Cyfryzacja logistyki w sektorze zdrowotnym

Medis-M: zdrowie jest najważniejsze

Medis-M to firma z siedzibą w słoweńskim Mariborze specjalizująca się w zaopatrywaniu szpitali, aptek i domów opieki w urządzenia medyczne i produkty farmaceutyczne. Jej misją jest poprawa zdrowia i jakości życia pacjentów, dlatego w swojej ofercie posiada najwyższej jakości produkty uznanych producentów.

• Rok założenia: 1996
• Liczba odbiorców: +300
• Asortyment: 3330 produktów

Logistyka w sektorze opieki zdrowotnej to proces niezwykle złożony, a przy tym wymagający spełnienia rygorystycznych przepisów bezpieczeństwa, ponieważ stawką jest życie i zdrowie ludzi. Z tego powodu, a także z uwagi na postępującą globalizację oraz krótkie terminy dostaw, słoweńska firma Medis-M stanęła przed koniecznością usprawnienia procesu logistycznego.

Hurtownia medyczna Medis-M mieści się w Mariborze, drugim co do wielkości mieście Słowenii. Rok Krsnik, Dyrektor Działu Logistyki, wyjaśnia, że zdecydowano się na wdrożenie oprogramowania Mecaluxu ze względu na wzrost sprzedaży: „Liczba zamówień zaczęła rosnąć i w pewnym momencie uświadomiliśmy sobie, że musimy poprawić jakość obsługi odbiorców, aby móc nadążyć za tym postępem”.

Asortyment firmy liczy 3330 produktów. „Chcieliśmy uzyskać lepszą kontrolę nad towarem” – wyjaśnia Rok Krsnik. Leki i wyroby medyczne wymagają odpowiednich warunków przechowywania, obsługi oraz transportu dla zapewnienia ich zdatności do użycia. Identyfikowalność produktów, która umożliwia śledzenie każdego ruchu produktu w ramach całego procesu logistycznego, jest zatem w tej branży szczególnie istotna.

Przed cyfryzacją magazynu firma zarządzała towarem ręcznie. Podczas przyjęć towaru operatorzy zapisywali numer partii i datę ważności każdego artykułu na dowodzie dostawy, a następnie wprowadzali te dane do systemu ERP. Dyrektor Działu Logistyki wspomina, iż „było to zadanie nie tylko bardzo czasochłonne, ale również obarczone wysokim ryzykiem błędów, zwłaszcza że niektóre produkty są do siebie bardzo podobne”.

Jednym z wyzwań firm zaopatrujących apteki i placówki medyczne jest zapewnienie krótkich terminów dostaw. „Dlatego postanowiliśmy zoptymalizować także kompletację” – dodaje Rok Krsnik. Szybkie i sprawne przygotowywanie zamówień ma bezpośredni wpływ na czas ich realizacji, który ma ogromne znaczenie dla pacjentów.

Magazyn firmy Medis-M jest podzielony na dwie części: w jednej, o powierzchni 310 m2, składowane są małe produkty, druga zaś, o powierzchni 564 m2, jest przeznaczona dla dużych artykułów. Pobrane w każdej z nich produkty trafiają do strefy konsolidacji. Przed wdrożeniem Easy WMS praca w obu tych częściach nie była odpowiednio skoordynowana, dlatego zdarzało się, że zamówienia zbyt długo oczekiwały na uzupełnienie.

Cyfryzacja logistyki

Najlepszym sposobem na monitorowanie towaru i procesu jest zastosowanie technologii cyfrowych. „Wcześniej zarządzaliśmy logistyką za pomocą systemu ERP, jednakże potrzebowaliśmy bardziej zaawansowanego systemu, opracowanego z myślą o zwiększeniu wydajności prac magazynowych” – wyjaśnia Rok Krsnik.

Specjalistyczny system zarządzania magazynem (WMS) zapewnia pełną identyfikowalność produktów i ułatwia podejmowanie decyzji mających na celu usprawnienie procesu. Medis-M zwrócił się do działającego na słoweńskim rynku partnera Mecaluxu, firmy Špica, ponieważ zdaniem Roka Krsnika, „są to eksperci w zakresie rozwiązań cyfrowych przeznaczonych do zarządzania łańcuchem dostaw”. Po przeanalizowaniu potrzeb i wymogów Špica zaproponowała Easy WMS, system opracowany przez Mecalux. Narzędzie to zostało wdrożone już w ponad 1000 obiektów w 36 krajach. „Dowiedzieliśmy się, że można je dostosować również do specyfiki naszej działalności” – wspomina Dyrektor Działu Logistyki firmy Medis-M.

Integracja Easy WMS z systemem ERP zapewnia stałą wymianę danych między tymi programami, co zwiększa wydajność procesu logistycznego. W bazie danych Easy WMS znajdują się wszystkie informacje o każdym produkcie i jego ruchu w ramach procesu, aktualizowane w czasie rzeczywistym i przekazywane systemowi ERP. Od momentu wdrożenia Easy WMS produktywność magazynu firmy Medis-M wzrosła o 36%, a liczba błędów w kompletacji zamówień spadła o 51%.

