje dostawców – jak wybrać najlepszego?

Wydajność i ciągłość operacyjna firmy są uzależnione od zarządzania, produktów oraz od dostawców. Niemalże żadne przedsiębiorstwo nie generuje wystarczającej ilości zasobów do prowadzenia działalności, dlatego umiejętność nawiązywania relacji ze stronami trzecimi i wyszukiwania najbardziej kompetentnych partnerów biznesowych jest kluczowa dla skutecznego działania firmy.

Dostawca – definicja

Dostawca to osoba lub firma, która odpowiada za zaopatrzenie w środki i usługi niezbędne do prowadzenia produkcji. Wyróżnia się kilka rodzajów dostawców w zależności od ich pozycji w łańcuchu dostaw. Istnieje wiele klasyfikacji, można ich podzielić m.in. na hurtowników, producentów i importerów.  

Podział pracy między dostawców wewnętrznych – czyli będących częścią firmy – i zewnętrznych ma wiele zalet. Przykładowo, przekłada się na większą specjalizację, ponieważ dostawcy mają strukturę organizacyjną dostosowaną do rodzaju swojej działalności. Ponadto dysponują zespołem wykwalifikowanych i doświadczonych pracowników, którzy opracowywali podobne projekty dla innych klientów.

Rodzaje dostawców

Istnieje wiele klasyfikacji dostawców i możliwości zidentyfikowania odpowiedniego dla danego projektu. Można podzielić ich też na dostawców usług i dostawców dóbr lub produktów. Podobnie można wyróżnić tych, którzy w ramach współpracy B2B, czyli business-to-business, obsługują jedynie firmy i nie prowadzą sprzedaży dla klientów indywidualnych.

Według modelu biznesowego

Producent produktu może zlecić dystrybucję innej firmie lub zostać dostawcą tychże dóbr dla osób trzecich. Ten warunek oferuje pewne zalety klientowi końcowemu, który zyskuje możliwość spersonalizowania artykułów. Pozostałe rodzaje dostawców obejmują hurtowników oraz importerów, którzy działają jako pośrednicy. Hurtownicy kupują towar hurtowo i zwykle importują produkty w celu ich sprzedaży, podczas gdy importerzy nie nabywają, ani nie składują artykułów, a jedynie zdobywają zamówienia i przyjmują rolę przedstawiciela, który dostarcza towar.

Według lokalizacji

Innym sposobem klasyfikowania rodzajów dostawców jest podział według lokalizacji i sieci dystrybucyjnej. Należy uwzględnić ten aspekt w przypadku korzystania z usług z wielu krajów lub posługiwania się kilkoma językami.

• Lokalni dostawcy. Znajdują się w tym samym mieście lub regionie co firma, co wiąże się z wieloma korzyściami dla logistyki i komunikacji.
• Dostawcy krajowi. Działają w obrębie tego samego państwa co firma, umożliwiając monitorowanie procesu i krótki czas dostawy.
• Dostawcy międzynarodowi. Eksportują swoje produkty i usługi do różnych krajów, dzięki czemu oferują korzystniejsze ceny.
• Zdalni dostawcy. Wykorzystują digitalizację i technologie do pracy z dowolnego miejsca na świecie, bez konieczności fizycznej obecności w konkretnej lokalizacji.

Według rodzaju produktu

Rola dostawców może być mniej lub bardziej istotna dla firmy w zależności od oferowanych przez nich produktów:

• Dostawcy produktów/usług standardowych. Łatwo dostępne dobra o niskiej wartości. Dostawców można łatwo zastąpić, dlatego muszą zadbać o zapewnienie nienagannej obsługi.
• Dostawcy produktów/usług typu „dźwignie”. Dobra większej wartości, zazwyczaj stanowią dużą część kwoty zakupu produktu końcowego. W takim przypadku konieczne jest dobre prognozowanie popytu.
• Dostawcy produktów/usług typu „wąskiego gardła”. Te firmy sprzedają dobra trudno dostępne. Zaleca się utrzymywanie z nimi dobrych relacji, aby zapobiec ewentualnemu niedoborowi produktów w przyszłości.
• Dostawcy produktów/usług strategicznych. Często są liderami w dostarczaniu produktu, ponieważ nie mają większej konkurencji.

