Optymalizacja procesów w magazynie e-commerce dzięki cyfryzacji

Zacaris: markowe obuwie dla każdego

Internetowy sklep obuwniczy Zacaris oferuje szeroki wybór butów znanych marek, takich jak m.in. Converse, Skechers, Geox, Clarks, Tommy Hilfiger i Camper. Dzięki konkurencyjnym cenom i szybkim dostawom cieszy się zaufaniem klientów, którzy znajdą w jego ofercie najmodniejsze obuwie na każdą okazję i na każdą porę roku.

• Rok założenia: 2010
• Liczba marek: +200
• Rynki: Hiszpania, Francja, Włochy, Portugalia, Niemcy i Wielka Brytania

Bracia Badias, którzy posiadali w Hiszpanii trzy fizyczne sklepy obuwnicze, w 2010 roku postanowili wykorzystać możliwości handlu elektronicznego, by dotrzeć do szerszej klienteli. Internet otworzył ich firmie drogę na zagraniczne rynki – dziś mają klientów również w Niemczech, Francji, Włoszech, Portugalii i Wielkiej Brytanii. W ostatnich latach sklep internetowy Zacaris odnotował znaczny wzrost sprzedaży.

Sukces Zacarisa opiera się na dwóch filarach: bogatej ofercie i sprawnym łańcuchu dostaw, dzięki któremu zamówienia złożone do godziny 16 są dostarczane już następnego dnia. Ponadto sklep posiada elastyczną politykę zwrotów, umożliwiając klientom zwrot lub wymianę produktu w ciągu 12 miesięcy od daty zakupu.

Zapewnienie sprawnego łańcucha dostaw stanowi dla firmy spore wyzwanie, zwłaszcza że wzrost sprzedaży pociąga konieczność ciągłej optymalizacji procesu magazynowego, aby klienci wciąż mogli liczyć na szybką realizację zamówień. Zgodnie z tą strategią firma scentralizowała swoją logistykę w nowym obiekcie, w którym system zarządzania magazynem Easy WMS pozwala monitorować w czasie rzeczywistym dostępność aż 300 000 pozycji asortymentowych.

Cyfryzacja magazynu

W katalońskiej Lleidzie firma posiadała magazyn centralny, w którym były realizowane zamówienia internetowe. Proces magazynowy i zarządzanie zapasami odbywały się ręcznie. „Podczas przyjęć towaru sprawdzaliśmy w systemie ERP, jakie produkty miały zostać dostarczone, i drukowaliśmy etykiety. Następnie musieliśmy poszczególne produkty znaleźć wśród przyjętych palet i umieścić na nich odpowiednie etykiety” – wyjaśnia Oscar Herranz, Dyrektor ds. Technologii.

Przyjęty do magazynu towar był umieszczany na regałach według marki, kodu i rozmiaru. „Przy tak dużym asortymencie odpowiednie uporządkowanie produktów było niezwykle pracochłonne. Jeśli zabrakło miejsca dla jakiegoś produktu, musieliśmy je zrobić, przekładając setki pudełek” – wspomina Dyrektor.

W zaistniałej sytuacji właściciele firmy zdali sobie sprawę, że aby sklep internetowy dobrze prosperował, zmiany są nieuniknione: „Postanowiliśmy zrezygnować z ręcznego zarządzania zapasami, usprawnić przyjęcia towaru oraz zoptymalizować kompletację” – wylicza Oscar Herranz. Firma potrzebowała oprogramowania, które poprawiłoby efektywność, przyspieszając pracę i minimalizując ryzyko błędów.

Po porównaniu różnych narzędzi informatycznych wybrano Easy WMS Mecaluxu. Jedną z licznych zalet tego systemu jest możliwość dostosowania jego funkcjonalności do potrzeb każdego magazynu, a także do wszelkich zmian w działalności firmy, takich jak wzrost liczby zamówień czy powiększenie asortymentu.

Centralizacja logistyki

Wraz ze wzrostem sprzedaży internetowej w dotychczasowym magazynie sklepu zaczęło brakować miejsca i coraz trudniej było nadążyć z realizacją zamówień. Dlatego podjęto decyzję o przeniesieniu się do nowego, większego centrum logistycznego. „W nim także chcieliśmy wdrożyć Easy WMS, aby móc śledzić w czasie rzeczywistym stany magazynowe 300 000 produktów” – mówi Dyrektor ds. Technologii.

Bardzo istotna dla firmy była możliwość kontynuowania działalności podczas przeprowadzki, dlatego w jej trakcie Easy WMS działał jednocześnie w obu obiektach. Oscar Herranz słusznie zauważa, że „zmiany zawsze są trudne”, i dodaje: „Koordynacja procesów w obu magazynach była nie lada wyzwaniem”.

Oprócz wymogu zapewnienia ciągłości realizacji zamówień w czasie przeprowadzki istniało jeszcze jedno ograniczenie: wszystkie przyjęcia towaru musiały się odbywać w nowym centrum logistycznym. W starym magazynie zaprzestano przyjmowania towaru i organizowano wyłącznie wysyłki produktów, które znajdowały się w nim na stanie.

