Padel Nuestro: Easy WMS w magazynie omnikanałowym

Padel Nuestro to światowy lider w dystrybucji sprzętu, odzieży i akcesoriów do gry w padla. W celu zwiększenia wydajności dla dalszego rozwoju firma zdecydowała się na cyfryzację łańcucha dostaw. Dzięki wdrożeniu oprogramowania Easy WMS w magazynie zlokalizowanym w miejscowości Alcantarilla nieopodal Murcji, każdego dnia firma może przygotować i dostarczyć ponad 1400 zamówień zarówno do swoich sklepów stacjonarnych na terenie Hiszpanii, Portugalii, Andory i Włoch, jak również do klientów sklepu internetowego.

Z miłości do padla

Działająca od 2008 roku hiszpańska firma Padel Nuestro to największy dystrybutor piłek, rakiet, odzieży, obuwia i wszystkiego, co jest niezbędne do gry w padla. Portfolio jej produktów składa się obecnie z 30 000 artykułów, jednak z każdym sezonem jest rozszerzane o nowe kolekcje.

Firma posiada 30 sklepów stacjonarnych w Hiszpanii, Portugalii, Andorze i we Włoszech, a także sklep internetowy, w którym miłośnicy padla mogą zakupić wszystko, czego potrzebują.

Wyzwania strategii omnikanałowej

Wraz z rozwojem handlu elektronicznego Padel Nuestro stanął przed koniecznością dostosowania łańcucha dostaw do potrzeb konsumentów cyfrowych. Obecnie sprzedaż internetowa generuje aż 70% przychodów firmy, która w ostatni Black Friday niemal podwoiła obroty w stosunku do roku poprzedniego, notując aż 45-procentowy wzrost liczby zamówień.

Dziś klienci chcą decydować, jak, gdzie i kiedy kupują, i otrzymywać zamówiony produkt niemal z dnia na dzień. Omnikanałowy model sprzedaży zapewnia konsumentom kompleksowe doświadczenie zakupowe, umożliwiając zarówno nabycie produktów, jak i kontakt z firmą poprzez różne kanały.

Dla firmy Padel Nuestro strategia omnikanałowa stanowi ogromne wyzwanie logistyczne z kilku powodów:

konieczność kompletacji dużej liczby zamówień (napływających ze strony internetowej, ze sklepów stacjonarnych oraz z innych kanałów sprzedaży);
znaczna część tych zamówień składa się z małej liczby pozycji (kilku, a nawet jednej);
w przypadku zakupów online klienci sklepu internetowego oczekują natychmiastowej dostawy, co wymaga doskonałej organizacji i sprawnej pracy.

Padel Nuestro posiada w Alcantarilli koło Murcji magazyn o powierzchni 10 000 m², który realizuje omnikanałową strategię sprzedaży. Każdego dnia około 1400 zamówień (w szczycie sezonu nawet 2500) jest stąd wysyłanych do 30 sklepów firmowych i bezpośrednio do klientów kupujących przez internet.

„Wcześniej cały nasz proces logistyczny obsługiwaliśmy ręcznie, bez wsparcia informatycznego” – wspomina Pedro Martínez, Dyrektor Generalny firmy Padel Nuestro. Operatorzy zapisywali ręcznie, jakie produkty zostały przyjęte do magazynu, jakie zamówienia mają zostać przygotowane i jakie zostały wysłane do odbiorców.

Aby skompletować zamówienie, trzeba było wydrukować fakturę i trzymając ją w ręku, przejść przez magazyn, pobierając poszczególne produkty. Operatorzy byli zdani na siebie. Musieli doskonale znać układ magazynu i rozmieszczenie w nim towaru. Skompletowane zamówienia były następnie weryfikowane w strefie wysyłki przez innego pracownika, który porównywał ich zawartość z pozycjami wyszczególnionymi w fakturach.

Taka metoda pracy powodowała, że realizacja zamówień przebiegała bardzo powoli, a na dodatek ryzyko pomyłek było zbyt wysokie. „Operatorzy rozmieszczali towar w magazynie według własnego uznania. Największą niedogodnością był brak możliwości śledzenia produktów, co mogło skutkować niedostępnością towaru” – wyjaśnia Pedro Martínez.

Firma zdecydowała się więc na cyfryzację logistyki poprzez wdrożenie odpowiednich narzędzi informatycznych do wszystkich procesów. Miało to na celu również zwiększenie efektywności pracy oraz ograniczenie dokumentacji papierowej. Zarząd Padel Nuestro miał pewność, że wdrożenie systemu WMS umożliwi śledzenie produktu i lepszą kontrolę procesów, co przełoży się na zwiększenie wydajności i rentowności magazynu oraz zapewnienie odbiorcom wysokiej jakości obsługi.