Zarządzanie magazynem z Easy WMS

„Jedną z największych naszym zdaniem zalet Easy WMS jest to, że nadzoruje on cały proces, minimalizując ryzyko błędów. Ponadto jest niezwykle intuicyjny i łatwy w obsłudze. Nowi operatorzy opanowują go w bardzo krótkim czasie” – podkreśla Rok Krsnik.

Oto jak Easy WMS uczestniczy w całym procesie magazynowym, optymalizując każdy jego etap, od przyjęcia towaru po wysyłkę zamówień:

• Przyjęcia towaru. Podczas przyjmowania towaru, pochodzącego od dostawców ze Słowenii, Niemiec i Stanów Zjednoczonych, operatorzy odczytują umieszczone na produktach kody kreskowe za pomocą terminali radiowych, aby w ten sposób wprowadzić je automatycznie do systemu i zidentyfikować poprzez wymianę informacji z systemem ERP. „Dzięki temu praca w strefie przyjęć towaru jest obecnie znacznie łatwiejsza” – zaznacza Dyrektor Działu Logistyki.
• Magazynowanie towaru. Po wprowadzeniu dostawy Easy WMS wyznacza dla każdego produktu miejsce na regałach zgodnie ze stosowaną strategią zarządzania miejscami składowania, która uwzględnia rodzaj artykułu lub jego wielkość. Etap magazynowania produktu kończy się zgodnie z jego terminem ważności: „Stosujemy metodę FEFO, co oznacza, że jako pierwszy wychodzi produkt, którego termin ważności upływa najwcześniej” – wyjaśnia Rok Krsnik.
• Kontrola nad zapasami. Ponieważ każde przyjęcie i wydanie towaru jest odnotowywane w bazie Easy WMS poprzez skanowanie kodów kreskowych, system może monitorować i aktualizować stany magazynowe w czasie rzeczywistym. Gdy zapasy osiągają określony przez firmę poziom minimalny, Easy WMS powiadamia o tym ERP i zleca zaopatrzenie w celu zapewnienia stałej dostępności towaru.
• Kompletacja zamówień. Zamówienia są przygotowywane metodą grupową według stref. Jak wyjaśnia Dyrektor Działu Logistyki, „każdy operator pracuje wyłącznie w przydzielonej mu części magazynu, gdzie podczas jednego przejścia pobiera produkty do kilku zamówień naraz”. Jeśli zamówienie zawiera produkty z obu części magazynu, Easy WMS zleca równoczesną kompletację, aby zapobiec zbędnemu oczekiwaniu na uzupełnienie. System przez cały czas kieruje pracą operatorów, wskazując im, które produkty należy pobrać, ile sztuk i gdzie są one składowane.
• Konsolidacja zamówień. Produkty pobrane w różnych częściach magazynu trafiają do strefy konsolidacji, gdzie są sortowane i pakowane – również pod nadzorem systemu Easy WMS, który ponadto pomaga operatorom sprawdzić, czy podczas kompletacji nie popełniono błędów.
• Wysyłka zamówień. W każdym miesiącu do odbiorców firmy Medis-M w całej Słowenii jest wysyłanych ponad 2000 zamówień. Gotowe zamówienia są najpierw transportowane do strefy wysyłek, gdzie operatorzy skanują ich kody kreskowe, by pogrupować je według miejsc docelowych dostawy, a następnie załadować na odpowiednie ciężarówki.

Pełna kontrola nad towarem i procesem

Easy WMS to system zarządzania magazynem wyposażony w obszerny zestaw funkcji pomocnych w optymalizacji i elastycznym dostosowywaniu logistyki do zmian wynikających z rozwoju firmy. Jednym z największych usprawnień, jakie zyskała hurtowania medyczna Medis-M, jest identyfikowalność produktów. Możliwość śledzenia ruchu każdego produktu w całym procesie magazynowym przekłada się na lepszą kontrolę nad zapasami, ograniczając ryzyko błędów, braków i opóźnień.

System informatyczny opracowany przez Mecalux ma za zadanie zwiększyć produktywność przedsiębiorstwa poprzez usprawnienie kluczowych czynności, takich jak kompletacja zamówień. „Easy WMS wyznacza optymalne trasy kompletacji, aby operatorzy nie musieli pokonywać zbyt dużych odległości” – precyzuje Rok Krsnik.

Doskonale skoordynowany łańcuch dostaw stanowi podstawę sukcesu firmy Medis-M. Cyfryzacja umożliwiła magazynowanie oraz obsługę leków i urządzeń medycznych z zachowaniem bezpieczeństwa, a także realizowanie dostaw szybko i bez błędów.

Jedną z największych naszym zdaniem zalet Easy WMS jest to, że nadzoruje on cały proces magazynowy, minimalizując ryzyko błędów. Dzięki temu systemowi produktywność naszego magazynu wzrosła o 36%. Ponadto jest niezwykle intuicyjny i łatwy w obsłudze, co sprawia, że nowi operatorzy opanowują go w bardzo krótkim czasie.