„Easy WMS był z nami przez cały czas, pomagając w terminowym realizowaniu zamówień. Naszym głównym celem jest bowiem zadowolenie klientów, dlatego staramy się, aby otrzymywali swoje zakupy w ciągu 24 godzin. Podczas przeprowadzki przekonaliśmy się, że Easy WMS jest oprogramowaniem skalowalnym i elastycznie dopasowującym się do zmian, dzięki czemu zawsze będzie wpierać nasz łańcuch dostaw” - podsumowuje Dyrektor ds. Technologii.

Proces w nowym magazynie

W nowym magazynie, podobnie jak w dotychczasowym, Easy WMS koordynuje i optymalizuje wszystkie czynności, od przyjęcia towaru po wysyłkę zamówień. W tym celu rozdziela pracę między operatorów i wysyła każdemu z nich spersonalizowane instrukcje.

Do komunikowania się z systemem operatorzy używają terminali radiowych. Oscar Herranz wspomina początki pracy z Easy WMS: „Potrzebowaliśmy trochę czasu, aby przyzwyczaić się do działania pod kierunkiem oprogramowania, ale teraz, kiedy już opanowaliśmy jego obsługę, żaden operator nie chciałby pracować bez niego”. System wyznacza optymalne trasy, aby operatorzy pokonywali jak najmniejsze odległości, zarówno podczas umieszczania towaru na regałach, jak i przygotowywania zamówień.

Każdego dnia do magazynu dostarczane są palety zawierające wiele różnorodnych modeli obuwia. Przyjęcie tak licznego asortymentu nie stanowi jednak już problemu, ponieważ wystarczy jedynie odczytać kod kreskowy za pomocą terminala, by wprowadzić produkt do systemu, który od razu wyznaczy dla niego miejsce składowania. Ten sposób pracy to ogromny skok naprzód w logistyce sklepu Zacaris, gdyż nie tylko usprawnia obsługę towaru, ale również umożliwia kontrolę w czasie rzeczywistym nad asortymentem liczącym 300 000 produktów.

Easy WMS, wykorzystując zaimplementowane w nim algorytmy, wyznacza dla każdego produktu odpowiednią lokalizację według takich kryteriów jak pozycja asortymentowa, marka czy tempo rotacji. Zarządzanie miejscami składowania (slotting) odbywa się metodą chaotyczną, w której poszczególne artykuły nie mają na stałe przypisanego położenia, lecz system wyznacza je, kierując się dostępnością wolnych miejsc. Wbrew nazwie pozwala ona zachować ścisły porządek, ponieważ system stale śledzi lokalizację i monitoruje poziom zapasów każdego produktu. „Dzięki metodzie składowania chaotycznego bardziej efektywnie wykorzystujemy powierzchnię magazynową” – słusznie zauważa Dyrektor.

Jednak najbardziej wymagającą czynnością w magazynie każdego sklepu internetowego jest realizacja zamówień. Zacaris codziennie przygotowuje i dostarcza klientom 3000 zamówień w czasie nieprzekraczającym doby. Jednym z największych wyzwań w handlu elektronicznym jest duża liczba niewielkich zamówień. W przypadku Zacarisa aż 80% wszystkich zakupów składa się z zaledwie jednej pozycji (np. jednej pary butów). Aby przygotować tak wiele jednoproduktowych zamówień (single-unit), w magazynie stosowana jest kompletacja grupowa: operatorzy podczas jednej trasy pobierają produkty do kilku zamówień.

Następnie w strefie konsolidacji produkty są pakowane, etykietowane i sortowane według tras transportu. Każdego dnia z magazynu Zacarisa do klientów trafia 4000 paczek. W terminowej i bezbłędnej realizacji tak wielu zamówień pomaga Easy WMS.

Wydajna i efektywna logistyka sklepu internetowego

Logistyka sklepu internetowego Zacaris przeszła gruntowne zmiany. Przeprowadzka do nowego, większego magazynu sprawiła, że firma doskonale sobie radzi z zarządzaniem asortymentem liczącym aż 300 000 produktów oraz przygotowywaniem 3000 zamówień dziennie.

Nieocenione wsparcie w tym zakresie zapewnia oprogramowanie magazynowe Easy WMS, dzięki któremu firma usprawniła proces, aby móc zapewnić swoim klientom dostawy w ciągu 24 godzin. Cyfryzacja magazynu przynosi liczne korzyści, takie jak m.in. monitorowanie zapasów w czasie rzeczywistym, lepsze wykorzystanie powierzchni, a także szybsze i bezbłędne przygotowywanie zamówień.

Za sprawą systemu Easy WMS logistyka tego prężnie działającego sklepu internetowego zyskała większą dynamikę. Perspektywy firmy na przyszłość są zatem obiecujące, ponieważ elastyczność i skalowalność oprogramowania pozwolą sprawnie realizować rosnącą liczbę zamówień.

Easy WMS całkowicie odmienił naszą logistykę. Magazyn działa znacznie wydajniej, ponieważ mamy lepszą kontrolę nad całym procesem i nad zapasami. Odpowiednie zarządzanie miejscami składowania znacząco usprawniło prace magazynowe w zakresie odkładania towaru i kompletowania zamówień.