Zdaniem Dyrektora Generalnego porównanie różnych rozwiązań dostępnych na rynku wykazało, że Easy WMS Mecaluxu „jest najlepiej dostosowany do specyfiki działalności, a zatem może najlepiej spełniać potrzeby naszej firmy”.

Magazyn przygotowany do kompletacji

Z pomocą Mecaluxu Padel Nuestro całkowicie przekształcił swój magazyn, aby sprostać wyzwaniom strategii omnichannel. Poza wdrożeniem oprogramowania w obiekcie zamontowano blok regałów paletowych. Jedną z charakterystycznych cech, a zarazem zalet tego systemu składowania jest bezpośredni dostęp do każdej palety, który ułatwia prace magazynowe, także w zakresie kompletacji zamówień.

Wdrożenie Easy WMS natomiast sprawiło, że firma uzyskała elastyczny, sprawnie funkcjonujący łańcuch dostaw, który jest w stanie sprostać zmieniającym się trendom. „Umożliwia pełne śledzenie produktów, dopasowuje się do zmian zachodzących na rynku i pozwala zoptymalizować wykonywane operacje” – podkreśla Pedro Martínez.

Każdego dnia 28 magazynierów pracujących na trzech zmianach przyjmuje i układa na regałach towar od dostawców oraz przygotowuje zamówienia bez opóźnień. Jak w przypadku rozgrywki w padla operacje magazynowe są doskonale zorganizowane: operatorzy kierują się wskazówkami Easy WMS, który wyznacza miejsca składowania dla przyjmowanego towaru, a podczas kompletacji pomaga zlokalizować produkty. Oprogramowanie kieruje pracą operatorów, dzięki czemu nie popełniają błędów.

Pedro Martínez wymienia korzyści, jakie przyniosło wdrożenie Easy WMS: „Wyeliminowaliśmy pracę ręczną, w rezultacie uzyskując większą wydajność na wszystkich etapach procesu magazynowego, zwłaszcza w zakresie przygotowywania zamówień. System optymalizuje trasę kompletacji, dzięki czemu jesteśmy szybsi i możemy przygotować więcej zamówień podczas jednego przebiegu. Ścisła kontrola nad stanem magazynowym pozwala zaś uniknąć braków i błędów”.

Ponadto WMS stale i dwukierunkowo komunikuje się z systemem ERP, z jakiego korzysta Padel Nuestro. Firma posiada autorskie oprogramowanie, a wymiana informacji niezbędnych w procesie magazynowym pomiędzy oboma systemami przekłada się na wyższą wydajność.

Easy WMS uczestniczy we wszystkich procesach magazynowych:

Przyjęcia towaru

Magazyn Padel Nuestro przyjmuje dziennie 30 palet od dostawców. ERP uprzedza Easy WMS o spodziewanej dostawie, a w momencie przyjęcia towaru operatorzy sprawdzają zgodność z awizacją.

Posługując się terminalami radiowymi, operatorzy identyfikują każdy produkt i wprowadzają go do systemu. „Gdy zeskanujemy kod kreskowy produktu w momencie przyjęcia towaru, Easy WMS informuje, czy aktualnie mamy zamówienie na ten produkt, i na tej podstawie decydujemy, czy produkt trafi na regały, do kompletacji, czy do cross-dockingu” – wyjaśnia Pedro Martínez.

W przypadku towaru, który musi przejść etap składowania, zarówno jeśli są to pełne palety, jak i produkty luzem, Easy WMS wyznacza im miejsca na regałach. Następnie oprogramowanie informuje operatorów, gdzie mają umieścić dany ładunek.

W magazynie przyjmowane są też zwroty od odbiorców. Również wówczas operatorzy identyfikują każdy produkt za pomocą terminali radiowych i sprawdzają jego stan. Następnie Easy WMS wskazuje miejsce jego składowania.

Koordynacja systemów WMS i ERP jest niezbędna dla zapewnienia stałej dostępności całego asortymentu. „Easy WMS nie tylko dostosował się do naszego sposobu uzupełniania stanu magazynowego, lecz także zwiększył naszą wydajność. System optymalizuje trasy operatorów, zapobiegając wielokrotnemu pobieraniu produktów z tej samej palety” – podkreśla Dyrektor Generalny.

Przygotowywanie zamówień

W chwili, gdy ERP powiadomi Easy WMS, jakie zamówienia należy przygotować, system zarządzania magazynem niezwłocznie rozpoczyna ich realizację, by jak najszybciej trafiły do klienta. „Rozróżniamy zamówienia według odbiorców, którymi mogą być sklepy lub bezpośredni klienci. Różne są także firmy transportowe, które dostarczają zamówienia” – tłumaczy Pedro Martínez.

Easy WMS w pierwszej kolejności ustala, z ilu pozycji i sztuk składa się zamówienie, rozróżniając na tej podstawie trzy rodzaje zamówień: single-unit (tylko jeden produkt), multi-unit (więcej niż jeden produkt) i multi-big (zaopatrzenie sklepu – więcej niż 10 sztuk jednego produktu).

