Gibon, właściciel sklepów internetowych z odzieżą, cyfryzuje swój magazyn w Słowenii

Gibon: modne stylizacje na każdy dzień

Gibon, firma z siedzibą w stolicy Słowenii Lublanie, jest właścicielem sklepów internetowych z odzieżą, bielizną, obuwiem i dodatkami w ponad 20 krajach Europy. Manzara lub Elegrina, w zależności od kraju, to miejsce, w którym każdy ubierze się od stóp do głów, ponieważ bogata oferta firmy obejmuje ok. 10 000 artykułów, m.in. sukienek, spodni, kurtek, strojów kąpielowych, butów, torebek, czapek oraz zegarków.

• Rok założenia: 2015
• Liczba pracowników: 35
• Rynki: Słowenia, Polska, Hiszpania, Portugalia, Włochy, Belgia, Węgry, Rumunia, Słowacja, Czechy, Chorwacja, Litwa i inne.

„Wdrożyliśmy Easy WMS w naszym magazynie, aby zoptymalizować przebieg operacji logistycznych” – stwierdza zwięźle Gregor Rančnik, Dyrektor Generalny firmy Gibon, która prowadzi działalność w zakresie sprzedaży internetowej o dość złożonym i wymagającym łańcuchu dostaw. W magazynie o powierzchni 1500 m², zlokalizowanym w Lublanie, firma składuje ponad 10 000 pozycji asortymentowych i przygotowuje ok. 3000 zamówień dziennie dla klientów z całej Europy, przy czym w szczycie sezonu liczba ta jest aż dwukrotnie większa.

W ostatnich latach firma zwiększyła tempo rozwoju swojej działalności. „W latach 2020 i 2021 odnotowaliśmy wzrost o 80%, a w 2022 roku spodziewamy się zwiększyć obroty o 50%. Aby to osiągnąć, zdecydowaliśmy się wzbogacić ofertę produktów, a jednocześnie rozpoczęliśmy intensywną kampanię reklamową” – wyjaśnia Gregor Rančnik.

Perspektywy na przyszłość są bardzo obiecujące: firma postawiła sobie za cel wysyłkę nawet 10 000 zamówień dziennie. Kierownictwo firmy jest świadome, że do osiągnięcia tego celu potrzebna jest skuteczna logistyka, która zapewni klientom sklepu szybką realizację zamówień.

Ręczne zarządzanie magazynem

Wcześniej zarządzanie towarem i organizacja procesu magazynowego odbywały się z wykorzystaniem jedynie systemu ERP (Pantheon), do którego operatorzy ręcznie wprowadzali produkty przyjęte do magazynu oraz realizowane zamówienia.

Było oczywiste, że funkcjonowanie magazynu, zwłaszcza w zakresie przygotowywania zamówień, można usprawnić. Kompletacja jest jedną z kluczowych operacji, ponieważ pochłania 85% czasu pracy personelu. Codziennie rano drukowano listy zamówień i przekazywano je operatorom, którzy przemieszczali się po magazynie, pobierając produkty do każdego zamówienia osobno.

„Operatorzy mieli spore trudności ze znalezieniem produktów. Nasz magazyn jest trzykondygnacyjny i często zdarzało się, że artykuły wchodzące w skład jednego zamówienia znajdowały się na różnych piętrach, przez co pracownicy musieli pokonywać duże odległości” – wspomina Dyrektor Generalny.

Wzrost liczby zamówień i zwiększenie asortymentu spowodowały konieczność szybszego tempa pracy, to zaś sprawiło, że ręczne zarządzanie magazynem stało się nieefektywne. Zdaniem Gregora Rančnika „istniało duże ryzyko popełnienia błędu, a praca przebiegała zbyt wolno”.

Aby zwiększyć produktywność magazynu, zwrócono się do firmy Špica, która jest partnerem Mecaluxu na terenie Słowenii. „Chcieliśmy wdrożyć oprogramowanie, które pomogłoby zoptymalizować realizację operacji magazynowych. Zespół ekspertów firmy Špica w zakresie rozwiązań technologicznych dla łańcucha dostaw zaproponował nam system spełniający nasze potrzeby logistyczne” – wskazuje Dyrektor Generalny.

