Lista magazynowa – narzędzie usprawniające kompletację zamówień

Lista magazynowa to dokument pozwalający znacznie przyspieszyć proces przygotowywania zamówień.

Kompletacja jest czynnością logistyczną wymagającą bardzo sprawnej organizacji i szczególnej precyzji. Efektywna kompletacja przekłada się na ograniczenie liczby pomyłek i terminową realizację zamówień, co pozytywnie wpływa na wizerunek firmy.

Jak zatem opracować listę magazynową (patrz też lista kompletacyjna) i jakie dane w niej uwzględnić? Czy można zautomatyzować proces kompletacji przy pomocy dedykowanego oprogramowania informatycznego? Odpowiedź na te i inne pytania znajdziesz w niniejszym artykule. 

Czym jest lista magazynowa?

Lista magazynowa to wewnętrzny dokument zawierający wszystkie instrukcje dla magazyniera dotyczące przygotowywania zamówień.

W dokumencie tym powinny znajdować się m.in. dane wysyłkowe oraz informacje stricte związane z procesem kompletacji takie jak lokalizacje produktów w magazynie czy sugerowana trasa kompletacji. Odpowiednie oprogramowanie magazynowe pozwala automatycznie generować listy magazynowe i wyświetlać je w postaci cyfrowej, a nawet przesyłać jako polecenia głosowe, o czym piszemy w dalszej części artykułu.

Podstawowym zadaniem listy magazynowej jest zatem udostępnienie pracownikowi wszystkich niezbędnych informacji w celu przyspieszenia wysyłki i uniknięcia typowych błędów w przygotowaniu zamówień.

Zawartość listy magazynowej

Standardowy dokument dzieli się na trzy podstawowe części:

• Informacje dotyczące zamówienia. W nagłówku dokumentu znajdują się następujące dane: nazwa firmy przygotowującej zamówienie, numer polecenia kompletacji, data, kod lub imię i nazwisko magazyniera przygotowującego zamówienie, strefa magazynu, w której znajdują się towary, uwagi dotyczące wysyłki (zwykła, priorytetowa, delikatna zawartość itp.) oraz numer przesyłki. 
• Informacje na temat kompletacji. Zasadnicza część dokumentu zawiera następujące dane: numer korytarza, regału i poziomu, na którym znajduje się dany artykuł, opis i numer wewnętrzny towaru, liczba sztuk do pobrania i liczba pozostałych sztuk towaru. 
• Uwagi i potwierdzenie realizacji. W dolnej części dokumentu znajduje się miejsce na wpisanie ewentualnych uwag (zły stan towaru, uszkodzone opakowanie itp.) oraz trzy rubryki na podpisy: magazyniera, pracownika, który odebrał wszystkie towary i będzie pakować je do wysyłki oraz osoby odpowiedzialnej za nadanie zamówienia.

Powyższy wzór można dowolnie modyfikować zależnie od potrzeb. Cyfrowe wersje są zazwyczaj dużo prostsze i zawierają tylko najważniejsze informacje, aby zwiększyć wydajność pracy operatorów. 

Rodzaje list magazynowych

Listy magazynowe mogą nieznacznie różnić się w zależności od pewnych czynników, jak np. metody kompletacji zamówień, liczba zamawianych produktów, przepływ ładunków itd. Poniżej omawiamy podstawowe rodzaje: 

• Listy indywidualne. Obejmują produkty wchodzące w skład pojedynczego zamówienia, które po skompletowaniu są dostarczane do strefy wysyłki. 
• Listy grupowe. Obejmują produkty z kilku zamówień, które operator pobiera w ramach kompletacji grupowej wykonywanej podczas pojedynczego przejścia przez magazyn. W takim przypadku zanim artykuły ostatecznie trafią do strefy wysyłki, są kierowane do strefy konsolidacji, gdzie grupuje się je z pozostałymi pozycjami zamówienia. 

Rodzaj używanych list magazynowych zależy od stosowanej metody kompletacji zamówień. 

Rola systemu WMS w tworzeniu list magazynowych

Lista magazynowa może mieć postać wydruku lub dokumentu cyfrowego. Do automatycznego tworzenia takich dokumentów niezbędny jest system zarządzania magazynem (WMS).