Następnie Easy WMS organizuje pracę operatorów, wskazując im krok po kroku, co muszą zrobić. Dzięki nadzorowi systemu pracownicy mogą skoncentrować się wyłącznie na kompletacji, zamiast na planowaniu. W ten sposób ich wydajność jest dużo wyższa i są w stanie przygotować ponad 1400 zamówień dziennie.

„Większość pracy magazynu koncentruje się na przygotowywaniu zamówień typu single-unit i właśnie w tym obszarze zaobserwowaliśmy znaczną poprawę wydajności. Aż 70% zamówień obejmuje jedną pozycję, pozostałe mają średnio pięć pozycji, natomiast zamówienia z punktów sprzedaży składają się z ponad 20 pozycji” – zauważa Pedro Martínez.

Operatorzy przemieszczają się po korytarzach, pobierając produkty do zamówień bezpośrednio z regałów. Podczas jednego przebiegu każdy operator kompletuje równocześnie kilka zsumowanych zamówień. W tym celu system zarządzania magazynem wytycza dla nich optymalną trasę, która: „umożliwia skompletowanie ponad 200 pozycji” – mówi Dyrektor Generalny Padel Nuestro.

Niektóre zamówienia są realizowane poprzez cross-docking, tzn. towar jest wysyłany do odbiorców od razu po przyjęciu, z pominięciem etapu składowania. Metoda ta skraca czas realizacji zamówienia i pozwala zaoszczędzić cenną przestrzeń magazynową.

Wysyłka zamówień

Gotowe zamówienia są kierowane do strefy konsolidacji, gdzie znajduje się kilka stołów roboczych zaopatrzonych we wszystko, co potrzebne, by przygotować je do wysyłki: komputery, drukarki, kartony itd. W zależności od rodzaju zamówienia stosuje się dwie różne procedury:

Zamówienia single-unit – drukowanie dokumentów i etykiet wysyłkowych oraz pakowanie.
Zamówienia multi-unit – segregowanie pobranych produktów na poszczególne zamówienia oraz sprawdzanie każdego zamówienia pod kątem kompletności i prawidłowości, następnie drukowanie dokumentów przewozowych i etykiet wysyłkowych, a na koniec pakowanie.

Skompletowane i zapakowane zamówienia są grupowane według firm przewozowych, które będą je dostarczać do odbiorców. Dzięki temu ich załadunek na ciężarówki odbywa się w chwili przybycia przewoźnika. „Każdego dnia wysyłamy 1400–2500 paczek do punktów sprzedaży i do indywidualnych klientów” – podsumowuje Pedro Martínez.

Konkurencyjny magazyn

Easy WMS usprawnił łańcuch dostaw firmy Padel Nuestro. Dzięki temu narzędziu wzrosła wydajność i spadła liczba błędów, a dokładna kontrola nad stanem magazynowym liczącym 30 000 pozycji jest dużo łatwiejsza.

Istotną korzyścią jest przyspieszenie realizacji zamówień. Obecnie firma przygotowuje ich znacznie więcej w krótszym czasie. (zamówienia ze sklepu internetowego i sklepów stacjonarnych, multi-unit, single-unit lub multi-big).

Doskonała organizacja pracy i nadzór ze strony systemu zarządzania magazynem pozwalają obsłużyć bez opóźnień dużą liczbę zamówień. „W kampaniach z okazji Black Friday i Bożego Narodzenia uzyskaliśmy lepsze wyniki niż w latach ubiegłych” – zdradza Pedro Martínez.

Pedro Martínez – Dyrektor Generalny firmy Padel Nuestro
„Easy WMS firmy Mecalux pozwolił nam wyeliminować operacje manualne oraz poprawić efektywność pracy całego magazynu, zwłaszcza na etapie kompletacji zamówień. W rezultacie w ostatnich kampaniach z okazji Black Friday i Bożego Narodzenia zrealizowaliśmy więcej zamówień niż w analogicznych okresach w poprzednich latach, a przy tym uniknęliśmy błędów”.

Korzyści dla firmy Padel Nuestro

Usprawnienie kompletacji zamówień: Easy WMS organizuje przygotowywanie zamówień, kierując pracą operatorów, aby mogli zrealizować ponad 1400 zamówień dziennie (w szczycie sezonu nawet 2500).
Wzrost wydajności logistyki omnikanałowej: WMS uprościł proces kompletacji zamówień napływających różnymi kanałami (sprzedaż internetowa i zamówienia płynące ze sklepów Padel Nuestro) zarówno dla produktów będących na stanie magazynowym, jak i w przypadku sprzedaży realizowanej metodą cross-docking.
Rozwój działalności: zastąpienie ręcznego zarządzania magazynem przez Easy WMS przekłada się na lepszą organizację pracy i zwiększenie wydajności operacji.