Efektywność operacyjna – początki i sposoby osiągnięcia

Efektywność operacyjna to termin funkcjonujący w świecie biznesowym. Przedstawia ideę przyświecającą wielu formom, która jednak często mylona jest z podobnymi terminami.

Czym jest efektywność operacyjna?

Efektywność operacyjna jest filozofią, która obejmuje rozwiązywanie problemów i kierownictwo jako kluczowe w ciągłym doskonaleniu. To więcej niż zestaw działań czy konkretna strategia do wykonania, bo wiąże się z nastawieniem, które musi charakteryzować dyrekcję oraz personel firmy, aby osiągać najlepsze wyniki przy pomocy optymalnych procesów.

Termin ten, znany również jako OpEx, zakłada tworzenie wśród pracowników i kadry kierowniczej kultury otwartości oraz zaangażowania we wprowadzanie zmian, dzięki czemu obie grupy uzyskałyby możliwość rozwoju i podejmowania bardziej świadomych decyzji. Efektywność operacyjna rozpoczyna się od zmiany kulturowej, która dąży do stworzenia jakościowego produktu i oferowania klientowi doskonałego doświadczenia zakupowego.

Dzięki zróżnicowaniu firmy mogą się wyróżnić się, a jednocześnie realizować wewnętrzne procedury skuteczniej niż konkurenci. Prowadzone przez 10 lat badanie Why do we undervalue competent management opublikowane na łamach Harvard Business Review wykazało, że firmy dążące do efektywności operacyjnej są bardziej rentowne, wydajne i notują szybszy wzrost w danym okresie. Jej przestrzeganie sprzyja stymulującej kulturze pracy, pomaga spełniać oczekiwania klientów i zapewnia przewagę konkurencyjną. Ponadto generowane rezultaty odzwierciedlają się w jakości, wzroście, kosztach i motywacji.

Czym jest efektywność?

Efektywność oznacza najlepsze możliwe wykorzystanie dostępnych zasobów, mając na celu ciągłe doskonalenie i dostosowanie do potrzeb biznesowych. W kontekście biznesowym wiąże się z minimalizacją odpadów i przeróbek, identyfikacją i rozwiązywaniem problemów, maksymalnym zwiększeniem produktywności, tworzeniem zadowalającego doświadczenia użytkowników i wyprzedzaniem konkurencji.

Filary efektywności operacyjnej

Model Shingo, opracowany przez inżyniera przemysłowego Shigeo Shingo, kładzie nacisk na jakość, wartość dla klienta i zrozumienie miejsca pracy na wszystkich poziomach. Pracownik Toyoty jest jednym z twórców systemu lean manufacturing i wynalazcą metody poka-yoke. Filary efektywności operacyjnej stanowi dziesięć przewodnich zasad modelu Shingo:

1. Szacunek dla każdego. Ludzie są skłonni bardziej się zaangażować, gdy czują się doceniani.
2. Dowodzenie z pokorą. Aby to osiągnąć, należy wdrożyć systemy zarządzania, w ramach których liderzy dążą do współpracy z pracownikami i akceptacji wszystkich zainteresowanych stron.
3. Dążenie do doskonałości. Polega na znalezieniu innych metod działania poprzez otwarcie się na innowacje i nowe sposoby myślenia.
4. Przyjęcie podejścia naukowego. Polega na tworzeniu kultury, w której pracownicy mogą testować nowe pomysły na podstawie danych i obserwacji.
5. Koncentracja na procesie. W przypadku niepowodzenia należy skupić się na doskonaleniu procesu zamiast obwiniania personelu, co mogłoby przynieść odwrotny do zamierzonego.
6. Gwarancja jakości u źródła. Zapewnienie jakości oznacza prawidłowe wykonanie pracy przy pierwszym podejściu, korzystając z usług specjalistów oraz wykorzystując odpowiednie narzędzia.
7. Poprawa przepływu i zwiększanie wartości. Produkty zamawiane przez klienta muszą być dostępne. Można tego dopilnować za pomocą metody nazywanej szczupłym łańcuchem dostaw.
8. Myślenie systematyczne. Należy szukać sposobów na usprawnienie całego systemu zamiast koncentrowania się jedynie na jednostkach lub określonych działach.
9. Konsekwentna realizacja celów. Komunikowanie celów, postanowień, zobowiązań wobec klientów i misji firmy jest kluczowe, aby osiągnąć efektywność operacyjną.
10. Tworzenie wartości dla klienta. Firmy skupiają się na kliencie, dlatego ich działania powinny odzwierciedlać wszystko, co mu należy zapewnić.