Dzięki listom wygenerowanym przez system WMS magazynierzy mogą sprawnie i bezbłędnie przygotować zamówienia, posługując się terminalami radiowymi lub innymi urządzeniami wspomagającymi proces kompletacji (np. systemem pick by voice).

Informatyczny system magazynowy, jak np. Easy WMS marki Mecalux, tworzy listy magazynowe automatycznie po otrzymaniu zamówienia od klienta. Dzieje się tak, ponieważ zna lokalizację wszystkich produktów, a zatem może bezzwłocznie wskazać magazynierowi numer korytarza, regału i poziomu, liczbę sztuk do pobrania itd. W przypadku korzystania z terminali radiowych odpowiednie polecenia wyświetlane są bezpośrednio na ekranach urządzeń noszonych przez pracowników. Potwierdzenie realizacji zadania wymaga wówczas tylko zeskanowania kodu kreskowego (towaru, regału itp.).

Na koniec system wyświetla numer pudełka, do którego należy włożyć pobrane artykuły. System WMS umożliwia również ręczną edycję poleceń, a także wpisywanie stosownych uwag. 

Oprogramowanie organizuje kompletację zamówień i zarządza nią z uwzględnieniem wielu czynników, jak np. układ magazynu, priorytet wysyłki, stosowana metoda kompletacji czy liczba pracowników na zmianie.

Przykładowe listy magazynowe

Choć ogólna zasada pozostaje niezmienna, forma listy może różnić się w zależności od tego, czy przygotowywana jest ręcznie, czy przy użyciu systemu WMS. Przeanalizujmy przykład list indywidualnych stosowanych w firmie zajmującej się dystrybucją:

Jeżeli dokumenty opracowywane są ręcznie, osoba przyjmująca zamówienia musi wypisać wszystkie informacje potrzebne pracownikowi magazynu do przygotowania danego zamówienia. Jeżeli nie korzysta z systemu WMS, musi na pamięć znać układ magazynu i dokładne położenie wszystkich artykułów oraz – w miarę możliwości – uporządkować listę w taki sposób, aby pracownik nie pokonywał kilka razy tej samej trasy. 

Po otrzymaniu niezbędnych informacji magazynier może przystąpić do kompletacji zamówienia przy użyciu odpowiedniego wózka kompletacyjnego, odkładając pobrane produkty do wyznaczonego pojemnika i ręcznie wypisać liczbę sztuk pozostałych na regale. Po zebraniu wszystkich artykułów magazynier zapisuje na liście ewentualne uwagi, składa swój podpis i przekazuje dokument osobie zajmującej się przygotowaniem zamówienia do wysyłki. 

Wdrożenie systemu WMS pozwala nie tylko znacznie szybciej tworzyć listę magazynową, ale także przyspieszyć proces kompletacji i wyeliminować popełniane błędy. 

Wystarczy wpisać numer zamówienia złożonego przez klienta, a system automatycznie wygeneruje wymagany dokument. Następnie poinformuje magazyniera o zamówieniu do przygotowania i po kolei przekaże mu stosowne instrukcje przez terminal radiowy. 

W miarę zbierania produktów magazynier skanuje ich kody kreskowe za pomocą terminala, potwierdzając wykonanie kolejnych czynności. Na poniższym filmie można zobaczyć, jak pracuje się w oparciu o listę magazynową przesyłaną na terminal z systemu WMS: 

Oprogramowanie Easy WMS umożliwia także wydrukowanie dokumentu, jeżeli wystąpi konieczność skorzystania z wersji papierowej. 

Lista magazynowa jako klucz do poprawy wydajności magazynu

Aby maksymalnie usprawnić łańcuch logistyczny w przedsiębiorstwie, należy zapewnić bezbłędną i efektywną kompletację zamówień. W tym celu warto wprowadzić do użytku listy magazynowe, które znacznie ułatwiają magazynierom realizację powierzonych zadań. 

Jeżeli nadal zarządzasz ręcznie listami magazynowymi, a jednocześnie szukasz sposobów na poprawę wydajności pracy magazynu, skontaktuj się z Mecalux, a pokażemy Ci, jakie korzyści uzyskasz dzięki wdrożeniu systemu Easy WMS.