Cyfrowe zarządzanie magazynem

Po przeanalizowaniu specyfiki łańcucha dostaw firmy Gibon specjaliści ze Špicy zaproponowali system zarządzania magazynem Easy WMS Mecaluxu jako rozwiązanie, które zoptymalizuje zarządzanie logistyką, zwiększając produktywność magazynu.

Dzięki cyfryzacji w magazynie nie drukuje się już list zamówień. Kartki zostały zastąpione terminalami radiowymi, za pomocą których system Easy WMS nie tylko informuje, jakie produkty są potrzebne do poszczególnych zamówień, ale również wyświetla wskazówki ułatwiające operatorom ich zlokalizowanie. Pozwoliło to wyeliminować zbędne ruchy, a tym samym przyspieszyć realizację zamówień.

Oto jak Gregor Rančnik przedstawia zalety oprogramowania magazynowego Mecaluxu: „System usprawnił naszą pracę, zwłaszcza dzięki temu, że każdemu operatorowi wyznacza konkretne zadania i kieruje ich wykonaniem. Jednym z problemów, jakie napotkaliśmy, gdy liczba zamówień zaczęła wzrastać, było wdrożenie nowych operatorów, ponieważ potrzebowali oni czasu, aby przyswoić sobie sposób pracy w magazynie. Easy WMS sprawia, że nowi operatorzy mogą pracować wydajnie już od pierwszego dnia. Produktywność pozostałych operatorów również wzrosła, i to znacznie, bo o ok. 30%, nie tylko za sprawą wskazówek systemu, ale także dzięki odpowiedniemu rozmieszczeniu towaru w magazynie. Kiedy operatorzy całkowicie opanują system i będą umieli lepiej go wykorzystać, spodziewamy się, że ich praca będzie jeszcze bardziej wydajna”.

Dzięki Easy WMS firma Gibon zoptymalizowała cały proces magazynowy, od przyjęcia towaru, poprzez kompletację, po wysyłkę zamówień.

Przyjęcie towaru

„Co miesiąc otrzymujemy dwa kontenery morskie, a każdego dnia około 100 kg towaru od dostawców z Chin” – wyjaśnia Gregor Rančnik.

Przyjęcie towaru jest bardzo ważną operacją w każdym magazynie, ponieważ ma wpływ na sprawny przebieg dalszych etapów. W magazynie firmy Gibon odpowiednie rozmieszczanie przyjmowanych artykułów pozwala później znacznie szybciej kompletować zamówienia.

Cyfryzacja skróciła czas trwania przyjęć towaru, co przyczyniło się do optymalizacji całego procesu. Operatorzy nie muszą już ręcznie wprowadzać do systemu każdego produktu – wystarczy zeskanować kod kreskowy za pomocą terminala radiowego, aby produkt pojawił się w bazie danych systemu Easy WMS automatycznie.

W handlu elektronicznym bardzo częstym zjawiskiem są zwroty zamówień, dlatego firma Gibon potrzebowała również sprawnego zarządzania logistyką zwrotów. Każdego dnia ok. 20% artykułów przyjmowanych do magazynu stanowi właśnie towar zwracany przez klientów. W takich przypadkach Easy WMS wskazuje operatorom podczas odczytu kodów kreskowych, co należy zrobić z danym produktem. Zgodnie z polityką zwrotów firmy, jeśli dany artykuł jest w dobrym stanie, można go ponownie wprowadzić na stan magazynowy.

Składowanie towaru

Easy WMS wyznacza miejsca składowania, korzystając z algorytmów i reguł sparametryzowanych na podstawie cech i rotacji produktów. „Produkty są składowane według kategorii. Na przykład te, które sprzedają się najlepiej, umieszczamy w miejscach łatwiej dostępnych, by usprawnić ich odkładanie i pobieranie” – wyjaśnia Dyrektor Generalny. Gdy już wszystkie produkty są zidentyfikowane podczas przyjęcia, wówczas Easy WMS wytycza optymalną trasę, jaką operatorzy będą pokonywać, aby odłożyć je na regały.