Według relacji z firmą

Wyróżnia się dostawców zewnętrznych i należących do firmy, czyli wewnętrznych. Zewnętrznymi są firmy, które dostarczają dobra lub usługi dla sprawnego funkcjonowania swoich klientów, wewnętrzni natomiast są pracownikami firmy. Dział firmy może stać się wewnętrznym dostawcą, jeśli, przykładowo, dostarcza raporty, analizy rynku lub innego rodzaju usługi do innych jednostek danej firmy.

Według regularności usług

Dostawcy mogą działać regularnie lub sporadycznie. Pierwsi świadczą usługi codziennie i w sposób zaprogramowany, co może przełożyć się na bliższą relację biznesową. Może również obejmować dodatkowe udogodnienia w zakresie procesów czy płatności za towary. Sporadyczni dostawcy podejmują działania w określonych sytuacjach. Można ich zatem zatrudnić tymczasowo lub w przypadku wystąpienia nieoczekiwanych zdarzeń jak nieplanowana naprawa.

5 kluczowych zasad wyboru dostawcy

Jak dokonać właściwego wyboru na rynku oferującym wiele możliwości? Należy wziąć pod uwagę następujące aspekty przed nawiązaniem współpracy:

• Reputacja firmy. Organizacje, które wypracowały swój wizerunek wśród klientów, zazwyczaj dbają o jakość świadczonych usług. Gromadzenie informacji o dostawcy, sprawdzanie, z jakimi klientami współpracowali i wyszukiwanie referencji przed podjęciem współpracy umożliwia wybór odpowiedzialnych partnerów.
• Certyfikacja. Normy takie jak ISO 9001 zwiększają gwarancję świadczenia jakościowych usług przez dane organizacje.  
• Przestrzeganie terminów dostaw. Aby wpierać projekty swoich klientów, dostawcy muszą uwzględnić znaczenie ustalonych terminów i dostarczać towar na czas. Proaktywne działanie i szybkie reagowanie na potrzeby zwiększa atrakcyjność oferty.
• Stosunek jakości do ceny. Zaleca się porównanie kilku ofert przed dokonaniem wyboru, jako że wysoka cena nie zawsze idzie w parze z jakością.
• Usługi posprzedażowe. Firmy, które oferują usługi posprzedażowe, takie jak monitorowanie instalacji, pomoc techniczna lub serwis zwiększają bezpieczeństwo.

Zarządzanie dostawcami

Proces wyboru dostawcy polega przede wszystkim na wyborze jednego kandydata na podstawie analizy oferty i własnych potrzeb. Po ocenie korzyści i zagrożeń nowego rozwiązania biznesowego należy przejść do negocjacji umowy, w której określone zostaną warunki wymiany dóbr lub usług.  

Następnie zaleca się dokonać przeglądu wyników i uzyskać informację zwrotną w tym zakresie. Na tej podstawie można sprawdzić, czy współpracę z daną firmą należy kontynuować, czy należy zmienić dostawcę.

Zarówno dostawcy, jak i producenci wymagają nienagannej organizacji swoich magazynów i procesów logistycznych. Mecalux dostarcza niezawodny system zarządzania magazynem (WMS) oraz automatyczne rozwiązania magazynowe, dlatego możemy Ci pomóc zaplanować i zmodernizować Twoje instalacje, abyś poprawił swoją konkurencyjność na rynku. Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz, żeby nasi specjaliści pomogli Ci wybrać odpowiednie rozwiązanie wewnętrznej logistyki i składowania.