Efektywność operacyjna – zalety

Obok Toyoty firmy takie jak Philips, General Electric, Nestlé, Danaher Corporation i Johnson & Johnson również przyjęły kryteria efektywności operacyjnej. Zalety tego podejścia są następujące:

• wzrost sprzedaży i większe zadowolenie klienta,
• większe zaangażowanie pracowników,
• lepsze wykorzystanie zasobów,
• optymalizacja kosztów,
• utrzymanie standardów jakości,
• pozytywne relacje z dostawcami.

Efektywność operacyjna vs. ciągłe doskonalenie

Efektywność operacyjna to podejście, które promuje zasady i narzędzia umożliwiające wdrożenie nowych sposobów postępowania w organizacji, a ciągłe doskonalenie to podejmowany wysiłek na rzecz doskonalenia procesów, produktów oraz usług.

Ciągłe doskonalenie zachodzi stopniowo w określonym czasie i zasadniczo nie ma natychmiastowych efektów, i nie polega na pojedynczej zmianie. Firma realizująca ciągłe doskonalenie ma większe szanse na dotrzymanie kroku innowacjom i właściwe wykorzystanie najnowszych osiągnięć.

Z kolei efektywność polega na zastosowaniu odpowiednich narzędzi do konkretnych procedur. Jej osiągnięcie oznacza powstanie optymalnej kultury pracy, dzięki czemu pracownicy są bardziej zmotywowani.

Systemy efektywności operacyjnej

Sposobów na osiągnięcie efektywności operacyjnej jest kilka. Poniżej omawiamy najpopularniejsze z nich:

• Lean manufacturing. Ma na celu wyeliminowanie odpadów w systemach produkcyjnych i skoncentrowanie się na generowaniu wartości. Ogranicza nadprodukcję, czas oczekiwania, niepotrzebne transfery i nadwyżkę zapasów.
• Six Sigma. System ma na celu definiowanie, mierzenie, analizę, poprawę i kontrolę (angielski akronim: DMAIC) potencjalnych problemów lub wyzwań, z którymi mierzy się firma.
• Kaizen. W języku japońskim to słowo oznacza poprawę. Kieruje się zasadą, że dobre procesy przynoszą pozytywne rezultaty. Pracę zespołową uważa za centralny element sukcesu, a także utrzymuje, że wszystko można realizować efektywnie.

Jak mierzyć efektywność operacyjną?

Ewaluacja efektywności operacyjnej polega na przeprowadzeniu szczegółowej analizy różnych aspektów organizacji, co ma zapewnić optymalizację systemów i strategii, a w efekcie – największą wartość. Należy wziąć pod uwagę m.in. następujące obszary:

• Wydajność procesów. Sprawdzenie czasu, terminów dostaw i wydajności w celu identyfikacji wąskich gardeł lub możliwości poprawy.
• Jakość i współczynnik błędów. Monitorowanie usług i produktów dostarczanych klientom gwarantuje spójne wyniki.
• Wydajność. Jest sprawdzana poprzez ewaluację kosztów bezpośrednich, pośrednich, a także kosztów jednostkowych.
• Poziom zadowolenia klientów. Gromadzenie informacji zwrotnych, analizowanie skarg i przeprowadzanie ankiet umożliwia wdrożenie pozytywnych zmian.
• Zaangażowanie pracowników. Zaangażowani pracownicy mają wpływ na wyniki. Zaleca się przeanalizowanie wskaźników rotacji, przeprowadzanie ankiet oraz burzy mózgów.

Osiągnij efektywność operacyjną w swoich magazynach

Najbardziej konkurencyjne firmy uważnie przyglądają się swojej działalności i wdrażają najnowsze osiągnięcia z dziedziny technologii w swoich centrach dystrybucyjnych, mając na celu usprawnienie działania swoich zespołów. Automatyzacja magazynów i ich monitorowanie za pomocą systemu zarządzania Easy WMS Mecaluxu zapewnia całkowitą widoczność oraz identyfikowalność produktów i ich statusu. Skontaktuj się z nami – znajdziemy optymalne rozwiązanie dla Twojej firmy.