Kolejne usprawnienie w magazynie firmy Gibon dotyczy kontroli poziomu zapasów. Ręczna inwentaryzacja przy każdej zmianie sezonu była bardzo problematyczna. Z Easy WMS tych problemów już nie ma, ponieważ oprogramowanie na bieżąco i automatycznie aktualizuje stany magazynowe, co pozwala zapewnić stałą dostępność wszystkich produktów.

Kompletacja zamówień

„Dzięki Easy WMS możemy poradzić sobie ze wzrostem liczby zamówień, jakiego doświadczamy w ostatnich latach. Operatorzy błyskawicznie opanowali obsługę systemu, ponieważ praca z nim jest bardzo intuicyjna, a fakt, że otrzymują oni bezpośrednie wskazówki sprawia, że wykonują swoje zadania szybciej i bez błędów” – podkreśla Gregor Rančnik.

W magazynie firmy Gibon nie drukuje się już i nie rozdaje operatorom list zamówień. Teraz to Easy WMS organizuje i rozdziela pracę automatycznie, optymalizując jej przebieg. Operatorzy muszą jedynie sprawdzić na terminalu radiowym, jakie zamówienia należy przygotować i gdzie znaleźć wszystkie potrzebne do ich skompletowania artykuły.

Zmieniła się również stosowana przez nich metoda kompletacji: zamiast pobierać produkty po kolei i osobno do każdego zamówienia, kompletują nawet po 32 zamówienia jednocześnie podczas jednego przebiegu.

Dzięki odpowiedniemu rozmieszczeniu towaru w magazynie i monitorowaniu zapasów w czasie rzeczywistym, operatorzy nie muszą już tak często jak dotychczas przemieszczać się na inne kondygnacje obiektu, co było nie tylko nieergonomiczne, ale i nieefektywne, gdyż wydłużało czas realizacji zamówień. Nowy sposób pracy pozwala przygotować nawet 6000 zamówień dziennie.

Konsolidacja i wysyłka zamówień

Obszar konsolidacji składa się z ośmiu stanowisk. Każdy operator dostarcza do niego 32 skompletowane zamówienia, aby zostały one zweryfikowane, zapakowane, opatrzone etykietą i pogrupowane według firm transportowych, które będą je dostarczać do klientów.

Easy WMS uprościł generowanie i drukowanie dokumentacji dla przewoźników oraz wyeliminował z tej operacji błędy. Dokumenty przewozowe zawierają informacje o przesyłce i zawartych w niej produktach, niezbędne dla firm spedycyjnych do prawidłowej realizacji dostawy.

Oprogramowanie zarządza również grupowaniem i klasyfikacją zapakowanych i opatrzonych etykietami zamówień, które system sortuje według przewoźników. Właściwa organizacja tego procesu jest niezbędna dla firmy Gibon, która współpracuje z wieloma firmami spedycyjnymi, które dostarczają zakupy tysiącom klientów w ponad 20 krajach Europy.

Magazyn zoptymalizowany

Działająca w branży e-commerce firma Gibon zrobiła milowy krok w kierunku cyfryzacji logistyki i odnosi szereg korzyści wynikających ze znaczącego usprawnienia procesów i możliwości precyzyjnego śledzenia asortymentu liczącego 10 000 pozycji. Dzięki oprogramowaniu firmy Mecalux towar jest magazynowany według logicznych reguł, a operatorzy mogą szybko i bezbłędne przygotować nawet 6000 zamówień dziennie.

Easy WMS to skalowalne i elastyczne oprogramowanie, które dostosowuje się do zmieniających się potrzeb firmy Gibon, optymalizując wykorzystanie zasobów do efektywnej obsługi coraz większej liczby zamówień.

Easy WMS całkowicie odmienił nasz sposób pracy. Przydziela zadania operatorom, a także wskazuje im, jak należy je wykonać. Jest przy tym intuicyjny i łatwy w obsłudze. Jesteśmy bardzo zadowoleni, ponieważ operatorzy w bardzo krótkim czasie nauczyli się korzystać z systemu i dzięki niemu pracują efektywniej.